Mga layunin at responsibilidad ng departamento ng pagbili

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Bakit kailangan natin ng departamento ng pagbili? Sa bawat organisasyon, ang departamentong ito ay kinakatawan sa isang anyo o iba pa. At ang kanyang trabaho ay direktang nakakaapekto sa kahusayan ng buong organisasyon sa kabuuan. Tingnan natin nang mabuti kung paano nakakaapekto ang gawain ng departamento sa mga resulta ng organisasyon.

Mga Layunin ng Departamento

Ang Purchasing Department ay isang departamento na dalubhasa sa pagbili ng mga kalakal mula sa isang supplier sa pinakakanais-nais na mga tuntunin para sa kumpanya.

Ang gawain ng departamento ay may direktang epekto sa lahat ng aktibidad ng kumpanya. Para sa assortment, para sa mga benta, ang kapunuan ng mga bodega, ang pagkakaroon ng mga kinakailangang kalakal, ang epektibong paggamit ng working capital.

Maaaring i-rank ang mga layunin sa pagbili batay sa mga pandaigdigang layunin ng kumpanya, ngunit kadalasang ganito ang hitsura ng pangkalahatang listahan:

• tukuyin ang pangangailangan ng kumpanya para sa isang partikular na produkto;
• bumili ng mga kalakal sa pinakamagandang presyo;
• i-promote ang mataas na turnover;
• lumikha ng mga kundisyon para sa pagtanggap ng mga kalakal sa oras;



• suriinkalidad ng produkto at bumili ng pinakamataas na kalidad;
• panatilihin ang isang relasyon sa isang supplier o mga supplier;
• magtrabaho nang epektibo sa iba pang bahagi ng kumpanya;
• Epektibong subaybayan ang mga biniling kalakal;
• monitor ang turnover, makuha ang maximum na benepisyo para sa kumpanya.

Mga Pangunahing Pag-andar

Sa iba't ibang organisasyon, ang mga function ng purchasing department ay maaaring magkaiba nang malaki sa isa't isa. Gayunpaman, may mga tungkulin at responsibilidad na magiging katangian ng isang departamento sa halos bawat kumpanya:

• Pagsubaybay sa merkado ng supplier;
• pagsubaybay sa pagkakaroon ng mga paninda sa stock;
• napapanahong muling pagdadagdag ng assortment;
• hanapin ang pinakamahusay na mga supplier at presyo;
• negosasyon sa mga supplier;
• kontrol ng paghahatid at transportasyon ng kargamento ng mga kalakal;



• resibo ng mga kalakal;
• quality control ng mga biniling produkto;
• reklamo, kung kinakailangan.

Mga karagdagang function ng purchasing department, na maaaring naroroon o wala sa organisasyon - depende sa mga detalye at istraktura nito:

• pamamahala ng assortment;
• pagtitipon ng impormasyon tungkol sa mga kakumpitensya;
• na kinasasangkutan ng mga supplier sa organisasyon ng marketing.

Structure

Ang istruktura ng departamento ng pagbili ay binuo depende sa:

• laki ng organisasyon;
• industries;
• bilang ng mga assortment unit sa turnover;
• bilang ng mga supplier;
• kanilang heyograpikong lokasyon.

Depende sa uri ng organisasyon, ang departamento ng pagbili ay maaaring pamahalaan sa gitna o rehiyon.

Bilang panuntunan, ito ay isang istraktura ng matrix na binubuo ng pinuno (pinuno, direktor) ng departamento ng pagkuha at mga tagapamahala (mga espesyalista) para sa pagkuha.

Ang average na bilang ng mga item o kategorya sa bawat manager ay humigit-kumulang 7, ngunit maaari itong mag-iba depende sa dami ng produksyon o turnover.

Mga tungkulin ng departamento at mga empleyado nito

Para sa epektibong gawain ng purchasing department, isang malinaw na pamamahagi ng mga responsibilidad ng purchasing department sa pagitan ng mga empleyado nito.

Ang pangunahing responsibilidad ng pinuno ng departamento ay tiyakin ang pagpapatuloy at katatagan ng supply ng mga kinakailangang kalakal sa pamamagitan ng pag-optimize sa gawain ng departamento at pag-uugnay sa mga aktibidad ng mga empleyado. Gayundin, ang tagapamahala ng pagbili ay dapat magkaroon ng ideya ng lahat ng natapos na mga kontrata at kategorya upang maisaayos at maipagpatuloy ang epektibong gawain ng departamento kahit na wala ang sinuman sa mga empleyado.

Kabilang sa mga tungkulin ng mga purchasing manager o ordinaryong mga espesyalista ng departamento ang pag-aayos ng supply ng mga kalakal, pagsubaybay sa transportasyon ng kargamento, pagkontrol sa pagbabayad para sa mga biniling lote, at pagpaplano ng mga pagbili.

Ang isang epektibong modelo ay kung saan ang bawat mamimili ay may sariling responsibilidad, na binubuo ng isang listahan ng mga artikulo o kategorya ng produkto.

Mga Kinakailangan ng Empleyado

Dahil sa mga responsibilidad ng mga empleyado at mga tungkulin ng departamento, maaari kang gumawa ng listahan ng mga kinakailangan para saperpektong kandidato para sa posisyon ng mamimili.

Ang mga empleyado ng departamento ng pagbili ay dapat magkaroon ng mga sumusunod na kasanayan, kaalaman, at personal na katangian:

• Kakayahang magsuri ng impormasyon. Ang pagpili ng supplier ay dapat na nakabatay sa maraming pamantayan. Ito ang pinakamagandang presyo, at isang heograpikal na kalamangan, at ang pagkakahanay ng logistik ng kumpanya ng supplier at ng iyong organisasyon.
• Kaalaman sa mga prinsipyo sa pagpepresyo.
• Kaalaman sa legal na balangkas para sa pagkuha.
• Ang kakayahang gumuhit at tapusin ang mga kontrata.
• Ang kakayahang makipag-ayos. Minsan napakahalaga na gumuhit ng mga indibidwal na kondisyon sa isang supplier para sa iyong kumpanya. Ang pagbabawas sa presyo ng supplier o paggamit ng mga mapagkukunan ng supplier para sa mga promosyon, pagsasanay na partikular sa produkto para sa kanilang mga tauhan, mga installment ng produkto at mga post-payment system ay maaring lahat ay magsilbi bilang isang magandang competitive advantage sa mga katulad na kumpanya.
• Ang kakayahang mapanatili ang mga relasyon sa negosyo.
• Ang kakayahang magplano ng iyong mga aktibidad.

Pagganyak ng mga mamimili at manager ng pagbili

Ang sistema ng pagganyak ng departamento ng pagbili ay dapat na binuo sa paraang gumagana ang empleyado nang may pinakamataas na kahusayan. Ngunit sa parehong oras, hindi dapat iharap ang magkasalungat na mga kinakailangan at mga kinakailangan na lumalampas sa mga kakayahan ng empleyado.

Upang magpatupad ng buwanang motivation system, kailangan mo ng:

• Gumawa ng KPI model para sa departamento. Ito ay mga tagapagpahiwatig tulad ng katuparan ng plano sa pagkuha, ang turnover ratio, ang kakayahang kumita ng mga bentamga kalakal, ang pagkakaroon at kawalan ng mga paninda.
• Gumawa ng modelo ng mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap para sa bawat empleyado batay sa pamantayan tulad ng delta ng presyo ng organisasyon kumpara sa mga kakumpitensya, ang pagkakaroon ng kinakailangang produkto, ang kalidad ng biniling produkto, ang paglulunsad ng mga bagong tatak, ang indibidwal kundisyon ng mga supplier at higit pa.
• Batay sa modelo ng KPI, kinakalkula ang premium. Bukod dito, magiging epektibo ang pagbabayad ng bonus na binubuo ng dalawang bahagi: isang bonus para sa pagganap ng departamento at isang bonus para sa personal na katuparan ng mga plano.

Kasabay nito, ang bawat KPI criterion ay dapat may mga katangian tulad ng:

• measurability;
• transparency;
• ang pamantayan sa pagpaplano ay dapat gawin na isinasaalang-alang ang mga uso sa merkado.

Ibig sabihin, ang mamimili ay maaaring, kung ninanais, independiyenteng kalkulahin ang halaga ng kanyang premium.

Ang bonus ng pinuno ng departamento ay maaaring batay sa mga indicator ng buong departamento, at isama rin ang mga indicator ng pagganap ng bawat empleyado nang paisa-isa.

Kasabay nito, ang bonus na bahagi ng isang ordinaryong empleyado ng procurement department ay dapat na humigit-kumulang 50% ng buong suweldo, at ang bonus ng pinuno ng departamento ay dapat na mga 30-40%. Ang natitira ay suweldo, dahil hindi lahat ng tagapagpahiwatig ng pagganap ng departamento ay maaaring iugnay sa mga aktibidad ng isang partikular na empleyado.

Nasasailalim ba sa responsibilidad ng mamimili ang mga benta

Sa mga kalkulasyon ng KPI ng purchasing department, maaari mong gamitin ang naturang criterion gaya ng turnover ng mga biniling produkto - ang ratio ng mga benta sa mga asset nito.

Mukhang dapat ang mamimilimakitungo lamang sa pagbili ng mga kalakal, ngunit ang kalidad pa rin ng mga biniling kalakal, ang pagiging kaakit-akit sa presyo nito para sa end consumer o kliyente ng kumpanya ay makabuluhang nakakaapekto sa pagpapatupad ng plano sa pagbebenta.

Samakatuwid, ang dami at kalidad ng kalahati ng mga benta ay nakasalalay sa mahusay na pagsasagawa ng mga pagbili.

Lugar ng departamento ng pagbili sa istruktura ng organisasyon

Ang mga gawain na niresolba ng departamento ng pagbili, alinsunod sa mga modernong uso sa marketing, ay dapat malutas sa ganitong pagkakasunud-sunod:

• Una, binuo ang isang diskarte sa pagbebenta (tapos na produkto o mga binili na produkto).
• Pagkatapos, kung ang departamento ng pagbili ay nasa enterprise, ang isyu ng diskarte sa produksyon ay pagpapasya.
• At pagkatapos lamang ay nabuo ang isang diskarte sa pagkuha para sa mga kinakailangang kalakal, hilaw na materyales o sangkap.

Ang pinuno ng pagbili ay madalas na direktang nag-uulat sa CEO ng kumpanya.

Dapat ding magkaroon ng epektibong komunikasyon sa pagitan ng purchasing department at marketing at sales department. Kung wala ito, mananatili ang maraming pagsisikap na lumikha ng departamento ng pagbili, pagbutihin ang istraktura at pagganyak nito nang walang tamang resulta.

Kung ipinatupad ang isang sistema ng pamamahala ng kategorya sa isang holding o organisasyon, dapat makipagtulungan ang mamimili sa manager ng kategorya. Kasabay nito, kinakailangang limitahan ang lugar ng responsibilidad ng bawat espesyalista upang ang sistema ng pagganyak ay manatiling transparent at naiintindihan ng lahat.