Pagbabadyet ng proyekto. Mga uri at layunin ng badyet. Yugto ng proyekto

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang pagbabadyet ng proyekto ay dapat na maunawaan bilang ang pagtukoy sa halaga ng mga gawaing iyon na ipinatupad sa loob ng isang tiyak na pamamaraan. Bilang karagdagan, pinag-uusapan natin ang proseso ng pagbuo ng badyet batay sa batayan na ito, na naglalaman ng itinatag na pamamahagi ng mga gastos ayon sa item sa gastos, uri ng trabaho, sa oras ng pagpapatupad ng mga ito o iba pang mga item.

Pagbuo ng istruktura ng badyet

Paano inihahanda ang paunang badyet ng proyekto? Ang istraktura ng mga ito ay ipinahayag sa pamamagitan ng tsart ng mga account accounting para sa gastos ng isang partikular na programa. Bilang isang tuntunin, upang matukoy ito, sapat na magkaroon ng tradisyonal na pagtatantya ng accounting.

Ang pagbabadyet ay itinuturing na isang plano sa gastos o bookmark ng gastos. Nangangahulugan ito na pagkatapos ng paunang pagpaplano, kailangan mong maunawaan kung magkano, kailan at para sa kung ano ang eksaktong babayaran ng mga pondo. Samakatuwid, sa kasong ito, posible na gumamit ng anumang paraan ng pagpapakita ng mga pagkalugi. Gayunpaman, dapat tandaan na dapat nilang matugunan ang mga praktikal na pangangailangan ng mga stakeholder,interesado sa kanila, pati na rin ang itinatag na mga pamantayan. Bilang karagdagan, dapat nilang sagutin ang mga tanong na iyon na interesado sa mga namumuhunan sa proyekto.

Mga form sa pagtatanghal ng badyet

Ang parehong nakaplano at aktwal na badyet ay may ilang partikular na anyo ng pagtatanghal. Kaya, kabilang sa mga ito, mahalagang tandaan ang sumusunod:

• mga iskedyul, na mga uri ng mga plano sa gastos;
• loss distribution matrice;
• bar chart ng paggastos;
• katulad na pinagsama-samang mga graph ng pagkawala;
• mga line chart ng pinagsama-samang gastos sa paglipas ng panahon;
• pagpapakita ng circular type loss structure.

Nararapat tandaan na sa iba't ibang yugto ng pagbuo ng proyekto, may kaugnayan ang iba't ibang disenyo ng proyekto at dokumentasyon sa pagtatrabaho. Ang katotohanan ay pinag-uusapan natin ang tungkol sa pagbuo ng iba't ibang uri ng mga badyet. Magkaiba sila sa isa't isa kapwa sa kinakailangang katumpakan at layunin. Kapansin-pansin na ang margin ng badyet ay nagiging mas maliit habang umuusad ang proyekto.

Mga uri at layunin ng mga badyet

Ang pagbabawas ng error ay maaaring ipaglaban sa data mula sa talahanayan sa ibaba. Kaya, isaalang-alang ang layunin at mga pangunahing uri ng mga badyet.

Mga yugto ng proyekto	Pagpopondo	Destination	Error, %
Konsepto ng disenyo. Ang pangunahing ideya sa pinalawak na anyo	Mga inaasahan sa badyet. Eksaktong Petsa	Paunang pagpaplano para sa mga pangangailangan at pagbabayad ng cash	25-40
Pagbibigay-katwiran sa mga pamumuhunan (pag-aaral sa pagiging posible)	Provisional budget	Pagbibigay-katwiran ng mga item sa gastos, pagpaplano para sa pag-akit at kasunod na paggamit ng pananalapi	15-20
Mga tender, negosasyon at kasunduan. Para sa bawat yugto nang hiwalay	Na-update na badyet	Pag-iiskedyul ng mga settlement sa mga supplier at contractor	8-10%
Pagbuo ng mga working paper. Ang bawat yugto ay may sariling kalkulasyon	Huling badyet	Direktibong paghihigpit sa paggamit ng mga mapagkukunan	5-8%
Pagpapatupad at pagkumpleto ng proyekto	Actual budget	Pamamahala ng gastos (sa madaling salita, accounting at kasunod na kontrol). Ang badyet ng proyekto at mga pagtatantya sa gastos

Badyet ng proyekto at pagtatantya ng gastos

Nakakatuwang tandaan na ang badyet ng proyekto ay katulad ng pagtatantya ng mga gastos sa pagpapatakbo ng isang elemento ng negosyo ng kumpanya. Ang pangunahing pagkakaiba dito ay ang tradisyunal na saklaw nito sa kabuuan nito, ibig sabihin, mula simula hanggang matapos. Sa turn, ang badyet ng yunit ng negosyo ay nabuo taun-taon o quarterly. Para sa pinaka-epektibong kontrol, dapat itong nahahati sa dalawang bahagi: direktang gastos at hindi direktang gastos.pagkawala.

Ang unang uri ng badyet ay isang pangunahing tool sa pamamahala at kontrol para sa mga tagapamahala ng proyekto, pati na rin ang mga direktor ng mga functional unit na nakikibahagi dito. Kabilang dito ang mga gastos (mga gastos sa paglalakbay, sahod, at iba pa) ng lahat na kasama sa pangkat ng programa. Sa kasong ito, ang bawat paksa ay nagsasagawa ng magkakahiwalay na gawain.

Nararapat tandaan na kapag binibigyang-katwiran ang mga item sa gastos, ang mga sumusunod na punto ay isinasaalang-alang:

• gastos ng mga materyales na binili;
• halagang nagastos sa produksyon;
• gastos ng mga paglihis mula sa normal na paggamit ng teknolohiya;
• halagang nagastos sa pagkomisyon ng produkto;
• gastos ng supply;
• iba pang gastos.

Sa turn, ang mga direktang uri ng gastos ay dapat ipakita tulad ng sumusunod:

• sa isang pinaghiwa-hiwalay na anyo - eksaktong ayon sa istruktura ng proyekto sa antas ng mga maipapatupad na gawain;
• isama ang lingguhang gastos para sa mga suweldo ng kawani, mga materyales (ginawa sa ilalim ng kontrata o binili) at iba pa para sa bawat bahagi at gawain ng intermediate value na proyekto;
• isama ang mga gastos sa overhead na direktang nauugnay sa pagbabayad ng mga materyales at paggawa;
• ibubuod ayon sa iba't ibang gawaing ginagawa ng mga kalahok na entity;
• magbigay ng mga reserba sa pamamahala (sa madaling salita, mag-iwan ng partikular na reserba ng gastos at oras kung sakali).

Kahalagahan ng proseso ng badyet

Pagbabadyetproyekto ay naglalagay ng malaking presyon sa parehong mga tagapamahala at mga departamento nito. Ang katotohanan ay naglalagay ito ng ganoong alternatibo: kung mananatili tayo sa loob ng badyet, epektibo tayong kumilos, ngunit kung lumampas tayo, hindi maayos ang gawain.

Gayunpaman, ang pangangailangang ito ay kadalasang hindi naaangkop sa aktwal na pagbabadyet ng proyekto. Ang katotohanan ay ang mga badyet ay parehong nabuo at ipinapatupad sa ilalim ng ilang partikular na presyon mula sa ilang salik, parehong subjective at layunin.

Halimbawa, ang isang project manager na kinukuha ay kadalasang napipilitang tumanggap ng mga badyet na binuo at pinagtibay nang wala siyang partisipasyon, kahit na tila hindi makatotohanan ang mga ito sa kanya. Kung hindi, ang empleyado ay maaaring tanggihan ng isang kontrata. Gayunpaman, kung sumasang-ayon siya sa isang badyet na malinaw na hindi nakakatugon sa mga ibinigay na mga deadline, pati na rin sa mga mapagkukunan na magagamit, pagkatapos ay sa sandaling ang pagkamit ng ilang mga resulta ay nangangailangan ng paggasta ng higit sa binalak, ang empleyado ay napipilitang ipaliwanag ang problemang ito, sa kabila ng ang katotohanan na sa simula ay itinakda ang badyet sa napakababang antas.

Nararapat tandaan na ang pagbabadyet ng proyekto ay maaaring maging makatwiran. Sa kasong ito, ang layunin ng badyet ay pangunahing itatag ang tunay na halaga ng proyekto sa kompanya. Samakatuwid, kung ang tagapamahala ng proyekto ay tumatanggap ng isang badyet na makabuluhang lumampas sa 15-20% na margin ng error na katanggap-tanggap para sa yugto ng pagbibigay-katwiran sa gastos (impormasyon mula sa talahanayan sa itaas), malamang na ang sitwasyon ay hindi limitado sa pagpapaliwanag ng istraktura ng dahilan sa senior managementang labis na ito. Sa kasong ito, malamang na mawalan ng trabaho ang project manager.

Paano ito maiiwasan?

Upang maiwasan ang ganitong sitwasyon, si M. Thomsett, isang Amerikanong siyentipiko, ay nagmumungkahi sa mga tagapamahala na bumuo ng kanilang sariling mga badyet sa proyekto. Gayunpaman, itinuro niya ang ilang dahilan para sa pag-uugaling ito:

• Ikaw ang may pananagutan sa pag-uulat sa mga gastos sa hinaharap ng proyekto at ang kakayahang gastusin ang kanilang badyet. Hindi ito magiging posible kung gagawin mo ang isang paunang natukoy na badyet.
• Bilang isang tagapamahala ng proyekto, dapat na mas alam mo kaysa sa iba ang eksaktong halaga ng isang partikular na proyekto. Ang badyet na iyong itinakda ay itinuturing na isang layunin sa pananalapi. Dapat ka nitong masiyahan ayon sa mga sumusunod na parameter: upang magbigay ng pagkakataong sukatin ang tagumpay ng proyekto at maging isang paraan upang sukatin ang kakayahan ng tagapamahala (iyon ay, ikaw).
• Dapat mong payagan ang ilang mga allowance sa mga linya ng badyet. Ito ay kritikal kung ang mga katwiran sa hinaharap para sa mga partikular na gastos ay papasok. Dapat itong idagdag na ang mga pagpapalagay ay inihambing sa mga posibilidad para sa kasalukuyang panahon, habang ang mga posibleng komplikasyon ay hindi isinasaalang-alang. Kapag mayroon kang kakayahang maghambing sa antas na ito, gagana ang proseso ng badyet gaya ng nakaplano.

Paggawa, pagsubaybay, at pagsasagawa ng planong pinansyal

Kailangan mong malaman na ang mga badyet ng proyekto ay nabuo, sinusubaybayan at isinasagawa nang hiwalay sa plano sa pananalapi ng mga unit na kasangkot sa negosyo,kumpanya sa kabuuan.

May mga dahilan para dito:

• Ang mga proyekto ay hindi mauulit. Ang mga badyet ng mga kagawaran at subdibisyon ay nabuo taun-taon. Madalas na sinusuri ang mga ito tuwing anim na buwan o mas madalas. Ang mga proyekto ay nagtatapos sa kanilang pag-iral kaagad pagkatapos ng kanilang pagpapatupad. Ang katotohanan ay ang oras para sa pagpapatupad ng programa ay hindi nakatali sa taon ng pananalapi. Ang rebisyon ng badyet ay hindi kanais-nais. Ang pagbubukod ay mga kaso kapag ang mga malalaking error ay natagpuan sa unang bersyon o kapag ang kapaligiran ay nagbago nang malaki (ito ay kung saan ang isang partikular na proyekto ay ipinapatupad).
• Nasa kamay ng manager - direktang kontrol sa pagpapatupad ng badyet. Kapansin-pansin na ang mga plano sa pananalapi ng mga kagawaran at dibisyon, bilang panuntunan, ay nakasalalay sa ugnayan na bubuo sa pagitan ng ilang mga serbisyo: ang departamento ng pagpapatupad ay nagbibigay ng limitasyon sa gastos sa isa o ibang departamento, batay sa impormasyong ibinigay ng ibang departamento; gayunpaman, ang mga desisyon tungkol sa mga tauhan at ang sistema ay ginawa ng nangungunang pamamahala. Ang proyekto, sa kabaligtaran, ay gumagamit ng badyet alinsunod sa dalawang direksyon: ang paggamit ng mga mapagkukunang iyon na magagamit (mga nakamit at tauhan), ang mga ito ay nasa pagtatapon at badyet ng departamento, at ang limitadong paggamit ng mga panlabas na uri ng mapagkukunan. na naaakit pansamantala. Ang pagkuha ng karagdagang empleyado ay nagreresulta sa mga nakapirming gastos pa rin; karagdagang yunit ng mga tauhan para sa isang proyekto, kadalasang gumagamit ng mga puwersang nasa serbisyo na.
• Ang tagumpay ng pagpapatupad ng badyet ay direktang nauugnay sa hindi nagkakamali na pagsunod sa plano ng aksyon ng proyekto, pati na rin ang iskedyul para sa paggamit ng mga mapagkukunan. Binubuo din ito ngdepende sa kung gaano kahusay na pinlano ng tagapamahala ang pagpapatupad ng bawat yugto, gayundin kung ang mga empleyadong kalahok sa pangkat ng proyekto ay sumusunod sa itinatag na iskedyul. Kung ang pagpapatupad ng isang partikular na yugto o trabaho sa kabuuan ay naantala dahil sa pangangailangan, halimbawa, sa mga mapagkukunan ng tao o oras kaysa sa orihinal na natukoy, kahit papaano ay nakakaapekto ito sa badyet sa isang hindi kanais-nais na paraan, iyon ay, sa anyo ng isang pagtaas sa gastos sa pagsasagawa ng gawaing proyekto.

Ang mga katulad na panuntunan, kahit man lang sa perpektong sitwasyon, ay dapat gamitin ng mga tagapamahala ng lahat ng departamento ng kumpanya na may sariling badyet. Ito ay nagkakahalaga ng pag-alam na ang bawat isa sa kanila ay may pananagutan para sa hindi lalampas sa antas ng badyet at, nang naaayon, labis na paggasta. Gayunpaman, sa pagsasagawa, isang minorya lamang ng mga kumpanya ang mahigpit na sumusunod sa panuntunang ito. Sa kabilang banda, ilang kumpanya lang ang nagpapahintulot sa mga direktor ng departamento na itakda ang antas ng badyet na talagang kailangan para sa proyektong isinasagawa sa departamento.

Mga tender, negosasyon at kasunduan

Susunod, ipinapayong isaalang-alang ang huling yugto ng proyekto: ang organisasyon ng mga tender, mga espesyal na site, pati na rin ang pagtatapos ng mga kasunduan sa pakikipagtulungan at pakikipagsosyo.

Sa ilalim ng tender ay dapat na maunawaan ang mapagkumpitensyang pag-bid, kung saan ipinatupad ang pagpili ng mga supplier ng mga mabibiling produkto at serbisyo. Ang mga kostumer ng munisipyo at estado ay isinasagawa ang kanilang mga aktibidad sa loob ng balangkas ng 44-FZ Sa sistema ng kontrata sa laranganpagbili ng mga kalakal, trabaho, serbisyo upang matiyak ang estado. at mga pangangailangan ng munisipyo.”

Ang mga korporasyon ng estado, mga organisasyon na nagpapatupad ng mga regulated na aktibidad, ang mga natural na monopolyo ay gumagana ayon sa batas 223-FZ “Sa pagkuha ng mga kalakal, gawa, serbisyo ng ilang uri ng legal na entity. mga tao” (halimbawa, mga construction tender).

Mga espesyal na lugar

Ang mga komersyal na istruktura ay gumagana sa loob ng kasalukuyang batas sibil sa teritoryo ng Russian Federation. Nag-post sila ng impormasyon tungkol sa kanilang mga plano sa mga tender site. Parehong mga indibidwal at legal na entity na ganap na sumusunod sa mga kinakailangan ng kostumer at batas ng Russia ay may karapatang lumahok sa pagkuha.

May iba't ibang mga tender: bukas (iyon ay, para sa lahat ng kalahok), halimbawa, bukas na tender, kahilingan para sa mga sipi, electronic auction, kahilingan para sa mga panukala; sarado (iyon ay, para sa isang limitadong bilang ng mga tao), halimbawa, mga limitadong auction at kumpetisyon. Ang mga pagbili ay maaaring gawin sa elektronikong anyo at sa papel.

Dapat isaisip na ang naturang kaganapan ay nangangailangan ng seryosong paghahanda, lalo na, legal, pinansyal at teknikal. Ito ay kinakailangan upang matiyak ang aplikasyon at pagpapatupad ng kontrata. Samakatuwid, dapat munang i-set up ng mga manager ang kanilang mga tauhan para sa pagtutulungan ng magkakasama, dahil ang huling resulta ay nakasalalay sa pagkakaugnay ng mga operasyong isinasagawa ng mga empleyado.

Mga pangunahing yugto ng pagpapatupad ng tender

Schematically, ang pakikilahok sa mga naturang kaganapan ay maaaring katawanin tulad ng sumusunod: Pagsusuri sa merkado → Pagpili at karagdagang resiboelectronic signature → Registration → Maghanap para sa isang malambot na site → Paghahanda ng pinansiyal na seguridad → Pagbubukas ng isang espesyal na account (ito ay kinakailangan para sa mga kalahok sa pagkuha alinsunod sa 44-FZ) → Paghahanda at kasunod na pagsusumite ng isang aplikasyon para sa pakikilahok sa pagkuha → Direktang paglahok sa lambing. Ang huling hakbang, siyempre, ay ang pagkuha ng resulta.

Ating isaalang-alang ang pangunahing yugto ng ipinakitang listahan: paglahok, halimbawa, sa isang construction tender. Ito ay magiging isang electronic auction sa ilalim ng 44-FZ. Sa isang paunang natukoy na oras, nagsisimulang isaalang-alang ng customer ang mga aplikasyon ng mga kalahok. Kapag ang iyong aplikasyon ay itinuturing na karapat-dapat para sa pakikilahok sa auction, dapat mong kalkulahin ang pinakamababang antas ng presyo kung saan ikaw ay handa nang mag-supply ng isang construction product o magbigay ng mga kaugnay na serbisyo, ayusin ang trabaho sa ilalim ng tender na ito.

Ang Electronic na auction ay isinasagawa sa real time. Kaya, sa loob ng sampung minuto pagkatapos isumite ang huling alok para sa presyo, ang kalahok ay may karapatang gumawa ng kanyang sariling alok online sa "hakbang ng auction": mula 0.5 hanggang 5% ng NMCC. Sa madaling salita, ang isang hakbang na maaaring gawin sa isang pagkakataon ay hindi dapat lumampas sa 5% ng paunang pinakamataas na presyo ng kasunduan sa pakikipagsosyo (kooperasyon) na nakasaad sa paunawa.

Ayon sa mga resulta ng auction, isang protocol ang iginuhit. Pagkatapos maituring na nakumpleto ang auction, magsisimula ang yugto ng pagsasaalang-alang ng mga karagdagang bahagi ng mga aplikasyon.

Konklusyon

Kaya, isinasaalang-alang namin ang kategorya ng pagbabadyet:layunin at uri ng badyet, mga yugto ng proyekto. Bilang karagdagan, sinuri namin ang pangunahing yugto nang mas detalyado. Ito ay nagkakahalaga ng noting na kahit na ang isang baguhan ay maaaring manalo sa malambot. Paano ito isasagawa?

Ang Electronic na kalakalan ay nagsasangkot ng pagkakaroon ng mga customer, iyon ay, pera. Gayunpaman, hindi kasama sa tender ang mga impormal na relasyon. Walang paraan para magkasundo. Ang pagkabigong sumunod sa mga kundisyong itinakda sa kontrata ay maaaring magresulta sa pagkawala ng kasunduan, pagkawala ng pondo, at pagkawala ng pagkakataong lumahok sa iba pang mga auction dahil sa diskwalipikasyon. Ang mga nagsisimula ay madalas na lumalabag sa mga panuntunang ito dahil sa karaniwang kawalan ng pansin.

Una sa lahat, dapat mong makuha ang iyong mga kamay sa mga tender na walang mga mahigpit na panuntunan. Halimbawa, sa auction ng isang komersyal na plano. Pagkatapos lamang nito ay ipinapayong lumipat sa mga seryosong tender, na kinokontrol ng batas sa pagkuha alinsunod sa 44-FZ at 223-FZ. Ang pangunahing kondisyon para sa tagumpay ay walang iba kundi ang pag-iisip. Una sa lahat, kailangan mong isipin ang kalidad ng trabaho, at hindi ang halaga ng kasunduan.

Isipin mo na nanalo ka pa rin. Mayroon kang kontrata sa iyong mga kamay. Makakahanap ba ang kumpanya ng karagdagang mga kapasidad at pwersa upang matupad ito nang walang problema? At kung hindi, gaano karaming pera ang aabutin sa pagkuha ng mga manggagawa o pagrenta ng kagamitan? Mananatiling kumikita ba ang deal?

Nararapat na alalahanin na kabilang sa mga pagkakamali ng mga bidder, ang mga pangunahing bagay ay tulad ng paglabag sa mga takdang oras, hindi nag-iingat na pag-aaral ng dokumentasyon, mga pagtatangka na makilahok sa maraming mga tender sa parehong oras, mga pagkakamali ng teknikal na plano,kalakalan sa isang pagkalugi. Ang lahat ng ito ay maaaring humantong sa masamang kahihinatnan. Iyon ang dahilan kung bakit kailangang pigilan ang lahat ng nakalistang pagkukulang nang maaga.