Ang pagpaplano ng proyekto ay Mga yugto at tampok ng proseso, pagbuo at paghahanda ng isang plano

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Sa panahon ng pagpaplano, ang husay at dami ng mga desisyon ay ginagawa upang makamit ang mga layunin ng organisasyon sa pangmatagalang panahon. Bukod dito, sa kurso ng naturang gawain, posible na matukoy nang tumpak ang pinakamainam na mga landas. Ang pagpaplano ng proyekto ay ang pagpapaliwanag ng isang tumpak na pamamaraan ayon sa kung saan isasagawa ang pag-unlad ng organisasyon. Pinapayagan ka nitong pag-isipan ang lahat ng mga detalye, pumili ng mga paraan upang malutas ang mga problema at makamit ang iyong mga layunin. Kung paano isinasagawa ang naturang gawain ay tatalakayin sa ibang pagkakataon.

Pag-iskedyul ng appointment

Ang pagpaplano ng proyekto ay isang mahalagang proseso sa pamamahala ng negosyo. Napakahalaga nito, kaya naman halos lahat ng kumpanya ngayon ay nagsasagawa ng gawaing ito. Ito ay tumatagal ng ilang oras at mapagkukunan, ngunit ito ay kabayaran.

Mula sa kalidad ng pagpaplano hanggang sa pamamahala ng proyektodepende sa kanilang karagdagang pagpapatupad. Sa panahon ng naturang pamamaraan, ang isang pagsisimula, kung saan ang charter, ang rehistro ng mga kalahok ay naaprubahan, at isang estratehikong direksyon para sa karagdagang pag-unlad ay pinili.

Una, naisasagawa ang pagkakasunud-sunod ng mga pangunahing aksyon. Pagkatapos ng kanilang pag-apruba, ginawa ang mga detalye.

Kapag nabalangkas ang konsepto ng hinaharap na proyekto at ang mga pangunahing yugto ng pag-unlad nito, magagawa ng pamamahala na iwasto ang lahat ng mga yugto nito, piliin ang mga pinakamahusay na paraan upang makamit ang mga itinakdang layunin.

Ang pagpaplano ng proyekto ay isang mahalagang proseso sa pamamahala. Pinapayagan ka nitong subaybayan, napapanahong iwasto ang paggalaw sa landas ng pag-unlad. Ang mga aktwal na tagapagpahiwatig ay inihambing sa mga nakaplano, na nagpapakita ng impormasyon tungkol sa antas ng pagpapatupad ng mga nakaplanong gawain. Sa kurso ng pagsubaybay, ang patuloy na pag-update ng impormasyon mula sa panlabas at panloob na mga mapagkukunan ay isinasaalang-alang. Maaaring magbago ang mga tuntuning itinakda sa plano, kundisyon at indicator, dahil dapat tumugma ang mga ito sa totoong sitwasyon.

Direktang nakakaapekto ang pagpaplano sa lahat ng proseso ng pamamahala ng proyekto. Samakatuwid, ito ay isinasagawa ng bawat organisasyon. Imposibleng pamahalaan ang anumang bagay kung walang malinaw na itinatag na pagkakasunud-sunod ng mga aksyon. Ang mga yugtong ito ay mga gawain, ang pagpapatupad nito ay humahantong sa pagkamit ng layunin. Kung may magsisimulang magkamali gaya ng binalak, tinutukoy ng manager ang mga sanhi ng naturang phenomena, ang mga desisyon ay ginagawa sa mga tamang aksyon sa mga pangyayari.

Ang proseso ng pagpaplano ay ang unang yugto ng ikot ng buhay ng proyekto. Imposible kung wala itomakamit ang ninanais na resulta.

Mga gawain sa pagpaplano

Ang pagpaplano ng mga layunin ng proyekto ay kinabibilangan ng pagbuo ng isang sistema ng mga gawain na, tulad ng mga hakbang, ay humahantong sa kanilang tagumpay. Ang ipinakita na gawain ay nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy kahit bago magsimula ang trabaho kung ang napiling uri ng aktibidad ay maaaring magdala ng kita. Ang bawat mamumuhunan ay naghahangad na mamuhunan ng kanyang mga pondo sa pinaka kumikita, kumikitang proyekto. Posibleng balangkasin ang mga pangunahing parameter at resulta ng mga aktibidad sa hinaharap, upang pumili ng sapat, makatotohanang mga paraan upang makamit ang mga ito sa panahon ng pagpaplano.

Upang maging produktibo, kakailanganin ng isang organisasyon na tugunan ang iba't ibang hamon. Kung sa kurso ng mga kalkulasyon ay lumabas na ang resulta ng naturang mga aktibidad ay negatibo (ang kumpanya ay makakatanggap ng isang pagkalugi), hindi sapat na mataas, ito ay kinakailangan upang matukoy ang mga dahilan para sa hindi pangkaraniwang bagay na ito. Sa pamamagitan ng paggawa ng ilang partikular na pagsasaayos, posibleng mapataas ang bisa ng proyekto. Ang mga pagbabago ay maaaring gawin sa bawat yugto ng pagpapatupad ng mga gawain. Maaaring ang mga ito ay ang mga sumusunod:

• Pagdedetalye, paglilinaw sa layunin (o mga layunin) ng disenyo, pagtukoy sa gustong resulta ng kaganapan.
• Pagtukoy sa saklaw at komposisyon ng gawain sa hinaharap.
• Tantyahin ang timing ng bawat yugto.
• Kalkulahin ang halaga ng badyet ng proyekto.
• Gumawa ng iskedyul at kalkulahin ang badyet para sa bawat yugto.
• Natutukoy ang pangangailangan para sa mga mapagkukunan. Ginagawa ang pagkalkula para sa bawat yugto ng proyekto at mga aktibidad ng organisasyon sa direksyong ito sa kabuuan.
• Isinasagawa ang plano sa logistik.
• Isinasagawa ang pagtatasa ng peligro, gumagawa ng pamamaraan para sa tamang pagtugon sa kaganapan ng mga mapanganib na sitwasyon.
• Ang mga detalye ng kaganapan ay ipinaliwanag nang detalyado sa mamumuhunan.
• Ang mga detalye ay sumang-ayon sa lahat ng kalahok sa proseso.
• Ang pananagutan sa pagsasagawa ng trabaho at pagtupad sa mga gawaing itinalaga ay ipinamamahagi sa pagitan ng mga tagapagpatupad at tagapamahala.
• Ang mga nakaplanong pakikipag-ugnayan at mga pamamaraan sa pagpaplano ng pamamahala ay tinukoy.

Ang pamamahala ng proyekto at pagpaplano ng proyekto ay malapit na nauugnay. Tanging ang pare-parehong pagtupad sa mga gawaing itinakda sa loob ng napagkasunduang takdang panahon at buo ang makakagarantiya sa pagkamit ng layunin, na kumikita sa kurso ng mga aktibidad ng kumpanya.

Mga pangunahing proseso

Sa proseso ng pag-aayos ng pagpaplano ng proyekto, maraming mandatory at opsyonal na aksyon ang isinasagawa. Anuman ang mga aktibidad ng organisasyon, inilalapat ang mga ito sa kurso ng paglikha ng isang pangkalahatang madiskarteng pananaw. Kasama sa mga mandatoryong proseso ang sumusunod:

• Paglalarawan at karagdagang dokumentasyon ng lahat ng nakaplanong gawain, nilalaman ng proyekto.
• Kahulugan ng mga pangunahing yugto ng proyekto, ang kasunod na detalye ng mga ito.
• Paghahanda ng tinantyang pagtatantya. Kinakalkula ang kabuuang halaga ng lahat ng mapagkukunang kailangan para makumpleto ang proyekto.
• Pagguhit ng sunud-sunod na plano ng aksyon, ang pagpapatupad nito ay hahantong sa pagkamit ng iyong mga layunin.
• Inilalarawan ang pagkakasunod-sunod ng trabaho.
• Mga dependiyang teknikal, gayundin ang mga paghihigpit sa gawaing isinagawa.
• Pagkalkula ng oras na kinakailangan para sapagkumpleto ng bawat yugto ng trabaho, pagtukoy sa mga gastos sa paggawa at iba pang mapagkukunan na kakailanganin sa bawat yugto ng ikot ng produksyon.
• Pagtukoy sa uri, hanay ng mga mapagkukunan, pati na rin sa dami ng mga ito.
• Isinasaad ang aktwal na timing ng trabaho, kung limitado ang mga mapagkukunan.
• Gumawa ng badyet at i-link ang mga tinantyang gastos para sa bawat uri ng trabaho.
• Gumawa ng tapos na plano.
• Pagkolekta ng mga resulta ng iba pang gawaing pananaliksik sa panahon ng disenyo, layout ng mga nakaplanong halaga sa isang dokumento.

Sa panahon ng pagpaplano at pagbuo ng proyekto, ang mga pagkilos na ito ay sapilitan.

Mga pantulong na pamamaraan

Sa panahon ng pagpaplano ng pagpapatupad ng proyekto, maaaring hindi kailanganin ang ilang proseso. Kapag kailangan lang nila, isasama sila ng manager sa pangkalahatang listahan. Kasama sa mga sumusuportang prosesong ito ang sumusunod:

• Mga pamantayan sa kalidad ng pagpaplano, na nagtatakda ng kanilang maximum na pinapayagang hanay. Tinatalakay din ang mga paraan upang makamit ang kinakailangang antas ng mga katangian ng tapos na produkto.
• Pagpaplano sa larangan ng organisasyon, na nagpapahiwatig ng pamamahagi ng mga functional competencies, mga responsibilidad at subordination sa lahat ng mga kalahok sa proyekto.
• Pagpipili ng mga tauhan na may naaangkop na antas ng mga kwalipikasyon, karanasan sa trabaho, na ang mga aktibidad ay magpapahintulot sa proyekto na maipatupad sa lalong madaling panahon. Sa ilang mga kaso, kinakailangan ang pagbuo ng isang mahusay na coordinated teamwork.
• Magtatag ng mga komunikasyon para ma-secure ang mga miyembroproyekto na may impormasyong kailangan mo.
• Pagkilala sa mga uri ng mga panganib sa proyekto, ang kanilang pagtatasa at dokumentasyon. Nagbibigay-daan ito sa iyo na tukuyin at alisin ang mga kawalan ng katiyakan kahit na sa yugto ng pagpaplano, upang masuri ang antas ng posibleng epekto nito sa proyekto. Sa yugtong ito, kinakalkula ang parehong paborable at hindi kanais-nais na mga senaryo para sa pagbuo ng sitwasyon sa panahon ng pagpapatupad ng napiling diskarte.
• Planning logistics procedures. Ito ay tiyak na itinakda kung anong mga hilaw na materyales, iba pang mga kinakailangang materyales at mapagkukunan ang bibilhin mula sa mga panlabas na organisasyon, sa kung anong dami, at gayundin kung anong dalas ng mga paghahatid ang gagawin.

Maaaring kailanganin ang iba pang aktibidad sa panahon ng pagpaplano ng mga proseso ng proyekto. Depende ito sa mga layunin na itinataguyod ng organisasyon habang ginagawa ang trabaho nito.

Mga hakbang sa pagpaplano

Mayroong 4 na pangunahing yugto ng pagpaplano ng proyekto. Inaalok sila ng consulting company na Booz Allen & Hamilton.

Ang karaniwang modelo ng pagpaplano ay ang sumusunod:

Yugto 1. Pagbuo ng mga layunin

Dalawang uri ng mga layunin ang itinakda. Maaari silang maging pormal o totoo. Sa unang kaso, inilalagay ang mga pamantayan upang matukoy ang pagiging kapaki-pakinabang ng proyekto. Ang mga pormal na layunin ay lumalabas mula sa pagganyak ng mga tagapamahala. Ang mga tunay na layunin ay ang mga paraan kung saan maaaring makamit ang mga pormal na layunin.

Hakbang 2. Pagsusuri ng problema

Sa yugtong ito ng pagpaplano, natutukoy ang tunay na sitwasyon ng organisasyon. Susunod, isang pagtataya ay ginawa tungkol sa hinaharap na estado nito. Pagkatapos noonang pagkilala sa mga umiiral na problema ay isinasagawa, kung saan ang layunin ng mga sistema ng mga layunin ay sumasalungat sa mga resulta ng predictive analysis. Nagbibigay-daan ito sa mga problema na mabuo sa huli.

Stage 3. Maghanap ng mga alternatibo

Ito ang mga solusyon na kapwa eksklusibo.

Yugto 4. Pagsusuri ng mga alternatibo

Ang pagiging katanggap-tanggap ng bawat isa sa mga kasalukuyang sitwasyon ay tinutukoy. Ang pagiging epektibo at antas ng panganib ng bawat desisyon ay sinusuri, pagkatapos nito ay ginawa ang isang naaangkop na desisyon. Ang pinakamainam na alternatibo ay dapat hindi lamang praktikal na magagawa, ngunit legal din, na nagpapahintulot sa iyo na makarating nang mas malapit sa layunin hangga't maaari. Kasabay nito, ang mga umiiral na paghihigpit sa oras, mapagkukunan, atbp. ay isinasaalang-alang.

Kapag gumagawa ng pagpaplanong proyekto para sa isang teritoryal, industriyal o iba pang uri, tiyaking ilapat ito sa hinaharap upang ihambing ang mga tunay na resulta sa mga nakaplano. Nagbibigay-daan ito sa iyong pamahalaan ang pag-unlad patungo sa isang karaniwang layunin, gumawa ng mga naaangkop na pagsasaayos sa isang napapanahong paraan.

Pag-iiskedyul

Nararapat tandaan na ang pag-iiskedyul ng proyekto ay nakabatay sa isang bahagyang naiibang pamamaraan. Itinatampok nito ang 5 pangunahing yugto:

1. Pagtukoy sa mga trabaho at pagsulat ng mga ito bilang isang listahan. Sa ilang mga kaso, nagkakamali ang mga tagapamahala sa pamamagitan ng hindi paglilista ng lahat ng proseso nang sabay-sabay. Upang ibukod ang hindi pangkaraniwang bagay na ito, inirerekomendang ilapat ang paraan ng sequential decomposition sa kurso ng pagtukoy sa paparating na gawain.
2. Para sa bawat napiling posisyon, tinutukoy ang pagkakasunud-sunod at tagal. Depende ito samga teknolohikal na tampok ng paparating na gawain. Para dito, ginagamit din ang pamamaraan ng agnas, na pupunan ng mga pagtatasa ng eksperto. Pinapayagan ka nitong tumpak na matukoy ang nakaplanong tagal ng bawat operasyon. Upang gawin ito, maaari mong gamitin ang diskarte sa brainstorming, na nagbibigay-daan sa iyong isaalang-alang ang mga tampok ng teknolohiya mula sa iba't ibang punto ng view.
3. Tinutukoy ang uri ng mga mapagkukunan at ang kanilang kakayahang magamit. Ito ay maaaring pananalapi, materyales, paggawa, impormasyon, at iba pa. Ang iskedyul ng trabaho na isinagawa ay nauugnay sa iskedyul ng logistik, financing, atbp. Ang lahat ng mga yugto ay dapat na magkakaugnay, bumubuo ng isang tuluy-tuloy na proseso. Iniiwasan nito ang mga pagkagambala sa proseso ng produksyon. Kasabay nito, ang mga kakaunting mapagkukunan ay nangangailangan ng hiwalay na pagsasaalang-alang. Sila ang higit na tumutukoy sa tagal at pagkakasunud-sunod ng buong spectrum ng paparating na gawain.
4. Ang mga paghihigpit ay itinakda mula sa labas. Kabilang dito ang seasonality ng produksyon, ang paggawa ng mga supply ng kagamitan, at iba pang panlabas na salik.
5. May ginagawang system para tumugon sa mga umuusbong na panganib sa kurso ng pamamahala ng proyekto. Ang pagpaplano ng proyekto ay nagsisimula sa kanilang pagsusuri. Para sa pinakamalamang at mapanganib na mga banta, ang mga naaangkop na hakbang sa pagtugon ay ginagawa.

Mga Prinsipyo sa Pagpaplano

Sa kurso ng pagpaplano ng isang proyekto sa negosyo, ang isang tagapamahala ay dapat sumunod sa ilang mga prinsipyo. Ang mga pangunahing ay:

• Purposefulness. Ang pagpapatupad ng proyekto ay humahabol sa isang malinaw at pangwakas na layunin, nang hindi ini-spray sa mga hindi gaanong mahalagang gawain.
• Systematic. Ang pamamahala ng proyekto sa hinaharap ay dapat na holistic at komprehensibo. Kasabay nito, ang mga tampok ng pag-unlad at compilation nito ay isinasaalang-alang. Sa ilang mga kaso, ang isang proyekto ay maaaring hatiin sa mga subsystem. Magkakarelasyon din sila. Kasabay nito, ang mga pagbabago sa isang sistema ay nangangailangan ng mga pagbabago sa isa pang istraktura. Ang paghahati-hati sa proyekto sa maraming bahagi ay nagbibigay-daan sa iyo upang subaybayan ang mga panloob na koneksyon at pakikipag-ugnayan ng mga elemento, piliin ang pinaka-epektibong istraktura. Ang pagsusuri ng pagpapatupad ng proyekto sa kasong ito ay maaaring ibigay sa mga tuntunin ng mga proseso ng husay at dami.
• Pagiging kumplikado. Ang mga phenomena ay isinasaalang-alang mula sa punto ng view ng kanilang koneksyon at pag-asa. Para dito, iba't ibang paraan at diskarte sa pamamahala ang ginagamit.
• Seguridad. Sa panahon ng pagpaplano ng gawaing proyekto, inaasahang lahat ng aktibidad ay may tauhan ng mga kinakailangang mapagkukunan.
• Priyoridad. Ang pangunahing pansin sa pagbuo ng proyekto ay ibinibigay sa pangunahing, pinakamahalagang gawain. Ang kanilang kahulugan ay nakasalalay sa pangkalahatang konsepto ng pag-unlad sa hinaharap.
• Seguridad sa ekonomiya. Ang antas ng mga pagkalugi at pagkalugi na natamo ng organisasyon sa kaso ng hindi katuparan ng nilalayon na kaganapan ay kinakalkula. Hindi talaga maiiwasan ang mga panganib, ngunit dapat na tasahin ang mga ito at bigyang-katwiran ang mga desisyong ginawa sa direksyong ito.

Pagbubuo ng proyekto

Kinakailangan ang pag-istruktura sa kurso ng pagpaplano ng trabaho sa proyekto. Ang hierarchical sequence ng trabaho ay nagsasangkot ng paghahati sa buong proyekto sa magkakahiwalay na bahagi. Binibigyang-daan ka nitong i-detalye ang mga complex sa iba't ibang antas. ganyanpinasimple ng diskarte ang pamamahala sa proseso.

Binibigyang-daan ka ng Structuring na gawin ang sumusunod:

• Tukuyin ang saklaw ng trabaho upang makamit ang mga layunin sa intermediate type.
• Kontrolin ang antas ng pag-unlad ng proyekto, suriin ang posibilidad na makamit ang lahat ng layunin nito.
• Ginawa ang pag-uulat ayon sa pinakamainam na istraktura.
• Nakatakda ang mga milestone upang sukatin ang progreso ng proyekto.
• Nakabahagi nang maayos ang responsibilidad sa mga gumaganap.
• Lahat ng miyembro ng team ay tumatanggap ng layunin, naiintindihang impormasyon tungkol sa mga layunin at layunin ng proyekto.

Mga pagkakamali sa pagbubuo

Ang ilang mga tagapamahala ay nagkakamali sa kurso ng pagbubuo, na negatibong nakakaapekto sa pagkamit ng mga layunin. Ang mga pangunahing ay ang mga sumusunod:

• Ang yugto ng pagbubuo ay karaniwang nilaktawan. Diretso ang manager sa paghahanap ng mga solusyon sa mga problema ng kasalukuyang panahon.
• Mga unit ng organisasyon lang ang ginagamit, walang mga huling produkto o mapagkukunang inilapat.
• Hindi saklaw ng istruktura ang buong proyekto.
• Nauulit ang mga elemento ng istruktura.
• Walang integrasyon ng mga istruktura alinsunod sa mga detalye ng paghahanda ng dokumentasyon ng proyekto at pag-uulat sa pananalapi.
• Ang istraktura ay sobra- o kulang sa detalye.
• Hindi maaaring iproseso sa isang computer ang mga indibidwal na elemento ng proyekto.
• Hindi nasasalat na mga huling produkto (mga serbisyo, serbisyo, atbp.) ay hindi isinasaalang-alang.

Mga batayan para sa pagbubuo

Ang pagpaplano ng proyekto ay isang responsableng trabaho. Ang pag-istruktura ay dapat gawin nang tama. Isinasagawa ito sa mga sumusunod na batayan:

• Mga panahon ng ikot ng buhay ng proyektong ginagawa.
• Mga tampok ng istruktura ng mga dibisyon.
• Mga bahagi ng resulta na makukuha pagkatapos makumpleto ang proyekto.
• Proseso, mga functional na elemento ng trabaho ng kumpanya.
• Heyograpikong lokasyon ng mga bagay.