RACI matrix bilang tool sa pamamahala ng pananagutan. RACI: transcript

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang isa sa mga pinakakaraniwang dahilan ng mga hindi matagumpay na proyekto ay ang maling pamamahagi ng mga function sa pagitan ng mga miyembro ng team. Tiyak na naranasan mo na ito: sa kaunting kahirapan, ang mga kalahok ay nagsisimulang maghanap ng nagkasala at magtapon ng responsibilidad sa isa't isa sa halip na lutasin ang problema. At para lang maiwasan ang mga ganitong sitwasyon, naimbento ang RACI matrix - isang simple at epektibong tool para sa pagpaplano ng human resource.

"Sa ilalim ng mikroskopyo": 4 na pangunahing tungkulin sa bawat proyekto

Ang pamamahagi ng mga gawain ay isa sa mga pangunahing responsibilidad ng isang manager. Ngunit sa pagsasagawa, ang lahat ay karaniwang mukhang iba: ang tagapamahala ay humirang lamang ng mga miyembro ng koponan na may inaasahan na ang mga espesyalista mismo ang magpapasya kung sino ang dapat gawin kung ano. Ngunit ano ang mangyayari kung ang mga deadline ay napalampas o ang isang mababang kalidad na produkto ay inilabas? "Hindi ko ginagawa ito", "Hindi ako sinabihan"… At walang kapaki-pakinabang na aksyon.

Ang isang mahusay na disenyong RACI Responsibility Matrix ay lumulutas ng maraming problema. Ayon sa pamamaraang ito, anuman ang pagiging kumplikado at saklaw ng trabaho, ang isang miyembro ng pangkat ng anumang proyekto ay gumaganap ng isa sa apat na tungkulin.

R - Responsible

Isinalin ng Responsiblenangangahulugang "tagaganap". Ito ay isang empleyado na direktang responsable para sa pagpapatupad ng isang partikular na lugar ng trabaho. Kasabay nito, sa karamihan ng mga kaso, hindi siya pumipili ng mga solusyon at ulat sa project manager.

Ang mga karampatang manggagawa at espesyalista ay itinalaga sa tungkuling ito - mga taong marunong gumawa. Sa RACI, ginagawa ng mga performer ang mga sumusunod na function:

• tukuyin kung ano ang partikular na kailangang gawin upang maipatupad ang proyekto at kung gaano ito katagal (sa loob ng mga kundisyong itinakda "mula sa itaas");
• gumawa ng listahan ng mga kinakailangang mapagkukunan;
• lumahok sa koordinasyon at pag-apruba ng teknikal na dokumentasyon;
• analyse project progress and intermediate results;
• magbigay ng mga ulat sa pag-unlad sa manager.

Maaaring maraming ganoong tao sa team. Bilang karagdagan, ang papel na ito ay maaaring isama sa iba. Ang pinakakaraniwang kumbinasyon ay Accountable + Resbonsible (isinalin bilang "responsable + executor").

A - Pananagutan

"Accountable" o "responsible" ang pangunahing tagapamahala ng proyekto. Siya ang may pananagutan sa pagtiyak na ang mga gawain ay nakumpleto sa oras, na may kinakailangang antas ng kalidad at sa loob ng inilaan na badyet. Gayundin, A:

• pumili ng mga tagapagpatupad at pangkat ng pamamahala ng proyekto;
• nagtalaga ng mga gawain sa lahat ng kalahok;
• kinokontrol ang pag-usad ng trabaho;
• namamahagi ng mga mapagkukunan sa mga gumaganap;
• pinapanatili ang mga talaan ng paggamit ng mapagkukunan, atmagbibigay-katwiran din sa tagapangasiwa ng pangangailangang maglaan ng karagdagang pondo;
• isinasaalang-alang ang mga ideya at mungkahi mula sa iba pang miyembro ng team at maaaring aprubahan o tanggihan ang mga ito.

Karaniwan, ang project manager ay nagsisilbing "link" sa pagitan ng customer o upper management at ng team.

C - Kinunsulta

Ang ikatlong tungkulin sa RACI matrix ay ang "consultant" (minsan ay tinutukoy din bilang "facilitator"). Kasama ang tagapamahala, nakikibahagi siya sa pamamahala ng proyekto, ngunit pangunahing tinutugunan ang mga madiskarteng isyu:

• inaprubahan ang anumang pagbabago sa saklaw at oras ng trabaho;
• naglalaan ng mga mapagkukunang kailangan para ipatupad ang proyekto;
• kung kinakailangan, sumang-ayon sa customer sa pangangailangang taasan ang badyet;
• tumatanggap ng mga ulat sa pag-unlad mula sa manager;
• gumawa ng mga desisyon sa anumang hindi inaasahang sitwasyon, kung sakaling magkaroon ng mga kritikal na pagbabago na maaaring makaapekto sa timing at gastos ng proyekto.

Ang tungkulin ng mga consultant ay karaniwang itinatalaga sa mga senior manager. Sila ang nagtatakda ng mga pandaigdigang layunin, at pagkatapos ay humirang ng isang project manager na namamahagi na ng mga gawain sa mga miyembro ng team.

Ako - Alam

Bilang karagdagan sa mga nakalistang tungkulin, ang "may kaalaman" ("tagamasid") ay nakasaad sa RACI matrix. Ginagampanan niya ang mga tungkulin ng isang administrator at pangunahing kasangkot sa organisasyon ng pamamahala ng dokumento. Ang tagamasid ay nag-uulat sa tagapamahala ng proyekto, gayunpaman, hindi katuladibang kalahok, ay hindi mananagot para sa mga resulta nito. Sa halip siya:

• nangongolekta at nag-aayos ng lahat ng impormasyon sa proyekto, mga mapagkukunan at mga plano;
• kumuha ng minuto ng mga pulong;
• tumatanggap ng dokumentasyon mula sa mga kalahok ng proyekto upang ilipat ang mga ito sa naaangkop na mga istruktura;
• sinusubaybayan ang mga deadline para sa pagsusumite at ang kawastuhan ng pagsagot sa mga ulat.

Tandaan na ang komunikasyon sa isang tagamasid ay higit sa lahat ay one-way. Ang pangunahing tungkulin nito ay upang maibsan ang tagapamahala ng pangangailangang mag-aksaya ng oras sa mga burukratikong pamamaraan at "iwanan" siya.

Pag-aaral na bumuo ng RACI matrix gamit ang isang halimbawa

Pag-usapan natin ang praktikal na bahagi ng isyu. Paano gumawa ng diagram para sa pamamahagi ng mga kapangyarihan at responsibilidad?

1. Kino-compile sa do-list

Una sa lahat, kailangan mong isulat ang lahat ng kailangang gawin. Ang antas ng detalye ay depende sa partikular na proyekto. Minsan, para sa kadalian ng kontrol at pamamahala, maraming matrice ang binuo. Una, ilista ang mga pangunahing bloke ng trabaho, at pagkatapos ay hatiin ang bawat isa sa magkakahiwalay na mga function at gawain. Ang listahan ng mga gawa ay ipinahiwatig sa talahanayan nang patayo.

Mga Hakbang
Mga Tuntunin ng Sanggunian
Prototype
Disenyo
Program code
Ulat ng pagsubok
Website presentation

2. Pagpili ng mga miyembro ng koponan

Dito kailangan mong sagutin ang tanong na: "Sino ang kasangkot sa proyektong ito?". Pahalang, kinakailangang ilista ang lahat ng empleyado at/o mga departamentong kasangkot sa pagpapatupad sa lahat ng yugto - mula sa pagpaplano hanggang sa presentasyon ng mga resulta at pagsusumite ng ulat.

Mga Hakbang	Analyst	Designer	Sys. arkitekto	Developer	Tester	Sys. admin	Project manager
Mga Tuntunin ng Sanggunian
Prototype
Disenyo
Program code
Ulat ng pagsubok
Website presentation

3. Pagpuno sa talahanayan

Pagkatapospagkatapos ay maaari kang magsimulang ipamahagi ang mga function. Para magawa ito, kailangan mong magkaroon ng malinaw na pag-unawa sa bawat yugto ng trabaho at kung paano gumagana ang trabaho sa mga team.

Kunin natin ang ating halimbawa bilang batayan at huminto sa yugto ng "Disenyo". Sa kasong ito, R - tagapalabas - isa lamang. Sa proseso ng trabaho, nakatuon siya sa isang pre-prepared prototype ng site. Samakatuwid, ang arkitekto ng system na bumuo nito, sa yugtong ito, ay gumaganap bilang isang consultant C. Gayundin, maaaring ipahayag ng analyst at developer ang kanilang mga kagustuhan. Ang natapos na disenyo ay naaprubahan sa tagapamahala ng proyekto (A). Ngunit ang mga tagasubok at ang tagapangasiwa ng system sa yugtong ito ay hindi gumagawa ng anumang mga desisyon, ngunit tumatanggap lamang ng impormasyon tungkol sa kung paano nangyayari ang gawain, at samakatuwid ay itinalaga sa kanila ang tungkulin ng may kaalaman - I.

Mga Hakbang	Analyst	Designer	Sys. arkitekto	Developer	Tester	Sys. admin	Project manager
Mga Tuntunin ng Sanggunian	R	I	C	C	I	C	A
Prototype	C	I	R	C	I	I	A
Disenyo	C	R	C	C	I	I	A
Program code	C	I	C	AR	I	I	I
Ulat ng pagsubok	C	C	C	C	AR	I	I
Website presentation	C	I	C	C	I	AR	I

Mga variation ng modelo

Sa karamihan ng mga kaso, makakayanan mo ang isang karaniwang matrix. Gayunpaman, kapag nagtatrabaho sa mas kumplikadong mga proyekto, kung minsan ay nangangailangan ng karagdagang mga tungkulin. Samakatuwid, sa mga nakalipas na taon, 2 pinalawig na bersyon ng responsibility diagram ang lumitaw.

RACI-VS

Narito ang dalawa pang tungkulin ay idinagdag sa mga karaniwang tungkulin:

• Verifies (V) - isang empleyado o isang espesyal na team na tumitingin kung ang resulta ng pagpapatupad ng isang partikular na gawain ay nakakatugon sa naaprubahang pamantayan.
• Signs off (S) coordinate ang paghahatid ng proyekto sa customer, nagsasagawa ng isang pagtatanghal at nagbibigay ng mga ulat. Kadalasan ang function na ito ay ginagawa ng Accountable, ngunit ang RACI-VS ay kumukuha ng isang hiwalay na espesyalista para dito.

Na may mas mataas na kontrol at mas malapit na pakikipag-ugnayan sa kliyente, ang modelong ito ay perpekto para sa teknikal na kumplikado o malakihang mga proyekto na kinasasangkutan ng dose-dosenang (o kahit na daan-daang) tao.

RASCI

Sa variant na ito, isang bagong tungkulin ang lalabas sa matrix - Supportive (S). Ang mga pangunahing tungkulin nito ay ang magbigay sa proyekto ng mga karagdagang mapagkukunan, iyon ay, suporta para sa tagapamahala at mga tagapalabas.

Ang perpektong balanse ng mga tungkulin

Ang RACI matrix ay pinagsama-sama hindi lamang para malaman kung sino ang "pipigilan" kung sakaling magkaroon ng anumang mga problema. Kahit na sa yugto ng pagpaplano, gamit ang talahanayang ito, makikita momga kahinaan sa pagsasaayos ng daloy ng trabaho.

Vertical analysis ay nagbibigay-daan sa iyong makita ang mga responsibilidad at kapangyarihan ng bawat isa sa mga kalahok sa proyekto, upang masuri ang antas ng workload:

• maraming R - malamang, ang isang tao ay kailangang mapunit sa pagitan ng ilang mga gawain, na negatibong makakaapekto sa bilis at mga resulta ng trabaho;
• a lot A - ang empleyado ay "nakakakuha sa leeg" para sa lahat; inirerekumenda na ipamahagi ang responsibilidad nang mas pantay;
• walang mga cell R at A - dahilan para isipin ang pagiging angkop ng posisyong ito bilang ganoon (sa katunayan, nagbabayad ka sa isang espesyalista na walang ginagawa);
• walang mga cell na walang laman - muli, ang problema sa sobrang karga, hindi lahat ay nakakagawa ng napakaraming gawain nang sabay-sabay.

Ang Pahalang na pagsusuri, naman, ay nagpapakita ng kalidad ng organisasyon ng trabaho sa bawat yugto. Dito rin, madalas lumitaw ang mga problema:

• maraming R - marahil mayroong duplication ng mga function, at ang isa sa mga miyembro ng team ay gumagawa ng hindi kinakailangang gawain;
• maraming A - mayroong "paglalabo" ng responsibilidad at kalituhan sa paghahatid ng mga proyekto;
• maraming C - ang mga talakayan ay makabuluhang nagpapabagal sa daloy ng trabaho (kailangan mong maghintay hanggang ang lahat ay gumawa ng kanilang mga pag-edit at komento, maghanap ng mga kompromiso, atbp.);
• no I - maaaring maging senyales na masyadong maraming performer ang gumagawa sa isang gawain, na nagpapabagal din sa proyekto.

Sa RACI, mabilis na matutukoy ng isang manager ang mga overworked o underemployed na manggagawa, mga walang kwentang trabaho, at mga lugar ng trabaho na walang mananagot. Ang isang mahusay na idinisenyong matrix ay maaaring makabuluhang mapabuti ang kalidad ng organisasyon at kontrol sa pagpapatupad ng mga proyekto, pati na rin bawasan ang bilang ng mga salungatan sa pagitan ng mga tagapalabas ("Hindi ko ito ginagawa …", "Dapat niyang ginawa ito …”, atbp.).

Mga kapaki-pakinabang na tip

May ilang mahahalagang bagay na dapat tandaan para maisagawa ng RACI matrix ang mga tungkulin nito at matiyak ang mahusay na pagpapatuloy ng negosyo sa kumpanya.

1. Kapag pinupunan ang talahanayan, isaalang-alang ang mga kwalipikasyon ng mga empleyado. Kaya, hindi dapat italaga ang isang accountant bilang consultant (C) sa yugto ng layout ng site, kahit man lang dahil hindi niya naiintindihan ang lugar na ito.
2. Dapat ay mayroon lamang isang Accountable (A) bawat lot. Kung mayroong higit sa isa, mangyaring tukuyin ang mga kundisyon. Halimbawa, ang A1 ay may pananagutan sa pagsubok sa desktop na bersyon ng site, at ang A2 ay responsable para sa pagsubok sa mobile na bersyon.
3. Anumang gawain ay dapat may Pananagutan at Responsable (sa pagsasalin - "Responsible" at "Tagapatupad").
4. Subukang bumalangkas sa bawat gawain nang partikular hangga't maaari. Gumamit ng mga pandiwa - "publish", "prepare", "write", "check", "update", atbp. Maipapayo na agad na ipahiwatig ang mga kinakailangang resulta - hindi lamang "Suriin ang bilis ng paglo-load ng site", ngunit "Siguraduhin na ang ang bilis ng paglo-load ay site na hindi hihigit sa 0.8 seg".
5. Ang mga aksyon ay hindi dapat ilapat sa isang partikular na empleyado, ngunit sa posisyon sa kabuuan.
6. Mas mainam na i-compile ang RACI matrix sa isang team, batay sa pagsusurimga totoong sitwasyon sa trabaho. Mahalagang alam ng bawat kalahok ang kanilang tungkulin at ang mga gawaing kinakaharap nila.