Mga uri ng pagpupulong: protocol, istraktura at nilalaman

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Imposibleng isipin ang gawain ng anumang organisasyon nang walang mga komunikasyon sa negosyo. Ang maayos na binuong komunikasyon sa pagitan ng mga empleyado ay nagbibigay-daan sa iyong maayos at mabilis na malutas ang mga gawain.

Maraming uri ng mga pagpupulong sa mga organisasyon, at bawat isa sa kanila ay may sariling katangian at gawain. Ang pag-alam sa gayong mga nuances ay makakatulong na mapadali ang talakayan ng mga isyu sa negosyo. Sasabihin sa iyo ng artikulong ito ang tungkol sa mga uri ng mga pagpupulong, tulungan kang maunawaan kung bakit ginaganap ang mga ito at kung paano itinatala ang mga ito sa trabaho sa opisina.

Mga layunin ng mga pulong sa negosyo

Ang pangunahing layunin ng pagdaraos ng anumang uri ng mga pagpupulong at pagpupulong ay ang bumuo ng mga partikular na nakabubuo na solusyon sa mga mabibigat na problema at isaalang-alang ang mga pangunahing isyu sa negosyo. Gayundin, sa panahon ng sama-samang pagpupulong, ang mga kawani ay may pagkakataon na magbahagi ng mga opinyon, ideya o gumawa ng panukala sa pinakamahusay na solusyon sa mga problema sa mas matataas na tagapamahala.

Anumang uri ng mga pagpupulong sa negosyo ay nagbibigay-daan sa iyo na makakita ng komprehensibong larawan ng sitwasyon sa organisasyon, upang matukoy ang mga kalakasan at kahinaan nito. Dapat tandaan na kapag nakikilahok sa format na itoang mga komunikasyon sa negosyo ay isang mabilis na adaptasyon ng mga bagong empleyado ng kumpanya o enterprise.

Mga Gawain

Ang mga sumusunod na gawain ng lahat ng uri ng pagpupulong ay maaaring makilala:

• paglutas ng mga kasalukuyang problema at isyu;
• pagsasama-sama ng mga aktibidad ng mga departamento alinsunod sa estratehikong layunin ng kumpanya;
• assessment ng kumpanya at ang mga indibidwal na structural division nito;
• pagpapanatili at pagbuo ng patakaran ng kumpanya.

Upang maunawaan kung anong format ang pagdaraos ng naturang kaganapan sa negosyo, kailangan mong magpasya kung alin sa mga gawain sa itaas ang tutugma dito, at pagkatapos nito ay mauunawaan mo kung saang klasipikasyon ito mapapabilang.

Mga uri at pag-uuri

Ang isang pulong, bilang isang uri ng komunikasyon sa negosyo, ay maaaring magkaroon ng ibang anyo ng pagdaraos, na tumutukoy sa paksa nito at sa listahan ng mga opisyal na dumalo.

Dapat i-highlight ang pangunahing klasipikasyon ng mga pulong:

1. Rehiyon ng pagmamay-ari. Dito maaari nating makilala ang mga uri ng mga pagpupulong bilang administratibo (na nagbibigay para sa talakayan ng mga problemadong isyu), siyentipiko (mga seminar at kumperensya, ang layunin nito ay talakayin ang mga paksang siyentipikong isyu), pampulitika (nagbibigay para sa isang pulong ng mga miyembro ng anumang pampulitika. party at kilusan) at magkahalong uri.
2. Scale. Dito, nakikilala ang mga internasyonal, kung saan kasangkot ang mga espesyalista mula sa ibang mga bansa o dayuhang kasosyo, pambansa, rehiyonal, pati na rin ang lungsod.
3. Regularidad. Sa anumang format ng pagpupulong, maaaring mayroonpermanente o pana-panahon.
4. Ayon sa lokasyon - lokal o naglalakbay.

At lahat ng uri ng pagpupulong ay maaaring hatiin tulad ng sumusunod:

1. Mapagtuturo, na nagbibigay ng isang direktiba na format ng pag-uugali, kung saan ang isang nakatataas na pinuno ay direktang naghahatid ng impormasyon sa kanyang mga nasasakupan, na pagkatapos ay nag-iiba at ipinapadala sa kahabaan ng patayo ng kapangyarihan. Kadalasan, sa kurso ng naturang komunikasyon sa negosyo, maririnig ang mga utos ng CEO, na maaaring makaapekto nang malaki sa takbo ng negosyo, at maaari rin itong mga pamantayan ng pag-uugali o mahahalagang pagbabago.
2. Operational (mga control room). Ang layunin ng ganitong uri ng pagpupulong ay upang makakuha ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain sa isang organisasyon o negosyo. Ang daloy ng impormasyon sa kasong ito ay nakadirekta mula sa subordinate subordinates sa mga pinuno ng mga departamento o ang pangkalahatang direktor. Karaniwan, sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo, ang mga isyu sa pagpapatupad ng mga mapa ng kalsada, mga nakaplanong aktibidad, estratehiko at mga plano sa pagpapatakbo ay isinasaalang-alang. Ang isang mahalagang pagkakaiba sa pagitan ng operational (dispatch) meeting at lahat ng iba pa ay ang mga ito ay regular na gaganapin at may nakapirming listahan ng mga kalahok. Dapat ding tandaan na sa panahon ng pulong ay maaaring walang agenda.
3. Problema. Ang nasabing pagpupulong ay ipinapatawag kung sakaling may apurahang pangangailangang magpasya na kumpletuhin ang mga gawain sa maikling panahon o upang malutas ang isang pandaigdigang problema para sa negosyo.

Bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, maaaring hiwalay na isa-isa ng isa ang isa sa mga pinakasikat na uri ng produksyonmga pagpupulong - pagpaplano. Bilang panuntunan, ang naturang kaganapan ay ginaganap araw-araw o isang beses sa isang linggo, kung saan naroroon ang pinuno ng departamento at mga direktang gumaganap, na tumatanggap ng mga gawain para sa araw na iyon at tinatalakay ang pag-usad ng kanilang pagpapatupad.

Ang paksa ng pagpupulong ng mga tauhan ng negosyo sa pulong ay maaaring maging anumang uri ng mga isyu na lumitaw sa kurso ng negosyo, at ang kurso ng talakayan ay maaaring italaga sa mga pagbabago sa panlabas na kapaligiran sa kung saan pinapatakbo ang isang partikular na organisasyon.

Pag-aayos ng pulong

Anumang uri ng pagpupulong, anuman ang format nito, ay nangangailangan ng maingat na paghahanda para dito, dahil ang pagiging epektibo nito ay nakasalalay sa sandaling ito. Sa una, kailangan mong tukuyin ang mga sumusunod na punto:

• target;
• tinalakay na isyu;
• pagtatakda ng mga gawain para sa mga tauhan (batay sa functionality at subordination);
• mga hakbang para sa pagkumpleto ng mga gawain.

Ngayon, karamihan sa mga pagpupulong ay isinasagawa sa isang napakapangkaraniwan na paraan, dahil sa kung saan nawawala ang kahulugan ng mga ito, at ang mga gawaing itinalaga ay maaaring maisagawa nang hindi maganda. Samakatuwid, napakahalagang pag-isipan ang buong kurso ng naturang mga pagpupulong sa negosyo at bumuo ng isang gumaganang talakayan sa paraang hindi lamang ito tumatagal, ngunit may feedback mula sa team.

Mga Pagpupulong

Dapat tandaan na ang malalaking kumpanya at organisasyon na naglalayong makakuha ng tiyak na bahagi sa merkado at paunlarin ang kanilang kumpanya na may layuning kumita ng malaking kita ay gumagawa ng malaking tayaupang talakayin ang mahahalagang isyu nang tumpak sa pamamagitan ng mga pagpupulong. Mula sa pagsasanay ng mga matagumpay na tagapamahala, maaari mong buuin ang sumusunod na hanay ng mga panuntunan kung paano maghanda para sa isang pulong:

Una, tinutukoy ang listahan ng mga kalahok. Dapat ay malinaw kung sino ang aanyayahan sa pulong at kung ano ang papel na gagampanan niya dito. Madalas na nangyayari na maaaring hindi maintindihan ng mga inimbitahan ang isyu, at iniimbitahan sila "kung sakali", ngunit sa sandaling iyon magagawa nila ang kanilang mga tungkulin sa trabaho at hindi mag-aksaya ng oras.

Mahalagang maghanda ng agenda. Kung ang pulong ay naka-iskedyul, pagkatapos ay isang agenda ay binuo nang maaga, na nagpapahiwatig ng mga isyu na tatalakayin, at tinutukoy din ang mga pangunahing tagapagsalita. Mahalagang tandaan na ang dokumentong ito ay dapat ipadala sa mga responsable sa paghahanda ng impormasyon at sa mga dadalo upang ang lahat ng kalahok ay makapaghanda ng mga ulat, panukala at karagdagang mga katanungan. Kung kinakailangan, maaaring isaayos ang agenda.

Malalaki at madiskarteng isyu ang dapat ilagay sa unahan ng pulong. Ang mga tagapagsalita ng mga naturang isyu ay dapat na mga tao (mga pinuno ng mga departamento, seksyon, workshop) na personal na responsable para sa pagpapatupad ng anumang mga madiskarteng aktibidad ng kumpanya.

Mahalagang puntos

Mahalagang tandaan na ang anumang pagpupulong ay may dalawang pangunahing yugto - ang paghahanda para dito at ang aktwal na pagdaraos. Kasama sa unang yugto ang pagtukoy sa kaugnayan ng pagsasagawa ng negosyoAng koleksyon, mga gawain, pangunahin at pangalawang layunin ay ipinahiwatig, isang listahan ng mga kalahok at tagapagsalita ay nabuo, mga ulat, mga pagtatanghal at isang ulat ay inihanda ayon sa paksa o isang dating tinukoy na agenda. Kasama sa ikalawang yugto ang pagpapatupad ng naunang binalak na kurso ng pulong, pakikinig sa mga ulat at pagtalakay sa mga kasalukuyan at estratehikong isyu.

Kung sa panahon ng naturang komunikasyon sa negosyo kinakailangan na magpasya kung ano at kanino ang gagawin mula sa mga empleyado, maaari nating iisa ang ikatlong yugto - ang paggawa ng desisyon. Bilang isang tuntunin, ang mga desisyon ay ginagawa ng chairman, na siyang namumuno sa pulong, batay sa kanyang sariling pagpapasya o sa pamamagitan ng talakayan o sama-samang pagboto.

Sample na plano sa pagpupulong

Na may malinaw na plano sa harap nila, ang sinumang tagapamahala ay maaaring magsagawa ng pulong nang mahusay at epektibo, na magbibigay-daan sa iyong makakuha ng feedback mula sa staff at magtakda ng mga tamang gawain para sa kanila. Maaaring kasama sa planong ito ang sumusunod:

• salitang pagbati;
• pakikinig sa mga ulat at pagbubuod para sa isang tiyak na yugto ng panahon (quarter, linggo, kalahating taon, buwan);
• saklaw ng mga kasalukuyang isyu na nauugnay sa kompanya;
• mga mungkahi sa pakikinig para sa pag-troubleshoot (brainstorming);
• pagsusuri ng mga iminungkahing opsyon at talakayan sa pagpapatupad ng mga ito;
• akumulasyon ng mga opsyon;
• pagboto para sa pagpapatibay ng isa o ibang opsyon;
• pagtukoy ng mga hangganan sa panahon ng paglutas ng problema (pagtukoy kung sino ang responsable, timing, mga pamamaraan at pamamaraan).

Recording

Malakiilang uri ng mga pagpupulong ang kailangang ayusin sa papel (dokumento), na tinatawag na protocol. Ang pagpapanatili ng ganitong uri ng dokumentasyon ay nagbibigay-daan sa iyo na gawing lehitimo ang mga desisyong ginawa. At gayundin, salamat sa protocol, palagi mong masusubaybayan ang pag-usad ng pagpapatupad ng mga aktibidad, at kung sakaling mabigo sa pagkumpleto ng mga gawain, tukuyin kung sino ang responsable para dito.

Ang pagbutas, bilang panuntunan, ay isinasagawa ng kalihim ng pinuno na siyang tagapangulo ng pulong. Gayunpaman, ang pagpapaandar na ito ay madalas ding gawin ng ibang mga manggagawa.

Mga tungkulin at gawain ng kalihim

Bago magsimula ang mga business meeting, dapat na pamilyar ang kalihim sa listahan ng mga inimbitahan at listahan ng mga isyu na tinalakay. Gayunpaman, nararapat na tandaan na kung ang pulong ay gaganapin nang regular, kung gayon ang opisyal na ito ang kumukolekta ng lahat ng dokumentasyon (mga listahan, plano, agenda, atbp.) at tumutulong sa pinuno na maghanda para sa pulong.

Sa una at kung kinakailangan, maaaring hilingin ng kalihim sa mga taong lalabas na punan ang isang registration sheet, kung saan ipapakita ang kanilang buong pangalan. at posisyon. Kakailanganin ito kapag nag-draft ng protocol. Susunod, inanunsyo ng kalihim ang agenda, na minarkahan ang simula ng pulong. Dagdag pa, kapag nagsimulang talakayin ng mga naroroon ang mga isyu, itinatala ng kalihim ang pag-unlad ng kaganapang ito. Sa pagtatapos ng pulong, inihahanda ng opisyal na ito ang natapos na bersyon ng mga minuto, pagkatapos ay nilagdaan niya ito kasama ng chairman at ipinapadala ang lahat sa mga taong sangkot.

Napakahalaga para sa Kalihim, kapag nag-iipon, na magbayad ng dapat bayaranpansin sa hitsura ng katitikan ng pulong. Dapat itong may kasamang header, venue, listahan ng mga dadalo, mga isyung tinalakay at mga desisyong ginawa.

Konklusyon

Mula sa impormasyon sa itaas, nagiging malinaw na ang pagdaraos ng mga pagpupulong sa mga negosyo ay napakahalaga. Gayunpaman, palaging dapat tandaan na ang mataas na kalidad na paghahanda para sa mga naturang kaganapan ay nagdadala ng higit sa 50% ng susi sa tagumpay sa pagsakop ng impormasyon, pagtatakda ng mga layunin at ang kanilang mataas na kalidad na pagpapatupad.