Mga regulasyon sa daloy ng dokumento ng organisasyon. Isang halimbawa ng daloy ng trabaho sa isang organisasyon

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang dokumento ay impormasyong ipinakita sa isang form na naaangkop sa nilalaman at layunin nito. Ang isang dokumento ay nilikha na may layunin, ng isang tao para sa isang tao. Ngunit hindi palaging ang pinagmulan ng dokumento at / o ang addressee nito ay isang tao. Ang modernong antas - kapag posible at kinakailangan na epektibo at praktikal na isama ang mga makina at mekanismo sa control loop.

Ang proseso, mga tampok at bilis ng paggalaw ng isang dokumento ay nakasalalay sa anyo, nilalaman at paggana nito ng "kapaligiran ng paggalaw". Ang tagumpay, economic indicator at social efficiency ay nakasalalay sa kung gaano kahusay ang daloy ng dokumento sa organisasyon, at ito ay: ang kalidad at buhay ng kumpanya.

Tungkol sa mga dokumento at daloy ng trabaho

Ang pangangasiwa, anyo at pamamaraan ng daloy ng trabaho sa halimbawa ng isang organisasyon, ay hindi kinokontrol ng batas. May mga GOST, by-laws at mandatoryong rekomendasyon. Bilang bahagi ng mga dokumento ng accounting, mga papeles para sa pagkuha ng pautang oAng mga medikal na ulat ay mga pamantayan ng batas.

Ang isang dokumento ay hindi palaging isang mahigpit na nakasulat na form. Maaari itong maging:

• isang form kung saan pinupunan ang mga partikular na field sa isang partikular na paraan, na may eksaktong semantiko at syntactic na nilalaman;
• isang page na ginawa ayon sa isang partikular na form para sa isang partikular na aplikasyon (liham, order, tuntunin ng sanggunian, staffing, …);
• free-form (paliwanag na tala ng empleyado, pasasalamat sa mga nagawang paggawa, resolusyon sa aplikasyon, …).

Maaaring ipakita sa papel o elektronikong paraan ang lahat ng tatlong bersyon ng mga dokumento at, dahil sa pagkakaroon ng mga teknikal at legal na tool, ang mga ito ay ganap na katumbas, bagama't may mga kaso pa rin na papel na form lang ang posible.

Sa kabila ng kakulangan ng pambatasan na regulasyon ng anyo at nilalaman ng dokumento at daloy ng trabaho, mayroong mahigpit, karaniwang tinatanggap at hindi tinatalakay na kasanayan sa paglikha, paglipat, pag-iimbak o pagsira ng mga dokumento, na malayang ayusin ng bawat organisasyon. sa sarili nito sa anumang paraan.

Perpektong halimbawa ng daloy ng dokumento sa isang organisasyon

Sa panimula imposibleng makamit ang ideal:

• sa anumang larangan ng buhay at aktibidad,
• anumang oras,
• kahit saan sa kalawakan,

dahil ginagawang posible ng bawat bagong diskarte na makakita ng mga bagong abot-tanaw. May pagnanais at pangangailangan na sundin ang mga ito. Ang dokumentasyon ay walang pagbubukod. Sa kabaligtaran, ito ay isang nagpapakita at masiglang halimbawa ng dinamikong pagsasaayos ng proseso ng paggalaw ng impormasyon.

Hindi mahalaga kung paano itinatala ang impormasyon: sa papel o sa elektronikong anyo. Sa kasalukuyan, ang parehong mga form ay may parehong legal na halaga, bagama't ang papel na bersyon ay may mga pakinabang sa ilang mga kaso.

ang ikot ng kanilang paggalaw mula sa sandali ng paglitaw (paglikha) hanggang sa sandali ng pagdeposito o pagkasira.

Hindi lahat ng organisasyon ay nauunawaan na maraming dokumento ang maaaring direktang isagawa ng mga makina at mekanismo nang walang interbensyon ng tao, tulad ng hindi lahat ng pinagmumulan (mga may-akda) ay dapat na mga tao lamang.

Ang karaniwang pag-unawa sa pag-automate ng daloy ng trabaho sa karamihan ng mga kaso ay nasa antas ng isang simpleng "ideya ng signal", kapag ipinagkatiwala sa programa na iulat lamang ang paglitaw ng mga kaganapan.

Internal at external turnover ng mga dokumento

Ang parehong mga circuit ay mahalaga para sa isang matagumpay na organisasyon. Ang panlabas na turnover ay may static na halaga, habang ang panloob na turnover ay may dynamic na halaga.

Kung mas mahusay na nauunawaan ng pamamahala ng kumpanya ang sitwasyong ito, mas promising ang elektronikong sistema ng pamamahala ng dokumento na pipiliin nito. Ang mga gustong magtakda ng perpektong halimbawa ng paggalaw ng mga papeles ng negosyo sa isang organisasyon ay sumulat ng sarili nilang sistema ng impormasyon.

Ang mga dokumento ay maaaring pangunahin atpangalawa. Ang huli ay palaging may kasaysayan ng paggalaw sa loob ng organisasyon.

Sa pamamagitan ng pagsusuri sa aplikasyon ng kaalaman tungkol sa dokumento at paggamit nito, posibleng suriin ang mga functional na katangian ng kumpanya, socio-economic indicator at mga parameter ng oras. Mahalaga ito para sa parehong mga kasosyo at mga mamimili.

Papel ngunit epektibo o elektroniko ngunit binili

Ang pagiging natatangi ay likas hindi lamang sa isang tao, kundi pati na rin sa isang organisasyon. Bukod dito, pinahahalagahan ng bawat tao ang kanyang sariling katangian at nagsusumikap sa lahat ng posibleng paraan upang bigyang-diin ito sa pananamit, pag-uugali, edukasyon, at iba pa.

Ang kumpanyang bumibili ng ready-made information system ay isang perpektong halimbawa ng workflow ng isang organisasyon na nag-aalis sa sarili nitong mukha at pinipilit ang mga empleyado na magbihis ng "mga damit ng ibang tao."

Mas mabuting ipagkatiwala ang sarili mong mga empleyado na magtrabaho sa paper media sa makalumang paraan kaysa magpataw sa kanila ng third-party, ngunit modernong opinyon tungkol sa mga dokumento at paggamit ng mga ito. Ang bawat empleyado ay isang mahalagang elemento ng functionality ng organisasyon, at hindi isang researcher ng pagiging epektibo ng mga ideya at istruktura ng third-party na workflow ng ibang tao.

Mga priyoridad, dynamics at functionality

Ang panlabas na tabas ng daloy ng trabaho ay palaging limitado, hindi mapagpanggap at statically stable. Sa pangkalahatan, hindi ito dapat bigyan ng higit na kahalagahan kaysa sa nararapat. Halimbawa, ano ang punto ng "pag-invest ng iyong kaluluwa" sa mga relasyon sa buwis, mga awtoridad sa regulasyon o mga kasosyo. Maaari mong pag-iba-ibahin ang proseso ng pakikipagpalitan ng impormasyon samga ahensya ng pag-advertise, ngunit maging ito sa huli ay magkakaroon ng static, makamundong anyo.

Ang priyoridad ng aming sariling sistema ng pagpoproseso ng impormasyon, isang mahalagang bahagi kung saan ay palaging pamamahala ng elektronikong dokumento, ay walang pag-aalinlangan. Ngunit palagi at lahat ay humihingi ng paumanhin sa oras at pera upang lumikha ng kanilang sariling sistema.

Isang kumbinasyon ng mga klasikong opsyon na "one es" o "galaxy" na hindi magagawa nang walang xel at ilang third-party na lokal na pang-ekonomiya o mga programa sa accounting, kasama ng kanilang sariling website upang magkaroon ng feedback at mga dokumento (mga order, mga reklamo, alok, …) mula sa mga customer at kasosyo - ang karaniwang kalagayan, ang mga empleyado ay palaging abala sa gawain, at walang gastos.

Ang dynamics ng proseso ng produksyon ay masisiguro lamang sa pamamagitan ng epektibong pagpapatupad ng sarili nitong functionality. Tanging sa kapasidad na ito, ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon ay isang halimbawang karapat-dapat tularan, at sa konteksto ng pagpapatupad ng sariling ideya sa negosyo, isang mahusay na dinamika ng produksyon, pang-ekonomiya at panlipunang mga tagapagpahiwatig.

Mga regulasyon sa sistema ng impormasyon ng organisasyon

Anumang organisasyon ay isang sistema ng impormasyon na lumitaw at umiiral sa isang katulad na kapaligiran. Ang mga dokumento ay pumapasok sa organisasyon mula sa labas, sa loob ay kinakailangan ding gumawa ng mga dokumento, ang ilan sa mga ito ay kinokontrol at mandatory.

Ang simpleng chart ng workflow ng organisasyon ay isang halimbawa ng karaniwang ginagawa ng lahat. Mga regulasyon samga panuntunan sa trabaho, pang-araw-araw na gawain, mga tungkulin ng mga empleyado - ang karaniwang pamantayan, ngunit kakaunti ang mga tao ang kasangkot sa pagbuo ng "Mga Regulasyon sa sistema ng impormasyon ng organisasyon".

Mula sa isang layunin na pananaw, ang mga pinuno ng organisasyon ay maaaring magabayan ng anumang bagay, magsulat ng anumang mga regulasyon at paglalarawan ng trabaho. Ngunit ang pagiging epektibo at pagiging praktikal ng paggawa ng panuntunang ito ay nakadepende lamang sa kung gaano nakakatugon ang panloob na arsenal ng regulasyon sa mga kinakailangan ng katotohanan.

Mga regulasyon sa mga dokumento at ang kanilang paggalaw

Ang sistema ng pamamahala ng dokumento ng isang negosyo ay isang mahalagang bahagi ng saklaw ng impormasyon ng kumpanya, bilang isang resulta kung saan ang "Mga Regulasyon sa Pamamahala ng Dokumento" ay isang annex sa "Mga Regulasyon sa Sistema ng Impormasyon ng Organisasyon", ngunit napaka mahalaga at nag-uugnay sa lahat ng bumubuo nito sa iisang organismo ng impormasyon.

Kung determinado ang pamamahala na lumikha ng perpektong halimbawa ng daloy ng trabaho ng isang organisasyon, nangangahulugan ito na talagang nakatuon sila sa pagpapaunlad ng isang matagumpay na negosyo, na may layuning kumita at mapabuti ang kapakanan ng mga empleyado.

Isang tampok ng kasalukuyang estado ng pag-develop ng software, lalo na sa unahan ng distributed information processing (mga halimbawa ng internet programming), ay halos imposibleng gumawa ng mobile na self-adapting na application.

Ang gawain ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa isang organisasyon ay isang simple ngunit nagpapakitang halimbawa. Narito ang dynamics ay kakaiba:

• mga papasok at papalabas na dokumento;
• algorithm para sa pagproseso ng mga internal at external na papeles ng negosyo.

Ang pagsulat ng code na maaaring mag-iba habang nagbabago ang data at mga algorithm ay napakahirap. Ang halaga ng oras at mapagkukunan ay hindi magagamit sa bawat organisasyon.

Pamamahala ng elektronikong dokumento sa dynamics

Organization ng workflow sa enterprise sa halimbawa ng gawain ng electronic na bersyon ay may kaugnayan, simple, indicative at praktikal. Ang pagiging kumplikado ay nagmumula sa proseso ng pagdidisenyo ng code na maaaring magbago nang pabago-bago. Problema rin ang oras ng pag-develop.

gumamit ng karaniwang lohika sa pagproseso.

Pagkatapos ang daloy ng trabaho sa organisasyon=isang halimbawa + mga feature ng sarili mong ideya sa negosyo. Sa unang pagtatantya, hindi magiging praktikal ang resulta, ngunit sa sandaling maisagawa ang unang pagpapatupad ng mga gawain, ang cycle ng kanilang solusyon ay magiging hindi na mababawi at, sa nararapat na atensyon, makakamit ang resulta.

Ang paglikha ng isang sistema ng impormasyon na may kakayahang magproseso ng dynamic na pagbabago ng impormasyon, una sa lahat, ang dynamics ng mismong proseso ng paglikha.

Hanggang sa magawa ang isang mekanismo upang sapat na baguhin ang papasok, papalabas atpanloob na mga dokumento, at ang code ay hindi magagawang mag-isa na magbago nang walang pakikilahok ng isang programmer, hindi posibleng pag-usapan ang katotohanan ng paglikha ng isang electronic na sistema ng pamamahala ng dokumento.

Gayunpaman, ang pag-imbento at pagpapatupad ng sarili mong system upang ganap na suportahan ang mga proseso ng impormasyon ng organisasyon ay kapareho ng paggawa ng tagumpay at pagiging perpekto nito.