Pagproseso ng pangunahing dokumentasyon: mga kinakailangan, halimbawa. Pangunahing dokumentasyon ng accounting

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang aktibidad ng anumang negosyo ay malapit na nauugnay sa pagpapanatili at pagproseso ng pangunahing dokumentasyon. Ito ay kinakailangan para sa pag-uulat, pagkalkula ng mga pagbabayad ng buwis, paggawa ng mga desisyon sa pamamahala. Sa artikulo, isasaalang-alang namin kung ano ito - pangunahing dokumentasyon sa accounting - at kung paano ito pinoproseso.

Mga pangunahing konsepto

Pangunahing dokumentasyon sa accounting - ano ito? Ito ay tinatawag na katibayan ng katotohanan ng isang transaksyon sa negosyo, na makikita sa papel. Sa kasalukuyan, maraming mga dokumento ang pinagsama-sama sa awtomatikong sistema na "1C". Kasama sa pagpoproseso ng pangunahing dokumentasyon ang pagpaparehistro at accounting ng impormasyon tungkol sa mga nakumpletong transaksyon sa negosyo.

Ang Primary accounting ay ang paunang yugto ng pag-aayos ng mga kaganapang nagaganap sa enterprise. Ang mga transaksyon sa negosyo ay mga pagkilos na nangangailangan ng mga pagbabago sa estado ng mga asset o kapital ng organisasyon.

Pagproseso ng pangunahing dokumentasyon sa accounting: isang halimbawa ng scheme

Bilang panuntunan, sa mga negosyo sa ilalim ng konsepto ng "magtrabaho kasamadokumentasyon" ay nagpapahiwatig:

• Pagkuha ng pangunahing data.
• Pre-processing information.
• Dokumentasyon.
• Pag-apruba ng management o mga espesyalistang pinahintulutan sa pamamagitan ng utos ng direktor.
• Reprocessing primary documentation.
• Pagsasagawa ng mga pagkilos na kinakailangan para magsagawa ng transaksyon sa negosyo.

Pag-uuri

May isang beses at pinagsama-samang pangunahing dokumentasyon. Ang pagproseso ng impormasyong nakapaloob sa mga naturang papel ay may ilang mga tampok.

Ang isang beses na dokumentasyon ay nilayon upang kumpirmahin ang isang kaganapan nang isang beses. Alinsunod dito, ang pamamaraan para sa pagproseso nito ay makabuluhang pinasimple. Ginagamit ang pinagsama-samang dokumentasyon para sa isang tiyak na tagal ng panahon. Bilang isang patakaran, ito ay sumasalamin sa isang operasyon na isinagawa nang maraming beses. Sa kasong ito, kapag nagpoproseso ng pangunahing dokumentasyon, inililipat ang impormasyon mula rito sa mga espesyal na rehistro.

Mga kinakailangan sa dokumentasyon

Ang pangunahing dokumentasyon ay iginuhit sa oras ng operasyon o kaagad pagkatapos nitong makumpleto.

Ang pagmumuni-muni ng impormasyon ay isinasagawa sa mga espesyal na pinag-isang porma. Sa kawalan ng mga naaprubahang form, maaaring i-develop ng enterprise ang mga ito nang nakapag-iisa.

Mga yugto ng pagproseso ng pangunahing dokumentasyon ng accounting

Sa bawat negosyo sa estado ay may isang empleyadong responsable sa pagtatrabaho sa pangunahing impormasyon. Dapat malaman ng espesyalistang itoang mga panuntunan para sa pagpoproseso ng pangunahing dokumentasyon, mahigpit na sumusunod sa mga kinakailangan ng batas at sa pagkakasunud-sunod ng mga aksyon.

Ang mga yugto ng pangunahing pagpoproseso ng dokumentasyon ay:

• Taxi. Isa itong pagtatasa ng transaksyon na makikita sa papel, isang indikasyon ng mga halagang nauugnay sa pagpapatupad nito.
• Pagpapangkat. Sa yugtong ito, ipinamamahagi ang mga dokumento ayon sa mga karaniwang feature.
• Accounting. Ipinapalagay nito ang pagtatalaga ng debit at credit.
• Napapatay. Upang maiwasan ang muling pagbabayad sa mga pangunahing dokumento, naglalagay ang accountant ng markang "bayad".

Mga pagkakamali sa mga dokumento

Maaaring mangyari ang mga ito sa iba't ibang dahilan. Karaniwan, ang kanilang hitsura ay sanhi ng pabaya ng empleyado sa trabahong kanyang ginagawa, ang kamangmangan ng espesyalista, at ang malfunction ng kagamitan.

Ang pagwawasto ng mga dokumento ay lubos na hindi hinihikayat. Gayunpaman, sa ilang mga kaso, imposibleng gawin nang walang pagwawasto ng mga pagkakamali. Dapat itama ng accountant ang pagkakamaling nagawa sa pangunahing dokumentasyon gaya ng sumusunod:

• Cross out ang maling entry na may manipis na linya upang ito ay malinaw na nakikita.
• Isulat ang tamang impormasyon sa itaas ng ekis na linya.
• Lagyan ng check ang "Corrected Believe".
• Isaad ang petsa ng pagsasaayos.
• Lagda.

Hindi pinapayagan ang paggamit ng mga corrective agent.

Paggawa gamit ang mga papasok na dokumento

Ang proseso ng pagproseso ng mga papasok na papel ay kinabibilangan ng:

• Pagtukoy sa uri ng dokumento. Ang mga papeles sa accounting ay laging naglalaman ng impormasyon tungkol sa mga nakumpletong transaksyon sa negosyo. Halimbawa, may kasama silang invoice, isang order para makatanggap ng mga pondo, atbp.
• Tinitingnan ang mga detalye ng tatanggap. Ang dokumento ay dapat na naka-address sa isang partikular na kumpanya o empleyado nito. Sa pagsasagawa, nangyayari na ang mga dokumento para sa pagbili ng mga materyales ay espesyal na ibinibigay sa kumpanya, kahit na ang kontrata sa supplier ay hindi pa natatapos.
• Pagsusuri ng mga lagda, seal. Ang mga taong pumipirma sa dokumento ay dapat magkaroon ng awtoridad na gawin ito. Kung ang pagtingin sa mga pangunahing papel ay wala sa kakayahan ng empleyado, kung gayon sila ay walang bisa. Tulad ng para sa mga pag-print, sa pagsasagawa ng mga error ay madalas na nangyayari sa mga negosyong iyon na may ilang mga selyo. Ang impormasyon sa imprint ay dapat tumugma sa uri ng dokumento kung nasaan ito.
• Pagsusuri sa katayuan ng mga dokumento. Sa kaso ng pagtuklas ng pinsala sa mga papel o kakulangan ng anumang mga sheet, kinakailangan na gumawa ng isang aksyon, ang isang kopya nito ay dapat ipadala sa katapat.
• Pagsusuri sa bisa ng kaganapang makikita sa dokumento. Dapat kumpirmahin ng mga empleyado ng negosyo ang impormasyon tungkol sa katotohanan ng transaksyon. Ang mga dokumento sa pagtanggap ng mga mahahalagang bagay ay pinatunayan ng tagapamahala ng warehouse, ang mga tuntunin ng kontrata ay nakumpirma ng nagmemerkado. Sa pagsasagawa, may mga sitwasyon kung kailan nakatanggap ang isang supplier ng invoice para sa mga kalakal na hindi natanggap ng kumpanya.
• Tukuyin ang panahon kung saan nabibilang ang dokumento. Kapag nagpoproseso ng mga pangunahing papel, mahalagang hindi itala ang parehong impormasyon nang dalawang beses.
• Tukuyin ang seksyon ng accounting. Sa pagtanggap ng pangunahingdokumentasyon, ito ay kinakailangan upang maitaguyod para sa kung anong mga layunin ang mga naihatid na halaga ay gagamitin. Maaari silang kumilos bilang mga fixed asset, materyales, intangible asset, goods.
• Tukuyin ang rehistro kung saan isasampa ang dokumento.
• Paparehistro ng papel. Isinasagawa ito pagkatapos ng lahat ng pagsusuri.

Magtrabaho gamit ang mga papalabas na papel

Ang pagproseso ng ganitong uri ng dokumentasyon ay medyo iba sa itaas.

Una sa lahat, ang isang awtorisadong empleyado ng enterprise ay bumubuo ng draft na bersyon ng papalabas na dokumento. Sa batayan nito, binubuo ang isang draft na papel. Ito ay ipinadala sa manager para sa pag-apruba. Gayunpaman, maaari ding aprubahan ng ibang empleyado na may naaangkop na awtoridad ang draft na dokumento.

Pagkatapos ng sertipikasyon, iginuhit ang proyekto ayon sa mga itinakdang panuntunan at ipinadala sa tatanggap.

Pagplano ng daloy ng trabaho

Ang yugtong ito ay kinakailangan upang matiyak ang agarang pagtanggap, pagpapadala at pagproseso ng dokumentasyon. Para sa karampatang organisasyon ng sirkulasyon ng dokumento sa negosyo, ang mga espesyal na iskedyul ay binuo. Isinasaad nila:

• Lugar at termino ng pagpaparehistro ng mga pangunahing papel.
• Pangalan at posisyon ng taong naghanda at nagsumite ng mga dokumento.
• Mga account na nagmula sa mga securities.
• Oras at lugar para sa pag-iingat ng dokumentasyon.

Mga rehistro ng accounting

Kinakailangan ang mga ito para sa pagpaparehistro ng pangunahing dokumentasyon. Kasabay nito, saang mga papel ay minarkahan ng marka ng accounting. Ito ay kinakailangan upang maiwasan ang muling pagpaparehistro ng mga dokumento.

Ang mga pangunahing papel ay maaaring iimbak sa mga electronic register. Gayunpaman, sa kahilingan ng mga ahensya ng gobyerno o mga katapat, ang negosyo ay dapat magbigay ng mga hard copy.

Mga tampok ng pagbawi ng dokumento

Sa kasalukuyan, walang malinaw na pamamaraan para sa pagpapanumbalik ng mga papeles sa mga regulasyon. Sa pagsasagawa, kasama sa prosesong ito ang mga sumusunod na aktibidad:

• Paghirang ng isang komisyon upang siyasatin ang mga dahilan ng pagkawala o pagkasira ng mga dokumento. Kung kinakailangan, maaaring isama ng pinuno ng negosyo ang mga ahensyang nagpapatupad ng batas sa pamamaraan.
• Mag-apela sa isang organisasyon sa pagbabangko, sa mga katapat para sa mga kopya ng mga pangunahing dokumento.
• Pagwawasto ng income tax return. Ang pangangailangang magsumite ng na-update na ulat ay dahil sa katotohanan na ang mga hindi dokumentadong gastos ay hindi kinikilala bilang mga gastos para sa mga layunin ng buwis.

Kung sakaling mawala ang pangunahing dokumentasyon, kakalkulahin ng IFTS ang halaga ng mga bawas sa buwis batay sa mga available na papeles. Kasabay nito, may posibilidad na maglapat ang awtoridad sa buwis ng mga hakbang sa pananagutan sa anyo ng multa.

Mga karaniwang pagkakamali sa proseso ng pagbibigay ng mga pangunahing papel

Karaniwan, ang mga tagabantay ng talaan ay gumagawa ng mga sumusunod na paglabag:

• Punan ang mga form na hindi pinag-isa o inaprubahan ng pinuno ng enterprise.
• Huwag tukuyin ang mga detalye oipakita sa kanila ang mga error.
• Huwag aprubahan ang mga dokumento na may pirma nito o payagan ang mga empleyadong walang awtoridad na pumirma ng mga papeles.

Dokumentasyon na nagpapatunay sa mga katotohanan ng mga transaksyon sa negosyo ay lubhang mahalaga para sa enterprise. Ang disenyo nito ay dapat na maingat na lapitan. Anumang pagkakamali ay maaaring humantong sa mga negatibong kahihinatnan.