Collection sheet - malinis lahat

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang malaman ang aktwal na dami ng mga kalakal at iba pang mahahalagang bagay na pinamamahalaan ng negosyo ay isa sa mga kinakailangan para sa epektibong trabaho. Kaya naman ang imbentaryo ay naging obligasyon na itinakda sa Accounting Law. Sa ganitong paraan, natitiyak ang pagiging maaasahan ng data ng accounting, at ang aktwal na pagkakaroon ng ari-arian at mga pananagutan ay na-verify.

Sa isip, ang data sa papel at sa katotohanan ay dapat magkatugma. Ngunit sa iba't ibang dahilan (pagnanakaw, pinsala, natural na pagbaba, natural na sakuna, atbp.), maaaring matukoy ang mga pagkakaiba. Sa ganitong mga kaso, ang isang pahayag ng pagkakasundo ay iginuhit. Ang karaniwang form na INV-18 ay isang dokumentong nagsasaad ng data sa mga posibleng pagkakaiba sa availability ng mga fixed asset, at ang INV-19 ay sumasalamin sa accounting para sa mga resulta ng isang imbentaryo ng mga item sa imbentaryo.

Mga ganoong dokumentoay pinagsama-sama ng isang accountant, na sumasalamin sa kanila ng data mula sa nauugnay na mga talaan ng imbentaryo, na inihahambing ang mga ito sa data ng mga account sa accounting. Bilang resulta, maaaring may mga kakulangan o sobra. Kasabay nito, ang kanilang mga halaga sa mga dokumentong ito ay dapat ipahiwatig alinsunod sa pagtatasa sa accounting. Ang responsableng empleyado ng departamento ng accounting ay obligadong maingat na suriin kung ang lahat ay kinakalkula nang tama. At pagkatapos lamang nito gawin ang mga naaangkop na entry.

Naglalaman din ang collation sheet ng mga mandatoryong field na nagsasaad ng impormasyon tungkol sa structural unit kung saan isinagawa ang imbentaryo, ang numero at petsa ng order, ang petsa ng pagsisimula at pagtatapos ng imbentaryo, pati na rin ang buong pangalan ng mga taong responsable sa pananalapi. Ang bawat naturang dokumento ay may sariling serial number, na nakasaad sa isang partikular na column.

Ang pamamaraan para sa pagpuno sa pangalawa at pangatlong pahina ng INV-19 ay ang mga sumusunod. Isinasaad ng Column 1 ang mga serial number ng mga produkto at materyales na sumailalim sa imbentaryo. Ang mga column 2 at 3 ay nilayon upang isaad ang pangalan, layunin ng mga materyales, ang kanilang maikling katangian at mga numero ng item.

Ang mga sumusunod na column ay nagpapakita ng impormasyon tungkol sa unit ng sukat at ang code nito ayon sa OKEI, mga numero ng imbentaryo, at, kung available, data ng pasaporte. Susunod ay ang pangunahing impormasyon, para sa paglilinaw kung saan, sa katunayan, isang collation statement ay pinagsama-sama - ito ang bilang at dami ng labis (o nawawala) na mga item sa imbentaryo na makikita sa column na "Mga resulta ng imbentaryo."

Ang Column 12, 13, 14 ay nagpapahiwatig ng paglilinawmga talaan na nauugnay sa labis. Tinukoy ng column 15-17 ang data na nauugnay sa kakulangan.

Sa dulo ng pangalawang sheet, naglalaman ang collation sheet ng data sa kabuuang dami at halaga ng sobra (o kakulangan) ng mga produkto at materyales. Dapat ilagay ng punong accountant ang kanyang pirma dito!

Sa ikatlong pahina sa mga hanay 18-23 ang mga resulta ng mga offset para sa pag-uuri, na pinahihintulutan ng isang espesyal na komisyon, ay makikita. Sa mga hanay 24-26, ang bilang at halaga ng mga sobra ay ipinasok, pati na rin ang mga numero ng mga account kung saan sila na-kredito. Ang mga hanay 27-32 ay naglalaman ng parehong impormasyon, ngunit sa konteksto ng kakulangan ng mga kalakal at materyales.

Ang isang collation statement ay pinagsama-sama sa dalawang kopya. Ginagawa ito nang manu-mano o gamit ang isang computer. Ang isang dokumento ay nananatili sa departamento ng accounting, ang pangalawa ay inilipat sa taong responsable para sa kaligtasan ng mga halaga ng kaukulang uri. Ang kanyang pirma, buong pangalan at posisyon ay dapat ding naroroon sa naturang dokumento.