Sample na regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento, mga halimbawa

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang bawat negosyo ay may mga lokal na dokumento na kumokontrol sa mga aktibidad nito. Ang isa sa pinakamahalaga ay ang regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento (isang sample na dokumento ang ilalarawan sa ibaba). Para sa pinuno ng organisasyon, ito ay isang epektibong tool sa pamamahala. Isaalang-alang natin nang detalyado ang isang sample na regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento.

Mga Kinakailangan

Ano ang dapat na regulasyon? Ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ng accounting at serbisyong pang-ekonomiya, mga opisyal ng tauhan at yunit ng pag-aayos at pagpaplano, iba pang mga istrukturang yunit ng negosyo ay hindi maiiwasan sa proseso ng aktibidad. Kasabay nito, dapat tiyakin ng contact ng mga empleyado ang pagpapatupad ng mga gawaing itinakda sa pinakamaikling posibleng panahon. Ang isang sample ng regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento, una sa lahat, ay dapat na magagamit sa mga gumaganap. Kung isusulat ng taong responsable para sa pag-unlad nito ang lahat ng mga probisyon, ngunit hindi maintindihan ng mga subordinates ang anuman, walang magiging kahulugan sa dokumento. Kaugnay nito, bumubuo ng isang sample na regulasyonpakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento, tatlong pangunahing prinsipyo ang dapat isaalang-alang:

1. Ang dokumento ay pinagsama-sama batay sa modelo ng proseso ng negosyo. Ang kalidad ng mga regulasyon ay direktang magdedepende sa pagiging ganap ng scheme.
2. Ang istraktura ng dokumento ay tinutukoy ng modelo ng proseso. Ang lahat ng punto ng scheme ay dapat na naroroon sa mga regulasyon.
3. Ang paglalahad ng impormasyon ay isinasagawa sa isang opisyal at tuyo na wika. Inirerekomenda na gumamit ng mga maiikling simpleng pangungusap sa teksto ng dokumento. Ang mga probisyon ay dapat na bumalangkas nang hindi malabo. Dapat na nabaybay ang lahat ng mga pagdadaglat at termino.

Mga Layunin

Ang halimbawang regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ay nagbibigay ng:

1. Pagtatatag at pagpapanatili ng kaayusan sa paghahanda ng dokumentasyon, epektibong pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga istrukturang unit.
2. Pag-iwas sa mga sitwasyon ng salungatan sa koponan. Kung ang mga pamamaraan ng pakikipag-ugnayan para sa trabaho ay natukoy nang maaga, ang bahagi ng pakikilahok ng isa o ibang empleyado sa mga proseso, hindi lilitaw ang mga hindi pagkakaunawaan.
3. Mabilis na pagpasok sa koponan ng mga bagong dating. Nakakatulong ang regulasyon na maunawaan ang istruktura ng mga pakikipag-ugnayan, nagsasaad kung aling mga dokumento ang gagamitin ng empleyado, kung aling mga serbisyo ang kanyang kokontakin.
4. Pagkontrol sa disiplina.
5. Mas mabilis na paglipat ng mga kaso sa ibang empleyado (kapag aalis o magbabakasyon).
6. Pag-iwas sa pagkawala ng mga mapagkukunang pinansyal, tao at oras.

Structure

Ano ang regulasyon ng pakikipag-ugnayan sa pagitanang mga kagawaran ay maituturing na wastong iginuhit? Karaniwan, kasama sa isang dokumento ang mga sumusunod na seksyon:

1. Mga pangkalahatang probisyon.
2. Mga kahulugan, termino at pagdadaglat.
3. Mga paglalarawan ng mga proseso.
4. Responsibilidad.
5. Kontrol.

Legislative acts, GOSTs at iba pang mga dokumento ay maaaring magsilbi bilang mga mapagkukunan ng mga kahulugan. Ang huli, sa partikular, ay kinabibilangan ng mga Kautusan ng mga ministri, mga kagawaran, mga atas ng pamahalaan. Kasabay nito, ang mga sanggunian sa mga dokumento ng regulasyon, ang mga probisyon na ginamit, ay dapat isama sa mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento. Ang sample para sa mga pasilidad ng kalusugan, sa partikular, ay naglalaman ng mga indikasyon ng Mga Kautusan ng Ministry of He alth at Social Development, ang Ministry of He alth ng rehiyon.

Application

Karaniwan itong naglalaman ng graphical na modelo ng proseso ng negosyo. Ito ay inilalarawan bilang isang diagram na binubuo ng ilang mga bloke. Maaaring malikha ang graphic na imahe gamit ang mga produkto ng PC software. Ang mga scheme ay sumasalamin sa isang tiyak na pamamaraan para sa pagpapatupad ng ilang mga gawain. Ang visualization ay mas maginhawa kaysa sa teksto. Ang diagram ay malinaw na nagpapakita ng simula ng proseso at bawat yugto, ang relasyon sa pagitan nila at ang huling resulta. Ang modelong ito ay kadalasang ginagamit ng mga developer ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ng kumpanya ayon sa 223-FZ. Itinatampok ng scheme ang mga pangunahing parameter gaya ng mga output at input, kalahok at kliyente. Kung makikilala ng isang baguhan ang gayong modelo, agad niyang mauunawaan ang mga detalye ng proseso at magiging handa siyang magpatupad ng isang partikular na gawain.

Mga Tagubilin

Sa unang yugto, kailangan mong tukuyin ang paksa ng dokumento at mga responsableng tao, ibig sabihin, kung sinogumuhit at kung anong mga regulasyon. Ang pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ng accounting, sa partikular, ay isinasagawa ayon sa isang malinaw na pamamaraan, na nakasaad sa batas. Sa istrukturang yunit na ito, palaging mayroong pinakamahalagang tao na responsable para sa pagsunod sa mga kinakailangan sa pag-uulat. Maaari siyang maging taong responsable sa pagbuo ng mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento. Ang isang sample na dokumento ay dapat talakayin ng lahat ng empleyado. Para dito, nag-organisa ng pangkalahatang pagpupulong. Kung kinokontrol ng dokumento ang isang proseso kung saan nagbanggaan ang mga interes ng higit sa dalawang departamento, mahalagang isali ang mga pangunahing empleyado sa talakayan. Dapat ipaliwanag ng taong responsable sa pagpapaunlad sa mga kasamahan ang kahalagahan ng pagpapatupad ng mga panuntunan.

Paglalarawan ng mga proseso

Magdedepende ang volume nito sa pagiging kumplikado ng pakikipag-ugnayan. Kung ang proseso ay simple, at ang empleyado na responsable para dito ay nauunawaan nang mabuti ang lahat ng mga yugto ng pagpapatupad, kung gayon siya mismo ay maaaring gumuhit ng isang pamamaraan ng trabaho sa iba pang mga yunit ng istruktura. Pagkatapos nito, dapat niyang talakayin ang dokumento kasama ang iba pang kalahok. Kung ang proseso ng negosyo ay kumplikado, ang bawat empleyado ay bubuo ng kanyang sariling bahagi ng modelo. Pagkatapos nito, ang lahat ng mga proyekto ay pinagsama-sama at tinalakay. Sa kurso ng pamilyar sa pangunahing dokumento, ang lahat ng mga interesadong empleyado ay maaaring magmungkahi ng ilang mga pagwawasto at pagdaragdag. Pagkatapos nito, ang mga patakaran ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ng kumpanya ay ililipat sa pinuno.

Pahayag

Maaari itong gawin nang direkta. Sa kasong ito, ang ulo mismo ay pumirma sa mga patakaran ng pakikipag-ugnayan sa pagitanmga departamento ng kumpanya. Ang isang sample na dokumento ay maaari ding maaprubahan nang hindi direkta. Sa kasong ito, ang pinuno ay naglalabas ng isang utos. Ang data ng pagpaparehistro ng administrative act ay inilagay sa approval stamp.

Ang mga detalye ng gawain ng responsableng tao

Sa ilang organisasyon, ang posisyon ng isang tagapamahala ng kalidad ay ibinibigay sa estado. Sa pagsasagawa, ang ilang mga yugto ng paghahanda ng dokumento ay binuo. Dapat silang sundin ng tagapamahala na gumuhit ng mga patakaran ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento. Halimbawa ng mga pangunahing hakbang:

1. Tukuyin ang mga proseso.
2. Pagbuo ng chart.
3. Detalyadong paglalarawan.
4. Gumagawa ng text.

Pinag-aaralan ng responsableng espesyalista ang iskedyul ng mga empleyado sa iba't ibang departamento. Ito ay kinakailangan upang mag-compile ng isang paglalarawan ng mga karaniwang sitwasyon na kasama sa mga regulasyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento. Halimbawa: "Ang gasolinahan ay siniyasat gamit ang mga teknikal na paraan gaya ng… Isang ulat ang nabuo pagkatapos ng inspeksyon."

Pagtukoy sa panghuling layunin

Ang taong responsable sa pagbuo ng mga regulasyon ay dapat magkaroon ng ideya sa lahat ng proseso, alam ang mga tungkulin ng mga empleyado, may naaangkop na mga kwalipikasyon at antas ng propesyonalismo. Ang layunin ng dokumento ay dapat na malinaw sa mga empleyado. Kung hindi, ang pagpapatupad ng mga regulasyon ay magiging karagdagang pasanin sa mga empleyado.

Pag-optimize at disenyo

Ang komprehensibong pag-aaral ng mga prosesong nagaganap sa enterprise, ay nagbibigay-daan sa iyong matukoymahinang mga spot. Ang pagsusuri ng mga sitwasyon, resulta, operasyon ay ginagawang posible upang ma-optimize ang mga aktibidad. Ito, sa turn, ay nagbibigay-daan sa amin na bumuo ng ilang mga sitwasyon para sa karagdagang pag-unlad. Kaya, maaaring iwanan ng enterprise ang lahat ng ito, lumikha ng bagong modelo ng trabaho o itama ang luma.

Nuances

Mahalaga na malinaw na nauunawaan ng bawat empleyado kung ano ang kailangan niyang gawin at kung paano makakaapekto ang mga resultang nakamit sa kanyang mga kita. Kaya naman kailangang pag-usapan ang regulasyon bago ito aprubahan. Ang pangunahing papel sa paghahanda ng dokumento ay itinalaga, siyempre, sa pinuno ng nagtatrabaho na grupo (proyekto). Ang gawain ng espesyalistang ito ay maglabas ng mga kritikal na katanungan. Dapat ay makapagpakita siya ng malinaw na modelo ng proseso. Ang bawat kalahok ay nakikita ang larawan gamit ang kanyang sariling mga mata. Kailangang magkaroon ng common understanding. Kailangang ipaliwanag ng bawat kalahok ang responsibilidad sa paglikha ng mga regulasyon. Sa karamihan ng mga kaso, ang mga koponan ay may pag-aalinlangan tungkol sa pagpapatupad ng naturang dokumento. Depende sa pagiging kumplikado ng proseso, ang pagpapakilala ng mga regulasyon ay tumatagal ng 4-12 buwan.

Mga tampok ng pagpapakilala

Upang magpakilala ng bagong regulasyon, dapat kang:

1. Kilalanin ang mga nakaraang dokumento bilang hindi wasto.
2. Ipakilala ang mga bagong lokal na aksyon para i-activate ang regulasyon.
3. Bumuo ng mga dokumentong kinakailangan para mailapat ang mga naaprubahang panuntunan.
4. Pagmultahin o magpatupad ng mga bagong module ng mga automated na infobase.
5. Gumawa ng mga anyo ng hindi pamantayang mga dokumento.
6. Palitan o dagdagan ang staffingiskedyul.
7. Maghanap ng mga kandidato para sa mga bagong posisyon, humirang o lumipat ng mga manggagawa.
8. Turuan ang mga gumaganap ng mga bagong panuntunan.
9. Magsagawa ng outreach sa mga empleyado.
10. Magsagawa ng pagsubok na pagpapatupad ng regulasyon.
11. Iwasto ang text batay sa mga resulta ng eksperimental na pagpapatupad.
12. Isagawa ang huling bersyon ng dokumento.
13. Tukuyin ang mga pamamaraan para sa pagkontrol sa kalidad ng regulasyon.

Pagkatapos matukoy ang mga hakbang para sa pagpapatupad ng dokumento, maglalabas ng utos ang manager. Dapat tandaan na dahil sa tagal ng mga kaganapan, ang petsa ng pag-apruba at direktang pagpasok sa puwersa ng regulasyon ay magkakaiba. Isaalang-alang pa natin ang mga pangunahing pagkakamali na ginagawa ng mga empleyado kapag nag-compile ng isang dokumento.

Inconsistency sa practice

Mahalagang ipagkatiwala ang paglikha ng mga regulasyon sa isang empleyado na direktang nauugnay sa mga aktibidad sa trabaho sa enterprise. Ipagpalagay na ang organisasyon ay naging napakalaki. Ang pamunuan ay kayang-kaya na bumuo ng isang espesyal na serbisyo, na ang mga gawain ay kinabibilangan ng paglutas ng mga isyu sa pag-unlad. Alinsunod dito, itatakda ng departamento ang gawain upang ilarawan ang lahat ng mga proseso ng negosyo. Ngunit ang layunin ng kaganapang ito ay hindi mahalaga sa kanila. Kung ang mga regulasyon ay ginawa ng mga taong hindi kasangkot sa mga tunay na aktibidad, kung gayon ang empleyado na namamahala nito ay hindi isasagawa ang pamamaraan. Alinsunod dito, hindi makatuwirang gumana ang dokumento.

Kakulangan ng flexibility

Maraming responsableng tao ang nagsusumikap para sa maximumdetalye. Ang sitwasyong ito ay sanhi ng kamangmangan sa mga pagkakaiba sa pagitan ng paghahanda ng mga regulasyon at ang paglalarawan ng mga tunay na proseso ng produksyon. Kung ang gawain ay i-automate ang mga operasyon, ang kanilang pagdedetalye ay nilayon upang matulungan ang mga empleyado. Ang pangangailangan para sa mga regulasyon ay lumitaw kapag maraming tao ang kasangkot sa produksyon. Ang kanilang mga aksyon ay madalas na nadoble, ngunit ang bawat tao ay binibigyang kahulugan ito o ang operasyong iyon sa kanyang sariling paraan. Ang regulasyon ay naglalayong lutasin ang mga hindi pagkakaunawaan. Dapat tandaan na ang mga empleyado ng organisasyon ay dapat magkaroon ng isang tiyak na kalayaan sa pagkilos, na nagpapahintulot sa kanila na gumawa ng isa o ibang desisyon depende sa sitwasyon. Halimbawa, maaaring sagutin kaagad ang isang customer sa halip na makalipas ang ilang oras.

Malaking volume at kumplikado ng text

Ang mga regulasyon na binubuo ng 5-7 na pahina ay itinuturing na pinakamainam. Kasabay nito, ang nilalaman nito ay dapat na malawak, ngunit maikli. Hindi inirerekomenda na gumamit ng kumplikado, maraming bahagi na mga pangungusap. Ang teksto ay dapat na maunawaan. Bilang karagdagan, dapat mong bigyang-pansin ang mga tuntunin. Hindi mo dapat palitan ang mga konsepto ng mga kasingkahulugan, gumamit ng mga pagdadaglat nang walang pag-decode.

Pakikipag-ugnayan sa pagitan ng seguridad ng impormasyon at mga departamento ng IT

Sa kasalukuyan, sa maraming negosyo, ang mga contact ng mga serbisyong ito ay napakahirap. Ang mga paghihirap ay nauugnay sa mga panloob na salungatan ng IT at mga departamento ng seguridad ng impormasyon. Mayroong ilang mga opsyon para matiyak ang kanilang epektibong kooperasyon. Ang una at pinakasimple ay ang pagkakaroon ng mga empleyado (isa o higit pa) na dalubhasa sa seguridad ng impormasyon sa loob ng serbisyo ng teknolohiya ng impormasyon. Mga patakaran ng pakikipag-ugnayan sa pagitan ng mga departamento ng IT atAng IB sa kasong ito ay sumasalamin sa mga tipikal na diskarte sa pakikipagtulungan. Ang organisasyon ng trabaho ay isinasagawa batay sa umiiral na stereotype na ang seguridad ng impormasyon ay bahagi ng pagkakaloob ng teknolohiya ng impormasyon. Kung walang mga salungatan sa pagitan ng mga serbisyong ito sa negosyo, maaaring isipin ng manager ang tungkol sa pag-aayos ng serbisyo sa seguridad ng impormasyon bilang isang hiwalay na istraktura ng departamento ng IT. Alinsunod dito, kakailanganing maglaan ng higit pang mga mapagkukunan, kabilang ang mga pinansyal, upang matiyak ang mga naturang aktibidad.

Karaniwang sample

Ang Pangkalahatang Probisyon ay tumutukoy:

1. Ang layunin ng dokumento. Bilang isang tuntunin, mayroong ganitong parirala: "Ang kasalukuyang regulasyon ay tumutukoy sa pamamaraan …".
2. Saklaw. Maaaring ilapat ang regulasyon sa mga manggagawa o pasilidad.
3. Mga dokumento sa regulasyon alinsunod sa kung saan binuo ang batas.
4. Mga panuntunan para sa pag-apruba, pagsasaayos, pagkansela ng mga regulasyon.

Sa seksyong "Mga tuntunin, pagdadaglat, mga kahulugan" ay ibinigay ang mga konseptong ginamit sa dokumento. Ang lahat ng mga pagdadaglat ay dapat na nabaybay. Ang mga tuntunin ay dapat ibigay sa alpabetikong pagkakasunud-sunod. Ang bawat konsepto ay ipinahiwatig sa isang bagong linya sa mga yunit. h. Ang kahulugan ng termino ay ibinigay nang walang salitang "ito", sa pamamagitan ng gitling. Sa seksyong "Paglalarawan sa Proseso," ibinibigay ang sunud-sunod na paglalarawan. Maipapayo na ipakilala ang mga subparagraph. Ang bawat isa sa kanila ay tumutugma sa isang tiyak na yugto. Ang parehong seksyon ay nagpapahiwatig ng mga empleyado na kasangkot sa pagganap ng ilang mga operasyon. Hindi lang mga aksyon ang inilalarawan, kundi pati na rin ang kanilang resulta.

Responsibilidad at kontrol

Ang mga regulasyon ay dapat maglaman ng indikasyon ng posibilidad ng paglalapat ng mga parusa sa mga taong hindi sumusunod sa mga probisyon. Ang pananagutan ay pinapayagan sa ilalim ng batas. Maaari itong maging kriminal, administratibo o pandisiplina. Kinakailangang ipahiwatig ang buong pangalan at ang posisyon ng empleyadong sumusubaybay sa pagpapatupad ng mga regulasyon.