Mga kundisyon at panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa accounting

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Tulad ng ipinapakita ng kasanayan, sa halos anumang modernong domestic enterprise, ang pinakamalaking halaga ng dokumentasyon ay nabuo sa pamamagitan ng accounting. Siyempre, ito ay nauunawaan: nasa departamentong ito na nagtatrabaho sila gamit ang pera, at ang bawat naturang operasyon ay kailangang opisyal na ayusin sa papel. Bilang karagdagan, ang termino para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa isang organisasyon ay ligal na itinatag, na nangangahulugang hindi ito gagana nang ganoon lamang upang mapupuksa ang "mga piraso ng papel", kakailanganin mong iimbak ang mga ito nang hindi bababa sa ilang taon at pagkatapos lamang sirain sila. Sa pamamagitan ng paraan, ang proseso ng pag-alis ng basurang papel ay hindi rin madali, mayroon itong isang bilang ng mga tiyak na tampok. Tungkol sa lahat ng ito - higit pa.

Mga dokumento, dokumento…

Kung magbibigay ka ng mga istatistika sa dami ng dokumentasyong ginawa, lumalabas na sa halos lahat ng modernong domestic na negosyo, ang accounting ang pinagmumulan ng 80-90% ng mga dokumentong papel. Hindi lang sila kailangang ingatan. Tinutukoy ng mga paghihigpit hindi lamang kung ano ang tamang minimum na panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento ng accounting (karaniwan ay nag-iiba mula salimang taon hanggang isang dekada), kundi pati na rin ang mga kondisyon kung saan dapat ang mga bagay na ito. Kasabay nito, dapat tandaan na mayroong paghahati sa dokumentasyon para sa pansamantalang imbakan at permanenteng.

Gayunpaman, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, hindi lahat ng mga tagapamahala ng kumpanya ay interesadong maunawaan ang mga masalimuot ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento. Upang iligtas ang iyong sarili mula sa sakit ng ulo, maaari mong gamitin ang mga serbisyo ng mga dalubhasang kumpanya ng archival. Sa ganoong kumpanya, alam nila kung anong uri ng mga dokumento kung gaano katagal kailangan nilang maimbak, sa ilalim ng anong mga kondisyon, sa ilalim ng anong mga patakaran. Bilang karagdagan, ang naturang organisasyon ay may teknikal na kapasidad na sirain ang mga dokumentong ipinagkatiwala sa pag-iimbak kapag nag-expire ang mga deadline. Ito ay talagang maginhawa, ngunit ito ay nagkakahalaga ng pera. Kung gusto mong makatipid, kakailanganin mong maglaan ng isang espesyal na silid para sa archive at maunawaan kung ano ang legal na panahon para sa pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting sa isang organisasyon.

Gusto - ayoko

Ang problema, nga pala, ay hindi nagmula sa simula. Ang mga kasalukuyang batas ay nagtatatag ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, at sa loob ng anumang negosyo dapat silang sundin. Ito ay sumusunod mula sa batas na ang anumang nagpapatakbong legal na entity ay pinagkatiwalaan ng obligasyon na pangalagaan ang dokumentasyon. Nangangahulugan ito na ang anyo ng aktibidad ay hindi mahalaga - kung ito ay isang pribadong negosyante na nagnenegosyo nang mag-isa, o isang malaking alalahanin, kailangan mo pa ring dumalo sa pag-iimbak ng mga financial statement at iba pang dokumentasyon. Mahalagang pag-aralan ang batas para saitinatag na mga panahon para sa pag-iimbak ng mga elektronikong pangunahing dokumento, papel, upang kung sakaling magkaroon ng salungatan sa kontratista o sa panahon ng pag-verify ng awtoridad sa pagkontrol, hindi ka malalagay sa hindi komportableng posisyon. Bilang karagdagan, ang hindi pagsunod sa mga agwat ng oras ayon sa batas ay maaaring magdulot ng malaking multa sa panahon ng inspeksyon. Ang kasalukuyang batas ay naglalaman ng mga regulasyon na namamahala sa pinakamababang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Mahalaga na ang negosyo ay ligtas, at ang paggawa ng negosyo sa ating bansa ay nakikilala sa pamamagitan ng legalidad at pagsunod sa mga itinakdang panuntunan.

Ang ika-125 na batas na pederal, na pinagtibay noong Oktubre 2004, ay nagsasabi tungkol sa panahon ng pag-iimbak para sa mga elektronikong pangunahing dokumento, mga dokumentong papel. Batay sa pangalan, ito ay nakatuon sa mga archive at ang tamang pag-uugali ng negosyo. Nasa opisyal na dokumentong ito na isinasaalang-alang ang mga tampok ng pag-iimbak ng mga opisyal na papel na ginawa ng departamento ng accounting. Dito mahahanap mo ang parehong mga tampok na nagbibigay-daan sa iyong makilala sa pagitan ng dokumentasyon ng pansamantala at permanenteng imbakan, pati na rin ang mga terminong partikular sa isang partikular na uri ng papel.

Nalalapat kanino?

Ang mga obligasyon na sumunod sa pinakamababang panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento ay itinalaga sa:

• mga lokal na pamahalaan;
• ahensiya ng pamahalaan;
• negosyante;
• enterprises;
• mga taong nagnenegosyo.

Kailangang sundin ang batas kaugnay ng dokumentasyon ng archival, kabilang ang mga nauugnay sa mga tauhan. buoang tagal ng panahon na tinukoy sa mga papeles ng batas ay dapat nasa isang ligtas na lugar. Bilang karagdagan sa mga pederal na batas, ang mga detalye ng mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento at mga rehistro ng accounting ay apektado sa isang bilang ng mga dokumento ng regulasyon na may bisa sa teritoryo ng bansa sa kabuuan at sa bawat indibidwal na rehiyon. Gayunpaman, ang pinakamahalagang dokumento ay ang ika-125 na batas na binanggit sa itaas, na nagbibigay ng kumpletong listahan ng dokumentasyong kumokontrol sa tagal ng pag-iimbak ng mga papeles sa accounting.

Batas numero 129

Noong 1996, isang pederal na batas ang inilabas sa mga tampok ng accounting. Sinasabi nito na ang accounting ay maaaring makabuo ng dokumentasyon nito sa papel, pati na rin ang paggamit ng iba't ibang mga tool sa makina. Kasabay nito, ang kumpanya ay dapat gumawa ng mga kopya ng dokumentasyon sa papel sa sarili nitong, upang ang lahat ng mga kalahok sa mga operasyon ay may access sa data tungkol sa kanila. Kung ang awtoridad sa regulasyon ay humiling ng access sa dokumentasyon, ang mga kinatawan ng kumpanya ay kinakailangang ibigay ito. Parehong may karapatan ang mga tagausig at kinatawan ng hukuman na gawin ito.

Paglikha, pag-iimbak alinsunod sa mga panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting, ang probisyon kapag hiniling ay dapat sumunod sa mga form na itinatag sa mga regulasyong batas. Ang mga dokumento ay dapat ipadala sa taong humihiling sa papel. Kung ito ay pinahihintulutan ng mga kakayahan ng mga makina na ginagamit sa trabaho, kung ang lahat ng mga kalahok ay sumang-ayon, ang pag-uulat ay maaaring ipadala sa elektronikong anyo. Ito ay pinahihintulutan din ng mga naaangkop na batas ng atingbansa.

Susunod sa mga panuntunan

Ang 129 na pederal na batas ay naglalaman ng pagbanggit ng obligasyon na sumunod sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting. Sa partikular, binanggit ng Artikulo 17 na dapat panatilihin ng anumang legal na entity ang naturang dokumentasyon nang walang kabiguan, kabilang ang mga rehistro at ulat. Ang tagal ng agwat ng oras ay itinatag ng mga panuntunang namamahala sa pag-archive sa antas ng estado. Ang tagal ng panahong ito ay hindi maaaring mas mababa sa 5 taon.

Ang isang espesyal na panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ay itinatag para sa dokumentasyong kumokontrol sa patakaran sa accounting at ilang iba pang mga kategorya (mga programang ginagamit sa mga makina na nagpoproseso ng impormasyon, gumaganang tsart ng mga account). Siyempre, ang tagal dito ay limang taon din (sa ilang mga kaso, ang panahong ito ay maaaring itakda nang mas mahaba), ngunit ang panahon ay nagsisimulang mabilang mula sa sandaling huling ginamit ang dokumentong ito sa negosyo. Ang pinuno ng isang legal na entity ay ang taong, ayon sa batas, ay may pananagutan sa pag-iimbak ng lahat ng kinakailangang dokumentasyon bilang pagsunod sa mga agwat ng oras. Nangangahulugan ito na dapat malaman ng sinumang edukado at responsableng boss ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa departamento ng accounting kung nais niyang panatilihing nasa ilalim ng kanyang kontrol ang sitwasyon sa kumpanya.

Gaya ng ipinapakita sa pagsasanay, maraming organisasyon ang regular na nagsasagawa ng imbentaryo ng opisyal na dokumentasyon, at ang mga lokal na regulasyon ay nagtatatag ng mga taong responsable sa pag-iimbak ng mga dokumento, kung saan aktwal na nakikipag-ugnayan ang mga awtoridad sa inspeksyon kapag sinusubaybayan ang pagsunodmga panuntunan sa pag-archive.

Paggawa at pag-iimbak: lahat ayon sa mga panuntunan

Batay sa kasalukuyang batas, ang mga accountant ay maaaring bumuo ng parehong pangunahing dokumentasyon at buod na dokumentasyon hindi lamang sa papel, kundi maging sa elektronikong anyo; sa parehong oras, ang mga obligasyon na lumikha ng mga kopya ng papel ay itinalaga sa ligal na nilalang, at sa kahilingan mula sa interesadong tao, ang katawan ng inspeksyon, ang kumpanya ay obligadong magpadala ng mga dokumento ng papel sa address sa lalong madaling panahon. Ang pagsasama-sama at pag-iimbak ay dapat isagawa sa form na itinatag ng kasalukuyang mga regulasyong batas.

Tungkol sa panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento sa departamento ng accounting, ang pagkakasunud-sunod ng prosesong ito, ay nagsasabi sa listahan ng dokumentasyon na isinasaalang-alang ang mga tipikal na papeles sa pamamahala na nabuo sa kurso ng gawain ng anumang negosyo. Ang mga iyon ay itinatag noong 2010 sa isang dokumentong inaprubahan ng Ministry of Finance at ng Federal Archive. Bilang karagdagan, kinakailangang isaalang-alang ang mga kinakailangan ng Tax Code, na kumokontrol na ang bawat mamamayan ng ating bansa ay may pananagutan sa pagpapanatili ng mga talaan ng accounting sa loob ng apat na taon. Nalalapat ito sa mga papeles na nauugnay sa accounting para sa paggasta, kita, at pagkumpirma rin sa pagbabayad ng mga buwis.

Maging matalino sa mga bagay

Ang tamang organisasyon ng proseso alinsunod sa mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ng accounting ay nagsasangkot ng isang propesyonal na diskarte, paglahok ng mga tauhan na responsable para sa dokumentasyon ng accounting, pagproseso ng impormasyon sa archival tungkol sa organisasyon ng proseso ng trabaho mismo. Sa kasalukuyan ay halos walang mga lugardalubhasang pagsasanay sa pag-archive, kaya madalas na mahirap makahanap ng isang tunay na de-kalidad na espesyalista. Sa kabilang banda, hinihiling ng progresibong batas na sundin ang mga panahon ng pagpapanatili ng mga pangunahing dokumento ng accounting, kung hindi, maaari kang humarap sa mga tiyak na hindi kasiya-siyang multa. Ang pinakamahusay na pagpipilian para sa isang sapat na dami ng daloy ng dokumento ay ang lumikha ng isang departamento na responsable para sa pag-iimbak ng archival sa mga tauhan ng kumpanya at tiyakin ang regular na pagsasanay ng mga tauhan na responsable para sa dokumentasyon na may mga panloob na mapagkukunan. Pananatilihin nitong kontrolado ang mga inobasyon na itinatag sa mga batas at susunod sa lahat ng kinakailangan.

Ang isang alternatibong opsyon na nagbibigay-daan din sa iyong isaalang-alang ang panahon ng pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento at sumunod dito sa iyong mga aktibidad sa trabaho ay ang pakikipagtulungan sa isang tagapamagitan na umaako sa mga obligasyong panatilihin ang mga papeles ng kliyente. Gayunpaman, ang pagpili ng isang archival firm para sa iyong sarili ay hindi rin isang madaling gawain. Kinakailangang maingat na pag-aralan ang lahat ng magagamit na mga opsyon upang mabigyan ng kagustuhan ang isang maaasahang kumpanya at huwag mag-alala na maaaring magsara ito at masunog ang gusali.

Mga tampok ng pag-iimbak ng ilang uri ng dokumentasyon

Tulad ng mga sumusunod mula sa kasalukuyang batas, pangunahing dokumentasyon, pati na rin ang mga rehistro, pag-uulat at balanse, ay dapat ilipat sa archive. Ang lahat ng mga kategoryang ito ng opisyal na dokumentasyon, hanggang sa maipadala sila sa archive, ay dapat itago sa lugar ng accounting, habang ang legal na entityay obligadong ibigay ang lahat ng mga kondisyon para sa kaligtasan ng mga papeles: dapat sarado ang mga cabinet, dapat sundin ang sunog at iba pang kaligtasan. Sa loob ng enterprise, ang isang taong responsable para sa kaligtasan ng dokumentasyon ay hinirang ng isang espesyal na dokumento.

Kung ang kumpanya ay gumagamit ng mahigpit na mga form sa pag-uulat, ayon sa batas ang mga dokumentong ito ay dapat na itago sa isang ligtas o isang espesyal na aparador, isang silid na sarado at ginagarantiyahan ang kaligtasan ng dokumentasyon. Ang pangunahing dokumentasyon ng kasalukuyang yugto ng panahon, na naproseso nang manu-mano, ay dapat na kolektahin nang magkakasunod sa mga rehistro, na pagkatapos ay ipapadala sa archive para sa permanenteng imbakan.

Ano pa ang dapat abangan?

Kapag nag-iimbak ng mga bank statement, mga cash order at mga paunang ulat, ang lahat ng dokumentasyon ay dapat panatilihing magkakasunod at nakatali para sa magkasanib na sistematikong imbakan. Ang ilang partikular na kategorya ng mga dokumento (mga ulat sa paglilipat, mga utos sa trabaho) ay maaaring iimbak nang walang bisa, ngunit i-file sa mga folder upang walang mawala o magamit para sa hindi tapat na layunin.

Ang kaligtasan ng dokumentasyon, pati na rin ang napapanahong pagpapadala nito sa archive, ay pangunahing responsibilidad ng punong accountant, bagaman, kung kinakailangan, ang mga lokal na regulasyon ay maaaring maglaman ng delegasyon ng awtoridad sa ibang tao. Ang pagpapalabas ng pangunahing dokumentasyon, pag-uulat, mga balanse ay posible lamang sa ilang mga kaso kung mayroong isang opisyal na utos mula sa punong accountant. Sa pangkalahatan, ang mga dibisyon ng istruktura ay walang access sa mga dokumento ng accounting. Posible ang pag-agaw ng dokumentasyonlamang kung mayroong espesyal na kahilingan mula sa mga ahensya ng pagtatanong, hukuman o iba pang awtoridad na may naaangkop na kapangyarihan sa ilalim ng batas. Sa kasong ito, kinakailangang magbigay ng opisyal na resolusyon na iginuhit bilang pagsunod sa batas. Kapag nag-withdraw, kinakailangang gumawa ng protocol, ang isa sa mga kopya nito ay ililipat sa kinatawan ng organisasyon laban sa lagda.

Ang panahon ng pag-iimbak para sa mga pangunahing dokumento ay ipinapakita sa talahanayan sa ibaba.

Mga tampok ng daloy ng trabaho

Ang terminong "daloy ng dokumento" ay inilapat sa isang hanay ng mga salik na nauugnay sa paggalaw ng dokumentasyon mula sa sandaling ginawa ang papel hanggang sa paglipat nito sa negosyo ng archival. Ang pagbuo ng isang iskedyul ay responsibilidad ng punong accountant, bagaman sa ilang mga negosyo ito ay itinalaga sa isang espesyalista sa pamamahala ng dokumento. Gayunpaman, tulad ng ipinapakita ng kasanayan, ang pinakatama ay ang pagsasama ng naturang iskedyul sa patakaran sa accounting ng organisasyon, na pagkatapos ay inaprubahan ng isang espesyal na inilabas na kautusan na nilagdaan ng punong opisyal ng kumpanya.

Sa tulong ng iskedyul, maaari mong pagtugmain ang mga proseso ng organisasyon at pasimplehin ang gawain ng pagpaplano sa enterprise. Ang iskedyul ng daloy ng trabaho para sa pangunahing dokumentasyon ay isang listahan ng mga gumaganap, ang mga agwat ng oras kung saan ang mga papel ay dapat ipadala sa departamento ng accounting, at ang takdang panahon kung kailan pinoproseso ng mga accountant ang mga ito. Tiyaking ilarawan ang mga panahon ng pag-uulat, kabilang ang mga balanse. Kadalasan, ang patakaran sa accounting ay naglalaman ng regulasyon ng mga panahon ng imbakan para sa mga pangunahing dokumento, at ang panahong ito oitinutumbas sa itinatag ng batas, o itinakda nang mas mataas kung kinakailangan ng mga detalye ng mga aktibidad ng kumpanya. Kapag ang pag-uulat para sa taon ay isinumite, ang dokumentasyon ay inihanda sa inireseta na paraan at inilipat sa imbakan ng archival. Kasabay nito, isinasaalang-alang na sa hinaharap ay maaaring kailanganin na kunin ang kapaki-pakinabang na data mula sa dami na inilipat para sa imbakan. Para dito, kaugalian na hatiin ang mga kaso sa mga folder, habang ang pagpapangkat ay ipinaliwanag ng nilalaman. Tiyaking magtalaga ng nauugnay na pamagat sa bawat folder.

Mga feature sa storage ng case

Lahat ng dokumentasyong nabuo sa kurso ng mga aktibidad ng enterprise, tulad ng nabanggit sa itaas, ay nahahati sa mga inilaan para sa pansamantalang imbakan at permanenteng. Kapag naglilipat ng mga papel sa archive, kinakailangang ibigay ang bawat isa sa mga kategoryang ito nang hiwalay, nang hindi pinaghahalo ang mga opisyal na papel sa parehong mga folder. Sa kasong ito, ang mga kopya ay dapat na itago nang hiwalay sa mga orihinal. Gayundin, sa magkahiwalay na mga folder, kakailanganin mong pag-uri-uriin ang dokumentasyong nagpapakita ng pag-uulat, mga plano para sa taon at para sa mga quarter, para sa mga buwan. Ang isang file ay dapat maglaman ng isang piraso ng dokumentasyon.

Para pagpangkatin ang isang kaso, maaari mong gamitin ang mga dokumentong nabuo sa isang yugto (quarter, taon, buwan). Ang pagbubukod ay ang tinatawag na lumilipas na mga kategorya - halimbawa, mga personal na file, ang pagsasara ng kung saan ay hindi nag-time na nag-tutugma sa taon ng kalendaryo. Kung ang file ay naglalaman ng dokumentasyong nabuo sa loob ng ilang buwan, kinakailangan na paghiwalayin ang bawat buwan mula sa iba gamit ang isang espesyal na sheet, pag-aayos dito kung anong panahon ang bloke kasunod ng mga dokumento nito. Sa kasong ito, pinapayagang mag-grupo ng hanggang 250 sheet sa isang case. Ang kapal ng folder ay maaaring 4 cm o mas mababa.

Ano pa ang dapat abangan?

Tulad ng makikita sa mga tuntunin ng pag-archive, kung ang dokumentasyon ay may mga apendise, ang mga iyon (kahit kailan eksakto ang mga ito ay pinagsama-sama) ay dapat na nakalakip sa dokumentasyong kanilang kasama. Sa pangkalahatan, ang pagkakasunud-sunod para sa archive ng dokumentasyon ng accounting ay napakahalaga, kaya dapat itong mahigpit na sundin. Bilang isang patakaran, ang mga pahayag ay unang nai-post, pagkatapos ay ang mga paliwanag na tala, pagkatapos nito ang balanse, na pupunan ng mga nakalakip na dokumento.

Kapag inaayos ang pag-iimbak ng mga personal na account ng mga empleyado ng kumpanya, kinakailangan na maglaan ng isang hiwalay na kaso para dito, kung saan ang dokumentasyon ay inilatag ayon sa taon na may mahigpit na kronolohiya. Ang taunang sulat ay nabuo sa mga folder na nagsasaad ng taon ng kalendaryo at isinasaayos din alinsunod sa mga petsa. Ang bawat kahilingan ay dapat na sundan ng tugon.

Ilang Tampok

Ang mga panahon ng pagpapanatili na itinakda sa Tax Code ay maaaring iba sa mga tinukoy sa mga batas na namamahala sa mga aktibidad ng accounting. Kapag sinusunod ang gayong pagkakaiba, inirerekomenda, una sa lahat, na obserbahan ang mas mahabang tagal ng panahon - papayagan nito, kung kinakailangan, na sumangguni sa dokumentasyon, gamitin ito, kahit na, ayon sa isa sa kasalukuyang mga patakaran, ang deadline nag-expire na. Bilang karagdagan, ang mga inspektor ay walang dapat ireklamo. Kinakailangan din na tandaan ang isang espesyal na listahan na inilathala noong 2000 na nagpapahiwatig ng tagal ng imbakanilang partikular na pangkat ng dokumentasyon. Regular na ina-update at dinadagdagan ang listahang ito, kaya dapat sundin ng punong accountant ng enterprise at ng departamentong responsable sa pamamahala ng dokumento ang napapanahong impormasyon.

Kung ang mga tuntunin ng pag-iimbak ay nilabag, ang responsibilidad para dito ay nakasalalay sa pinuno ng kumpanya, sa kabila ng katotohanan na ang isyu ng kaligtasan ay pangunahing responsibilidad ng punong accountant. Kung ang utos, ang tagal ng imbakan ay nilabag, ang kumpanya ay pagmumultahin. Para sa isang opisyal, ang parusa ay karaniwang umaabot mula dalawa hanggang tatlong libong rubles. Ngunit kung ang pangunahing dokumentasyon ay hindi pinananatili, maaari silang parusahan ng multang limang libong rubles o higit pa.