Mga dokumento ng cash: pagpaparehistro, pag-verify, storage. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga pangunahing dokumento ng pera

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang mga dokumento ng pera ay mga papeles na iginuhit kaugnay ng paggalaw ng mga pondo ng isang legal na entity o isang indibidwal na negosyante. Ang kanilang mga form ay inaprubahan ng State Statistics Committee. Isaalang-alang pa natin kung ano ang mga cash document na magagamit ng mga negosyo.

Mga Order

Sila ay gumaganap bilang pangunahing mga dokumento ng pera. Ang mga order ay maaaring papasok o palabas. Ang una ay inilalapat kapag natanggap ang cash. Ang isang utos ng resibo ay ibinibigay sa isang kopya ng isang opisyal ng accounting at nilagdaan ni Ch. isang accountant o isang opisyal na awtorisadong gawin ito. Sa kawalan ng mga responsableng opisyal, ang pinuno ng legal na entity o ang indibidwal na negosyante mismo ay maaaring mag-endorso ng mga pangunahing dokumento ng pera. Ang resibo para sa credit order ay dapat pirmahan ng mga awtorisadong tao (accountant at cashier), na pinatunayan ng isang selyo (seal). Bilang karagdagan, ito ay nakarehistro sa nauugnay na journal. Ang resibo ay ibinibigay sa paksang nagdeposito ng pera. Ang mismong order ng resibo ay nananatili sa cash desk. Ang papel ng paggasta ay pinupunan kapag nag-isyu ng cash. Dapat sabihin na ang mga dokumento ng pera ay pinagsama-sama kung ang negosyo ay gumagamit ng parehong tradisyonal na pamamaraan ng pagproseso ng impormasyon at mga tool sa BT. Ang papalabas na order, tulad ng isang papasok, ay ibinibigay sa 1 kopya. Dapat din itong i-endorso ng mga awtorisadong tao at nakarehistro sa naaangkop na journal.

Pagpupuno

Paano mag-isyu ng mga cash na dokumentong nabanggit sa itaas? Isinasagawa ang pagpuno tulad ng sumusunod:

1. Ang linyang "Basis" ay tumutukoy sa isang transaksyon sa negosyo.
2. Sa column na "Kabilang" ang halaga ng VAT ay ipinasok. Ito ay nakasulat sa mga numero. Kung ang mga serbisyo, kalakal o trabaho ay hindi binubuwisan, ang linya ay nagpapahiwatig ng "walang VAT".
3. Sa linya ng "Appendix," dapat na nakalista ang kasama at iba pang mga papel, na nagsasaad ng mga petsa ng kanilang compilation at mga numero.
4. Sa column na "Credit, subdivision code" ay inilalagay ang kaukulang pagtatalaga ng structural department kung saan natatanggap ang mga pondo.

Magparehistro

Ang mga dokumento ng pera ay dapat na naitala sa isang espesyal na journal. Inirerehistro nito ang parehong mga papasok / papalabas na mga order, at mga papeles na pumapalit sa kanila. Ang huli, halimbawa, ay kinabibilangan ng mga payroll, mga aplikasyon para sa pagpapalabas ng mga pondo, mga invoice at iba pa. Kasabay nito, dapat tandaan na ang mga order ng gastos, na inilabas sa payroll para sa sahod at iba pang halagang katumbas nito, ay dapat na mairehistro pagkatapos ng pag-iisyu ng mga pagbabayad.

Cash book

Ginagamit ito para sa account para sa pag-iisyu at pagtanggap ng cash. Ang libro ay may bilang, may laced at certified na may selyo, na nakalagay sa huling pahina. Ang isang talaan ay ginawa din dito na nagpapahiwatig ng bilang ng mga sheet. Dapat pirmahan ang huling pahina. accountant at business manager. Ang bawat sheet ng libro ay nahahati sa 2 pantay na bahagi. Ang isa (na may pahalang na ruler) ay dapat punan bilang unang kopya, ang isa bilang pangalawang kopya. Ang huli ay inilabas mula sa likod at harap na mga gilid gamit ang carbon paper. Ang parehong mga pagkakataon ay binibilang na may parehong numero. Ang una ay nananatili sa aklat, habang ang huli ay nababakas. Ang huli ay kumikilos bilang pag-uulat ng mga dokumento ng pera. Hanggang sa matapos ang lahat ng operasyon para sa kasalukuyang araw, hindi sila aalis. Magsisimula ang mga entry sa harap na bahagi ng unang kopya pagkatapos ng column na "Balanse sa simula ng araw." Bago punan, ang sheet ay dapat na nakatiklop kasama ang linya ng luha. Ang cut-off na bahagi ay inilalagay sa ilalim ng isa na nananatili sa aklat. Upang magpasok ng impormasyon pagkatapos ng "Transfer", ang punit-off na bahagi ay nakapatong sa harap na bahagi ng pangalawang kopya. Nagpapatuloy ang mga entry sa pahalang na linya sa reverse side ng hindi mapaghihiwalay na bahagi.

Mga karagdagang dokumento

Ang mga transaksyon sa cash ay maaaring irehistro gamit ang iba't ibang papeles. Ang isa sa kanila, halimbawa, ay isang paunang ulat. Ginagamit ito para sa account para sa mga pondo na ibinibigay sa mga taong may pananagutan para sa mga gastusin sa administratibo at negosyo. Paano inihahanda ang mga naturang dokumento? Ang mga transaksyong cash ng ganitong uri ay direktang binibilang ng nag-uulat na entity, atIsa ring accountant. Ang mga paunang ulat ay iginuhit sa papel o computer media. Ang pagpaparehistro ng mga dokumento ng cash ay isinasagawa nang mahigpit alinsunod sa mga patakaran. Ang bawat form ay pinupunan sa isang kopya. Sa kabaligtaran nito, ang may pananagutan na tao ay nagpapahiwatig ng isang listahan ng mga papel na nagpapatunay sa mga gastos na natamo. Ang mga ito, halimbawa, ay may kasamang sertipiko ng paglalakbay, mga bill of lading, mga tseke, mga resibo, atbp. Dito, ang paksa ay nagpapahiwatig ng halaga ng mga gastos. Ang mga papel na nakalakip sa ulat ay dapat na may bilang sa pagkakasunud-sunod kung saan sila nakalista. Ang pagsuri sa mga dokumento ng cash ay isinasagawa ng mga empleyado ng departamento ng accounting. Ang mga empleyado, sa partikular, ay nagsasagawa ng pag-audit ng naka-target na paggasta ng mga pondo, ang pagkakumpleto ng ibinigay na mga papel na nagpapatunay, ang kawastuhan ng kanilang pagkumpleto at pagkalkula ng mga halaga. Ang reverse side ay nagpapahiwatig ng mga gastos na tinatanggap para sa accounting, ang mga account sa debit kung saan sila ay naitala.

Mahahalagang nuances

Ang mga detalye na tumutukoy sa dayuhang pera (pahina 1a sa harap at mga hanay 6 at 8 sa likod) ay dapat lamang punan kung ang taong may pananagutan ay tumatanggap ng mga pondo na hindi sa rubles. Ang paunang ulat pagkatapos ng pag-verify ay dapat na aprubahan ng pinuno ng negosyo o isang taong pinahintulutan niya. Pagkatapos lamang nito ay isinasaalang-alang. Kung hindi pa ganap na nagamit ang advance, ibabalik ng responsableng tao ang balanse pabalik sa cashier. Kasabay nito, napunan ang order ng resibo. Ang mga pondo ay tinanggal alinsunod sa impormasyon ng naaprubahang ulat.

Payrolls

Ang pagbabayad ng mga cash na dokumento ay isinasagawa kapag kinakalkula at nagbabayad ng suweldo sa mga empleyado ng negosyo. Binubuo ng departamento ng accounting ang kaukulang pahayag sa 1 kopya. Ang accrual ng mga sahod ay ginawa ayon sa impormasyong naroroon sa pangunahing dokumentasyon para sa accounting para sa aktwal na oras na nagtrabaho, output, atbp. Ang mga linyang "Naipon" ay nagpapahiwatig ng mga halaga alinsunod sa mga uri ng mga pagbabayad mula sa payroll. Ang iba pang mga kita (materyal at panlipunang benepisyo) na ibinigay sa empleyado, na binayaran sa gastos ng kita ng negosyo at napapailalim sa pagsasama sa nabubuwisang base ay nakadikit din dito. Kasabay nito, ang mga pagbabawas mula sa suweldo ay kinakalkula at ang halaga na ibibigay sa empleyado ay itinatag. Sa cover page ng statement, ang kabuuang halaga na babayaran sa mga empleyado ay nakadikit. Ang pinuno ng negosyo ay dapat pumirma sa pahintulot na mag-isyu ng sahod. Sa kaso ng kawalan nito, ang dokumentong ito ay inisyu ng isang awtorisadong empleyado. Sa dulo ng pahayag, ang mga halaga ng idineposito at ibinigay na mga suweldo ay ipinasok. Matapos ang panahon na itinatag para sa pagbabayad ng mga pondo sa mga empleyado, ang mga pangalan ng mga empleyado na hindi nakatanggap ng pera sa hanay 23 ay minarkahan na "Nakadeposito". Para sa inilabas na halaga, ang isang order ng gastos ay iginuhit. Ang numero at petsa ng pagkumpleto nito ay dapat na nakasaad sa payroll sa huling sheet.

Help-report

Ang dokumentong ito ay naglalaman ng mga pagbabasa ng KKM metro at kita bawat shift (araw ng trabaho). Ang ulat ng tulong ay pinupunan ng 1 kopya araw-araw. Dapat itong pirmahan ng cashier-operator at ibigay ito sa punong opisyal(Ang pinuno ng kumpanya). Kasabay nito, napunan ang order ng resibo. Sa maliliit na kumpanya, ang pera ay direktang ipinapasa sa mga kolektor. Kapag naglilipat ng cash, ang mga nauugnay na dokumento ng pera ng bangko ay pinupunan. Ang kita sa bawat shift (araw ng trabaho) ay itinakda alinsunod sa mga indicator ng summing counter sa simula at pagtatapos ng araw. Kasabay nito, ang mga halagang ibinalik sa mga customer sa mga hindi nagamit na tseke ay ibinabawas. Ang itinatag na kita ay kinumpirma ng mga pinuno ng mga departamento. Sa pag-post ng mga pondo sa ulat, ang senior cashier, pati na rin ang pinuno ng negosyo, ay pumirma. Ang ulat ng sanggunian ay nagsisilbing batayan para sa pag-iipon ng pinagsama-samang "Impormasyon sa mga pagbabasa ng KKM meter at kita ng kumpanya".

Journal of teller

Ang dokumentong ito ay kinakailangan upang i-account ang gastos at pagtanggap ng cash para sa bawat KKM ng negosyo. Ang journal ay gumaganap din bilang isang ulat ng kontrol at pagpaparehistro ng mga pagbabasa ng metro. Ang dokumentong ito ay nilagyan ng laced, numbered at selyadong may mga lagda ng Ch. accountant, pinuno ng kumpanya, pati na rin ang inspektor ng buwis. Ang journal ay pinatunayan din ng selyo ng negosyo. Ang lahat ng mga entry ay ginawa ng teller araw-araw. Ang pamamaraan para sa pag-isyu ng mga dokumento ng pera ay hindi pinapayagan ang mga bura at blots sa journal. Ang lahat ng mga pagwawasto na ginawa ay dapat na sumang-ayon at sertipikado sa pamamagitan ng mga pirma ng mga awtorisadong tao. Kung tumugma ang mga pagbabasa, naka-log ang mga ito para sa kasalukuyang shift sa simula ng trabaho. Ang mga datos na ito ay dapat na sertipikado ng mga pirma ng administrator na naka-duty at ng cashier. Ang linya 15 ay nagpapahiwatig ng mga halaga na inilagay samga tseke na ibinalik ng mga customer. Ang impormasyon para dito ay kinuha mula sa nauugnay na aksyon. Ang parehong column ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga zero check na naka-print sa panahon ng shift. Sa pagtatapos ng araw ng trabaho, bubuo ang operator ng panghuling ulat para sa shift at ibibigay ang natanggap na kita kasama nito. Lumilikha ito ng isang papasok na order. Matapos kunin ang mga pagbabasa ng metro, ang aktwal na halaga ng mga resibo ay nasuri, ang kaukulang entry ay ginawa sa journal. Kinumpirma ito ng mga pirma ng pinuno (duty administrator), senior cashier at teller. Sa kaganapan ng mga pagkakaiba sa pagitan ng mga halagang ipinahiwatig sa control tape at ang halaga ng kita, ang dahilan para sa pagkakaiba ay natukoy. Ang mga surplus o kakulangan na natagpuan ay nakatala sa kaukulang mga linya ng journal.

Data sa KKM meter reading at kita

Ginagamit ang mga ito upang bumuo ng buod ng ulat para sa kasalukuyang shift. Ang mga datos na ito ay nagsisilbing apendiks sa pahayag ng teller, na pinagsama-sama araw-araw. Ang data sa mga indikasyon at kita ay nabuo sa isang kopya. Kasama ang mga order sa paggasta at resibo, mga sertipiko-ulat ng mga teller, inilipat sila sa departamento ng accounting ng negosyo hanggang sa susunod na shift. Kasama sa sample ng mga cash document, alinsunod sa mga pagbabasa ng metro, sa simula at pagtatapos ng araw ng trabaho para sa bawat cash register ang pagkalkula ng kita. Kasabay nito, bukod sa iba pang mga bagay, ang pamamahagi nito sa pamamagitan ng mga departamento ay ipinahiwatig. Ang huli ay dapat kumpirmahin ng mga pirma ng mga tagapamahala. Sa dulo ng nakumpletong talahanayan, ang mga resulta ay ipinapakita ayon sa mga pagbabasa ng mga counter ng lahat ng mga cash register, atang kita ng kumpanya ay summed up din sa pamamahagi ng mga pondo ng mga departamento. Alinsunod sa mga aksyon, ang kabuuang halaga ng pera na ibinigay sa mga customer sa mga tseke na kanilang ibinalik ay ipinahiwatig. Binabawasan ng halagang ito ang kabuuang kita ng kumpanya. Ang impormasyon ay dapat pirmahan ng senior cashier at ng pinuno ng enterprise.

Mga rekomendasyon para sa pagpuno

Kapag gumuhit ng mga dokumento ng pera, dapat kang sumunod sa pamamaraang itinakda ng pambatasan at iba pang mga regulasyong batas. Bilang karagdagan, mayroong ilang medyo simpleng mga panuntunan, na ang pagsunod ay maiiwasan ang mga kamalian kapag pinupunan ang mga papeles:

1. Ang halaga sa mga salita ay dapat palaging naka-capitalize. Sa kasong ito, ang mga pennies ay pinapayagang isulat sa mga numero. Halimbawa: Labingwalong libong rubles 10 kopecks.
2. Maaaring kumpletuhin ang mga papel sa pamamagitan ng kamay o gamit ang mga teknikal na paraan (halimbawa, isang computer).
3. Pinapayagan ng mga regulasyong aksyon ang pagsasaayos ng impormasyon sa mga dokumento ng pera. Gayunpaman, maraming mga kinakailangan ang dapat matugunan. Ang isang maling entry ay dapat na maingat na i-cross out sa isang linya. Ang tamang impormasyon ay ipinahiwatig sa tabi o (kung maaari) sa itaas nito. Dito dapat ka ring gumawa ng isang pahabol na sulat: "Maniwala na naitama", "Hindi wasto ang pag-cross out" o "Totoo". Sa tabi ng entry na ito ay dapat na nilagdaan ang ch. accountant at pinuno ng organisasyon (o indibidwal na negosyante).
4. Kung may mga blots, erasures, smear na may "stroke" at iba pang katulad na paraan ng pagwawasto, ang dokumento ay ituturing na hindi wasto.

Mga karagdagang panuntunan

Ang pag-iimbak ng mga dokumento ng pera, alinsunod sa naaangkop na batas, ay isinasagawa sa loob ng 5 taon. Ang pagkalkula ng panahong ito ay magsisimula sa Enero 1 ng taon kasunod ng panahon ng pagkumpleto ng trabaho sa opisina. Ang panuntunang ito ay itinuturing na pangkalahatan. Ang isang espesyal na pamamaraan ay itinatag para sa mga pahayag ng payroll. Kung ang mga empleyado ay walang mga personal na account, ang mga papel na ito ay itinatago sa negosyo sa loob ng 75 taon. Sa pagtatapos ng panahong ito, ang lahat ng dokumentasyon ay maaaring ilipat sa archive o sirain kung walang mga kaso sa korte, hindi pagkakasundo o hindi pagkakaunawaan dito. Kapag gumagawa ng mga papel, dapat sundin ang mga sumusunod na patakaran:

1. Ang pagbuo ng mga dokumento sa mga staple ay dapat gawin para sa bawat araw nang hindi lalampas sa susunod na araw ng trabaho o sa unang araw ng pahinga.
2. Bago ilipat ang mga papel sa archive, dapat gawin ang kanilang imbentaryo.
3. Ang kontrol sa pagbuo ng mga kaso ay isinasagawa ng cashier o ng direktang tagapamahala ng enterprise.
4. Sa proseso ng paggawa ng staple, kinokolekta ang mga papel sa pataas na pagkakasunud-sunod ng mga account number (una sa pamamagitan ng debit, pagkatapos ay sa pamamagitan ng credit).

Ang responsibilidad para sa kaligtasan ng mga dokumento ng pera ay nakasalalay sa pinuno ng negosyo. Sa kaso ng hindi pagsunod sa mga tuntunin sa itaas, ang isang administratibong parusa sa anyo ng isang parusang pera ay maaaring ilapat sa lumabag. Ang halaga ng multa ay itinakda alinsunod sa batas.

Konklusyon

Pinapanatiliang dokumentasyon ng pera ay itinuturing na isang medyo responsableng trabaho. Ang pagpuno ng mga papeles ay dapat lapitan nang may lahat ng pananagutan. Ang mga dokumento ng pera ay ginagamit kapag nagbubuod ng iba't ibang data, pag-uulat, accounting. Sa pagsasaalang-alang na ito, ang mga pagkakamali na ginawa sa mga unang yugto ng pag-aayos ng mga transaksyon ay maaaring humantong sa mga seryosong pagbaluktot sa mga huling papel. Ang isang empleyado na itinalaga sa posisyon na responsable para sa pagproseso ng mga dokumento ng pera ay dapat may kaugnay na kaalaman at karanasan. Dapat tandaan na ang lahat ng mga papeles na pinunan ng operator ay sinusuri ng mga matataas na opisyal at inaprubahan ng pinuno ng kumpanya. Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa pagpaparehistro ng mga dokumento. Ang mga entry sa mga journal at libro ay dapat gawin sa oras alinsunod sa mga patakaran. Dahil ang mga dokumento ng pera ay ginagamit sa paghahanda ng mga ulat, ang lahat ng mga pagwawasto sa mga ito ay isinasagawa nang mahigpit sa isang tiyak na pagkakasunud-sunod. Kung hindi susundin ang mga itinakdang tuntunin, mawawalan ng bisa ang mga papeles, at ang impormasyon sa mga ito ay hindi magagamit ng kumpanya sa karagdagang gawain sa pamamahala.