Paglalarawan sa trabaho ng isang tagapamahala ng opisina na may mga tungkuling sekretarya: mga tampok at kinakailangan

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Kahit na may maliit na kawani, kasama lamang ang pinuno ng kumpanya at ang kanyang mga empleyado, kailangan ang isang responsableng empleyado na magiging isang organisasyong pwersa na may kakayahang magdirekta at kontrolin ang proseso ng trabaho - ito ang ideyang tumutukoy sa teksto ng paglalarawan ng trabaho ng manager ng opisina.

Ang posisyon na ito ay nangangailangan ng aplikante na magkaroon ng isang hanay ng mga partikular na kasanayan at nauugnay na edukasyon, pati na rin ang kakayahang makipag-ugnayan sa mga tao. Gayunpaman, hindi limitado rito ang listahan ng mga kinakailangan.

Paglalarawan sa Trabaho

Nasa yugto na ng pag-aaplay para sa isang posisyon, maaaring pamilyar ang isang kandidato sa normative act na kumokontrol sa kanyang mga karapatan, tungkulin at responsibilidad sa kumpanya. Ang naturang dokumento ay tinatawag na job description. Binubuo ito ng limang pangunahing seksyon:

1. Mga pangkalahatang probisyon. Naglalaman ang mga ito ng lahat ng impormasyon sa organisasyon: ang pangalan ng negosyo, ang posisyon na hawak at ang istrukturang yunit kung saan ito nabibilang. Ipinapahiwatig din nito ang subordination, ang pamamaraan para sa pagpuno ng isang posisyon at pagpapaalis, pati na rin ang mga kinakailangan para sa edukasyon atmga kwalipikasyon.
2. Mga Responsibilidad. Ang seksyong ito ay nagbibigay ng listahan ng mga responsibilidad ng empleyado, pati na rin ang mga paraan para ipatupad ang mga ito.
3. Ang mga karapatan ng isang empleyado, iyon ay, lahat ng karagdagang pagkakataon na nakakatulong sa epektibong pagganap ng mga tungkulin.
4. Responsibilidad. Alinsunod sa seksyong ito, ang pamamahala ay gumagawa ng mga desisyon sa pagtatasa ng pagganap, promosyon o parusa.
5. Mga Relasyon. Pinamamahalaan ng seksyong ito ang lahat ng komunikasyon sa mga panlabas at panloob na dibisyon na maaaring mayroon ang isang empleyado habang ginagampanan ang kanilang mga tungkulin.

Mga prinsipyo ng pagbalangkas ng paglalarawan ng trabaho

Ang normatibong batayan para sa paghahanda ng naturang mga dokumento ay ang Qualification Directory para sa mga posisyon ng mga manager, espesyalista at iba pang empleyado (1998). Sa panahon ng pag-unlad nito, ang malaking pansin ay binayaran sa paglalarawan ng posisyon at mga kondisyon para sa empleyado upang matupad ang kanyang mga tungkulin. Ang mga detalye ng trabaho ay kasama sa pamagat ng dokumento, halimbawa, "Paglalarawan sa trabaho ng sekretarya" (manager ng opisina o punong accountant).

Bukod dito, kung mayroong dalawang posisyon na may parehong titulo ngunit magkaibang mga gawain, iba't ibang mga dokumento ang dapat na ihanda upang ipakita ang mga pagkakaibang ito. Ang mga paglalarawan sa trabaho ng tagapamahala ng opisina ng opisyal ng tauhan ay may ilang mga pagkakaiba sa parehong regulasyon para sa sekretarya.

Mga kinakailangan para sa isang manager ng opisina

Ang isang kandidato para sa posisyon sa anumang paraan ay kailangang pamahalaan ang mga tao. Ito ay maaaring ilang tao lamang sa isang maliit na kumpanya o ang buong administratibong kawani sa isang malaking negosyo. natural,ang aplikante ay dapat na isang tiwala na gumagamit ng PC at magagawang magtrabaho kasama ang iba pang kagamitan sa opisina (scanner, printer o fax). Ang isang tagapamahala ng opisina ay madalas na isang kinatawan ng isang kumpanya, kaya ang mahusay na pananalita at ang kakayahang gumawa ng mga liham ng negosyo ay isang kinakailangan. Kadalasan, ang mga kumpanya ay nangangailangan ng mga naturang empleyado na malaman ang mga pangunahing kaalaman sa trabaho sa opisina at mga batas sa paggawa. Ang kaalaman sa kahit isang wikang banyaga ay isang kanais-nais na kasanayan pa rin, ngunit kapag nag-a-apply para sa isang malaking negosyo, isa na ito sa mga kinakailangang kinakailangan.

Sa ilang mga kaso, kailangang pagsamahin ng manager ng opisina ang kanyang mga tungkulin sa mga tungkulin ng ibang mga empleyado. Ito ay humahantong sa isang pagtaas sa mga kinakailangang kasanayan. Kaya, ang isang tagapamahala ng opisina na may mga tungkulin ng isang accountant ay dapat magkaroon ng naaangkop na edukasyon at sariling mga espesyal na programa.

Mga pangunahing responsibilidad

Karaniwang paglalarawan ng trabaho ng isang tagapangasiwa ng opisina na may mga tungkuling sekretarya ay kinabibilangan ng mga sumusunod na item:

• paghawak ng mail, parehong papasok at papalabas; kanilang muling pamamahagi sa loob ng kumpanya;
• kontrol sa oras ng pagtupad ng mga obligasyon sa ilalim ng mga kontrata at kasunduan;
• paggawa ng mga papalabas at pagtanggap ng mga papasok na tawag;
• makipagtulungan sa mga kliyente at kinatawan ng mga kasosyong kumpanya;
• pagsubaybay sa pagkakaroon ng kinakailangang stationery;
• pagpapanatili ng kagamitan sa opisina sa kondisyon ng pagtatrabaho at pagtawag sa mga espesyalista kung sakaling masira;
• pamamahagi ng oras sa loob ng iskedyul ng trabaho (sa ilangkaso at para sa pinuno);
• organisasyon ng mga kinakailangang kaganapan (mga pagpupulong, kumperensya, paglalakbay sa negosyo, mga partido sa korporasyon);
• minuto ng mga pagpupulong;
• pag-update at pagdaragdag ng bagong nilalaman sa website ng kumpanya.

Ang listahang ito ay kinabibilangan lamang ng mga pangunahing kinakailangan. Maaaring magdagdag ng iba pang mga item alinsunod sa mga detalye ng kontrata sa pagtatrabaho na tinatapos. Ang paglalarawan ng trabaho ng isang tagapamahala ng opisina na may mga tungkulin ng isang opisyal ng tauhan, halimbawa, ay nagtuturo sa empleyado na panatilihin at ibigay ang lahat ng dokumentasyon sa pag-uulat sa isang napapanahong paraan o palitan ang pinuno ng departamento ng mga tauhan kung sakaling siya ay wala.

Mga karagdagang responsibilidad

Bilang karagdagan sa mga pangunahing tungkulin, ang paglalarawan ng trabaho ng isang tagapamahala ng opisina ay naglalaman ng isang listahan ng iba't ibang mga tungkulin na maaaring mag-iba depende sa mga aktibidad ng kumpanya. Maaaring utusan ang isang manager ng opisina na makipagtulungan sa mga administratibong awtoridad, ibig sabihin, kumuha ng pahintulot na magsagawa ng kalakalan, magbukas ng sangay ng isang kumpanya o subsidiary, atbp.

Isa sa mga pinaka responsableng gawain ay ang aktwal na pamamahala ng kumpanya sa kawalan ng direktor nito. Siyempre, ito ay posible lamang kung ang empleyado ay itinatag ang kanyang sarili bilang isang responsable at maaasahang tao na maaasahan. Bilang karagdagan, ang paglalarawan ng trabaho ng isang tagapamahala ng opisina ay kadalasang naglalaman ng sugnay sa pangangailangang mag-isyu ng pangkalahatang kapangyarihan ng abogado. Ang nasabing dokumento ay maaaringkinakailangan, halimbawa, upang makatanggap ng mail na napakahalaga.

Impormal na kinakailangan

Karaniwang pinapayagan ng malalaking kumpanya ang mga kandidato para sa posisyong ito na maging pamilyar sa isang halimbawang paglalarawan ng trabaho ng manager ng opisina nang maaga upang lubos nilang malaman ang listahan ng mga kinakailangan at responsibilidad.

Ngunit kahit na may ganitong mga kapangyarihan, dapat maunawaan ng aplikante na nananatili siyang isa sa maraming empleyado ng negosyo. Sa bagay na ito, hindi dapat kalimutan ng isa kung ano ang hindi nabaybay sa paglalarawan ng trabaho. Ang isang manager ng opisina na may mga tungkulin ng isang sekretarya ay dapat isang taong sensitibo sa oras upang maipamahagi ito kung kinakailangan.

Mga Gawain sa Daloy ng Trabaho

Ang pinakamahalagang kinakailangan para sa kanyang trabaho ay kahusayan, kaya obligado ang taong humahawak ng ganoong posisyon na matipid na gumastos ng mga materyales sa opisina, kontrolin ang dami ng kuryenteng natupok.

Para sa iba pang empleyado ng kumpanya, ang manager ng opisina ay may pananagutan halos kapareho ng ulo. Dahil dito, dapat niyang tiyakin na ang mga kondisyon sa pagtatrabaho ay sumusunod sa mga tinatanggap na sanitary standards at mga panuntunan sa kaligtasan. Sa wakas, sa pagtupad sa kanyang mga direktang tungkulin, ang tagapamahala ng opisina ay nakakakuha ng access sa lihim na dokumentasyon, kaya isa sa mga kinakailangan ay ang paglagda ng isang kasunduan sa hindi pagsisiwalat ng mga lihim ng kalakalan o anumang iba pang impormasyon na maaaring makapinsala sa posisyon ng kumpanya sa merkado.

Tamang opisina-manager

Siyempre, ang pagganap ng gayong bilang ng mga tungkulin ay nagpapahintulot sa empleyado na magkaroon ng mga espesyal na karapatan. Ang mga ito ay nabaybay din sa paglalarawan ng trabaho ng tagapamahala ng opisina. Ang kakanyahan ng ilan sa kanila, tulad ng kakayahang mag-access ng kumpidensyal na impormasyon, ay direktang nagmumula sa pangangailangang tuparin ang kanilang mga responsibilidad sa trabaho. Ang iba ay nauugnay sa mga pribilehiyo ng kapangyarihan. Kaya, may karapatan ang manager ng opisina na hilingin sa iba pang empleyado na itama ang mga pagkakamaling nagawa nila sa pamamagitan ng kapabayaan sa mga dokumento ng produksyon, itakda ang halaga ng paghihikayat para sa kanila o maglapat ng mga parusa sa mga pabaya.

Kadalasan, ang manager ng opisina ay ang link sa pagitan ng mga empleyado at executive. Ang posisyon na ito ay nagbibigay-daan sa kanya na magsikap para sa mas mahusay na mga kondisyon sa pagtatrabaho at magpakita ng sama-samang mga hangarin para sa pagpapabuti ng kalidad ng trabaho ng parehong departamento at ng negosyo sa kabuuan.

Mga feature ng job description ng office manager ng sales department

Matagal nang kailangan ang mga tagapamahala ng opisina sa malalaki at maliliit na kumpanya, kaya kailangan nila ng ilang espesyal na kasanayan upang mapunan ang ganoong bakante. Ang isang karaniwang kaso ay kapag ang ilang mga tagapamahala ng opisina ay nagtatrabaho sa parehong negosyo na may mga espesyal na tungkulin, kung saan mayroong isang senior. Ang kanilang mga paglalarawan sa trabaho ay halos pareho, ngunit naiiba sa isang karagdagang hanay ng mga function.

Kaya, kung ang isang tagapamahala ng opisina ay nagtatrabaho sa departamento ng pagbebenta, ang kanyang paglalarawan sa trabaho ay maaaring maglaman ng mga item gaya ng:

• maghanap ng mga bagong outlet;
• pagsubaybay sa mga pagbabago sa istruktura ng demand;
• paghahanda ng mga dokumento sa pag-uulat sa mga perpektong benta;
• direktang pakikipagtulungan sa kliyente upang makatanggap ng mga order at ang kanilang kasunod na pagproseso;
• gumawa upang ipaalam sa mga customer ang tungkol sa mga posibleng pagbabago sa hanay ng mga produkto at muling pagkalkula ng mga presyo;
• ayusin ang mga kinakailangang pagpupulong;
• pagpirma ng mga kontrata para sa supply ng mga kalakal.

Ang mga karagdagang kinakailangan ay maaaring nauugnay sa mga detalye ng mga kalakal na inaalok ng kumpanya. Kung ang kumpanya ay kasangkot sa pagbebenta at pagbili ng real estate, maaaring kabilang sa mga tungkulin ng isang tagapamahala ng opisina ang paghahanda ng mga booklet ng impormasyon at ang pagpapatupad ng mga partikular na dokumento.

Responsibilidad ng tagapamahala ng opisina

Sa kaso ng hindi pagtupad sa kanilang mga tungkulin, kapag nakagawa ng mga pagkakasala, kabilang ang pagsisiwalat ng mga lihim ng kalakalan, o iba pang mga aksyon na nakakasira sa imahe ng kumpanya, mananagot ang manager ng opisina alinsunod sa mga pamantayan ng administratibo, sibil. at mga criminal code. Kung materyal na pinsala ang naidulot sa organisasyon, ang parusa ay ipapataw alinsunod sa mga probisyon ng labor code.