Ulat ng corporate card: halimbawa. Accounting para sa isang corporate bank card

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2024-01-17 19:10

Kamakailan, ang mga pagbabayad ng corporate card ay naging karaniwan na para sa karamihan ng mga negosyo. Ang mga instrumento sa pagbabayad na ito ay madaling gamitin.

Ang accounting para sa mga corporate card ay medyo simple. Ang mga nakaranasang accountant, bilang panuntunan, ay walang anumang mga problema sa pagtatala ng mga transaksyon. Maaaring magkaroon ng mga kahirapan kapag nag-compile ng isang ulat sa isang corporate card ng isang empleyado kung kanino ito ibinigay. Susunod, isaalang-alang ang mga tampok ng pagpapakita ng mga transaksyon.

Pangkalahatang impormasyon

Ang mga corporate card ay tinatawag na bank card, ang mga pondo kung saan kabilang sa organisasyon. Ginagamit ang mga ito upang bayaran ang mga gastusin ng mga empleyado bilang bahagi ng kanilang mga propesyonal na aktibidad.

Posibleng magbayad gamit ang corporate card para sa mga gastos sa paglalakbay, negosyo, hospitality. Ang instrumento sa pagbabayad na ito ay hindi ginagamit para sa mga personal na layunin ng empleyado, pag-kredito sa kanyang mga kita, pati na rin sa mga benepisyong panlipunan.

Views

May mga credit at settlement (debit) card. Sa pamamagitan ng paggamitang huling pagbabayad ay ginawa sa gastos ng mga pondong hawak sa account ng enterprise, o overdraft.

Sa mga credit card, ayon sa pagkakabanggit, ang mga settlement ay isinasagawa sa gastos ng mga hiniram na pondo na ibinigay ng istruktura ng pagbabangko.

Mga tampok ng operasyon

Ang muling pagdadagdag ay ginagawa sa pamamagitan ng bank transfer. Para magawa ito, magpapadala ng order sa pagbabayad sa organisasyon ng pagbabangko.

Ang mga pondo ay ginagastos lamang sa paggamit ng card. Maaari itong parehong ordinaryong non-cash na transaksyon at cash withdrawal.

Ang mga corporate card ay hindi napapailalim sa mga limitasyon sa settlement na itinakda ng Central Bank para sa mga pagbabayad na cash. Samantala, ang mga organisasyon sa pagbabangko, na ginagabayan ng mga rekomendasyon ng Bangko Sentral, ay maaaring magtakda ng limitasyon para sa pagpapalabas. Halimbawa, sa isang Sberbank corporate card, ang maximum na halaga ay 100 libong rubles bawat araw.

Mga kalamangan ng mga instrumento sa pagbabayad

Maaaring tandaan ang mga sumusunod na bentahe ng paggamit ng mga corporate card:

• Pagkontrol sa paggasta ng empleyado. Una, ang lahat ng mga transaksyon ay makikita sa account ng kumpanya. Pangalawa, nabuo ang ulat ng corporate card, na sumasalamin sa lahat ng gastos na natamo para sa isang partikular na panahon.
• Kakayahang gumamit ng mga pondo anumang oras. Ang access sa pera sa account ay sa buong orasan.
• Maagap na pagharang sa card kung sakaling magkaroon ng mga problema.
• Ang kakayahang gumamit ng mga pondo sa mga business trip sa ibang bansa. Hindi na kailangang bumili ng dayuhang pera kapag umaalis sa Russian Federation. Sa parehong oras, mula sa Russia posibleagad na lagyang muli ang account ng isang empleyadong nasa ibang bansa.
• Malaking matitipid sa oras kapag nagbu-book at nagbabayad ng mga tiket, mga kuwarto sa hotel.

Abiso ng Federal Tax Service and Funds

Ang impormasyon tungkol sa binuksan na account ay dapat ipadala sa FIU, VSS at serbisyo sa buwis. Sa kasalukuyan, ang abiso ay ipinapadala ng mismong organisasyon ng pagbabangko, na inihahatid ang account.

Ginagawa ang notification sa loob ng 7 araw (gumagana).

Mahahalagang nuances

Ang mga corporate card para sa mga legal na entity ay ibinibigay para sa mga partikular na empleyado ng enterprise, ibig sabihin, nakarehistro sila.

Ang pagmumuni-muni ng mga operasyon sa accounting sa mga corporate card ay isinasagawa, bilang panuntunan, sa isang hiwalay na account.

Maaaring mabuksan ang isang bank account sa rubles at sa foreign currency. Sa kasong ito, sa unang kaso, hindi na kailangang magbukas ng karagdagang foreign currency account. Ayon sa Regulasyon ng Bangko Sentral No. 266-P, ang pagbabayad gamit ang corporate card ay maaari ding gawin sa isang currency na naiiba sa currency ng account. Kapag tumatanggap, halimbawa, ng dolyar, iko-convert ng system ng bangko ang kinakailangang halaga (awtomatikong iko-convert ang rubles sa dolyar).

Mga layunin sa paggastos

Ang mga regulasyong aksyon ay nagtatatag ng isang listahan ng mga transaksyon na maaaring isagawa sa foreign currency gamit ang corporate card:

• Pagtanggap ng cash foreign currency sa ibang bansa ng Russian Federation para bayaran ang hospitality, mga gastos sa paglalakbay.
• Pagbabayad ng mga gastos (kinatawan/paglalakbay) sa mga organisasyong pangkalakalan/serbisyo sa foreign currency sa labas ng Russia.

Iba pang mga operasyon ay itinuturing na ilegal. Ang pagsubaybay sa pagsunod sa listahan ay isinasagawa ng istruktura ng pagbabangko.

dokumento ng lokal na organisasyon

Ang negosyo ay dapat bumuo ng isang aksyon na tumutukoy sa mga pangunahing panuntunan para sa paggamit ng mga corporate card. Dapat na naka-install ang dokumentong ito:

• Listahan ng mga transaksyon at gastos na pinapayagang gawin ng isang empleyado.
• Mga limitasyon sa settlement.
• Pamamaraan para sa pagsusumite ng ulat sa isang corporate card.
• Impormasyon tungkol sa hindi pagtanggap ng pagsisiwalat ng PIN code sa mga third party.
• Ang deadline para sa isang empleyado na magsumite ng advance na ulat sa isang corporate card. Sa parehong talata, ipinapayong ilista ang mga dokumentong magpapatunay sa impormasyon.

Gayundin:

• Ang bilog ng mga empleyadong may karapatang tumanggap ng mga corporate card ay tinutukoy ayon sa pagkakasunud-sunod ng pinuno.
• Magtapos ng mga kasunduan sa pananagutan sa mga nauugnay na empleyado.
• Dapat na pamilyar ang mga empleyado-cardholder sa pamamaraan para sa paggamit ng mga signature card.

Ang pagbabalik at pag-isyu ng mga instrumento sa pagbabayad ay inilalagay sa isang espesyal na ledger.

Mga tampok ng pagmuni-muni

Ang accounting para sa kasalukuyang account ay pinapanatili sa enterprise sa account. 55. Binuksan ang isang sub-account para sa kanya 55.4.

Kung ang account ay may pinakamababang balanse, ipinapayong gumawa ng mga sub-account ng pangalawang order: "Minimum na balanse" at "Limit sa pagbabayad".

Kung ang isang organisasyon ay nagbukas ng ilang account (para sa bawat card), ang subaccount 55.4 ay nilikha ngsa bawat isa sa kanila. Kung ang ilang card ng iba't ibang empleyado na nagbabayad sa loob ng pangkalahatang limitasyon ay ibinibigay sa isang account, ang pangangailangang magpanatili ng mga analytical record sa konteksto ng mga may hawak ay independiyenteng tinutukoy ng enterprise.

Sa mga kaso kung saan naka-link ang corporate card sa isang kasalukuyang account, ipinapayong lumikha ng subaccount sa account. 51 o 52.

Accounting

Ang mga panuntunan para sa pagtatala ng mga transaksyon ay ipinakita sa talahanayan para sa kaginhawahan:

db	cd	Destination	Kumpirmasyon
55.4	51	Paglipat ng halaga ng limitasyon sa pagbabayad at ang minimum na balanse (sa rubles) mula sa account ng enterprise patungo sa card account (ruble)	Payment order, bank statement.
55.4	52	Paglipat ng limitasyon sa pagbabayad at minimum na balanse sa foreign currency mula sa foreign currency account patungo sa corporate.	Dokumento ng pagbabayad, bank statement.
55.4	67, 66	Pagtanggap ng mga pondo ng kredito sa card account sa petsa ng iisang pag-kredito, kung ang isang naaangkop na kasunduan ay natapos sa istruktura ng pagbabangko	Bank order, bank statement.
55.4	66	Pagtanggap ng mga pondo ng credit sa cardaccount sa araw ng pagbabayad sa pamamagitan ng mga credit fund ng isang banking organization sa kawalan ng sariling pera ng kumpanya, kung ang isang overdraft agreement ay nilagdaan sa bangko	Bank statement, warrant.
91.2	51, 52	Pagbabayad ng mga bayarin sa bangko para sa pag-isyu, pag-isyu, pagseserbisyo ng card	Bank statement, accounting statement.
91.2	66	Pagkalkula ng interes sa isang loan na ibinigay ng corporate card	Bank statement, accounting statement.
66	51, 52	Paglipat ng mga pondo upang bayaran ang isang utang o interes sa isang utang na natanggap kaugnay ng paggamit ng isang card	Utos ng pagbabayad (dokumento), bank statement.

Upang ipakita ang muling pagdadagdag ng corporate card sa "1C," ginagamit ang dokumentong "Write-off mula sa account." Matatagpuan ito sa seksyong "Bank at cash desk."

Accounting for settlements

May dalawang opsyon para sa pagtatala ng mga transaksyon: pinasimple at akademiko. Ang kanilang mga tampok ay ipinapakita sa mga talahanayan.

Pinasimpleng paraan

db	cd	Destination	Kumpirmasyon
71	55.4	Pagninilay ng halaga ng trabahong binayaran ng card,mga serbisyo, kalakal, pati na rin ang cash na na-withdraw mula sa card sa konteksto ng mga may hawak (nag-uulat ng mga empleyado) sa petsang nakasaad sa bank statement	Bank statement na may decryption application para sa mga corporate card.
10, 15, 25, 20, 26, 44, 40 atbp.	71	Pagninilay ng mga binabayarang materyales, gawa, serbisyo, alinsunod sa paunang ulat na isinumite ng empleyado na may kasamang mga pansuportang dokumento, mula sa petsa ng ulat.	Mga invoice, ticket, resibo, tseke, orihinal na slip, tseke sa ATM, atbp.

Academic na bersyon

db	cd	Destination	Kumpirmasyon
10, 20, 26, 44 atbp.	71	Pagninilay ng mga materyales, gawa, serbisyong binayaran ng corporate card, alinsunod sa ulat na may sumusuportang dokumentasyon mula sa petsa ng pagsusumite nito	Ticket, resibo, orihinal na slip, terminal receipts, atbp.
71	57	Pagninilay ng isang transaksyon na ginawa sa isang card, ngunit hindi naitala sa isang bank account	Sanggunian sa accounting.
57	55.4	Pagninilay ng halaga ng mga binabayarang kalakal, trabaho, serbisyo, cash na na-withdraw mula sa card, sa konteksto ng mga taong may pananagutan sa araw na sila ay makikita sa isang bank statement	Extractbangkong may decryption sa pamamagitan ng mga card.

Kung ang petsa ng ulat sa corporate card ay tumutugma sa araw na ipinakita ang transaksyon sa bank statement, ang mga transaksyon ay ginawa ayon sa unang opsyon.

Bukod dito, para sa parehong mga opsyon, dapat isaalang-alang ang halaga ng pinsala:

db	cd	Destination	Kumpirmasyon
73.2	55.4	Pagninilay ng halaga ng materyal na pinsala na dulot ng kabiguan ng empleyado na magbigay ng mga sumusuportang dokumento o kaugnay ng paggamit ng mga pondo ng card para sa mga personal na pangangailangan	Bank statement, accounting statement.
50, 70	73.2	Kompensasyon para sa pinsala ng isang empleyado sa pamamagitan ng cash desk ng enterprise o sa pamamagitan ng bawas mula sa mga kita	Accounting statement, order ng resibo.

Ulat ng corporate card: halimbawa

Ang empleyado na nakatanggap ng mga pondo para sa ulat ay dapat magbigay ng isang dokumento na naglalarawan sa lahat ng mga gastos na natamo. Nakadikit dito ang mga pansuportang papel. Ang mga nauugnay na tagubilin ay itinatag sa order na inaprubahan ng Bangko Sentral.

Inaprubahan ng Order of the State Statistics Committee ng 2001 ang karaniwang anyo ng ulat na AO-1.

Sa form, gayunpaman, walang mga linya kung saan maaari mong ipakita ang mga transaksyon sa mga corporate card. Mayroong dalawang paraan para ayusin ang sitwasyon:

• Supplement ang karaniwang form. Tulad ng itinatag sa Order, ang organisasyonay may karapatang magdagdag ng mga karagdagang linya sa pinag-isang form.
• Bumuo ng isang form sa iyong sarili. Ang mga pinag-isang form mula 2013-01-01 ay hindi itinuturing na mandatory para sa mga negosyo. Ang kaukulang probisyon ay sumusunod sa Federal Law No. 402.

Pag-isipan natin ang isang halimbawa. Ang empleyado ay inisyu ng isang corporate card ng Sberbank, kung saan magagamit ang 50 libong rubles. Siya ay inutusan na bumili ng isang multifunctional na aparato, ang halaga nito ay 110 libong rubles. Alinsunod sa order ng pagbabayad, 65 libong rubles ang inilipat sa card. Pagkatapos bilhin ang device, naging 5,000 rubles ang balanse.

Ang accountant ng enterprise ay nagdaragdag sa karaniwang anyo ng ulat na may ilang linya. Una sa lahat, ibinibigay ang mga column upang ipakita ang mga halaga ng mga pondo mula sa petsa na ginamit ang card:

• "Balanse sa card". Punan ang linyang ito kung hindi ibinigay ng empleyado ang instrumento sa pagbabayad.
• "Issue card …". Ang linyang ito ay naglalaman ng impormasyon kung ang instrumento sa pagbabayad ay ibinigay bago ang pagpapatupad ng gawain.

Ang balanse sa card ay kinikilala bilang katumbas ng 0 sa ilalim ng mga kondisyon ng halimbawa, dahil ang card ay ibinigay sa empleyado bago makumpleto ang pagtatalaga. Ang linyang "Nagbigay ng card" ay nagpapahiwatig ng numero nito at ang available na halaga.

Upang ipakita ang muling pagdadagdag ng mga pondo, idinagdag ang column na "Payment order" sa ulat. Ang petsa, numero ng dokumento ay nakasaad dito.

Ang linyang "Kabuuan" ay dapat maglaman ng halaga ng balanse sa ibinigay na card at ang halaga ng karagdagang paglilipat. Ayon sa mga kondisyon ng halimbawa, ang kabuuan ay 115RUB thousand

Sa likurang bahagi ng ulat, ang mga dokumento kung saan kinukumpirma ng empleyado ang mga gastos na natamo ay dapat na nakalista. Dapat ipahiwatig ng empleyado ang petsa ng gastos at ang halaga.

Cash withdrawal

Kapag gumagawa ng form ng ulat, kinakailangang magbigay ng sitwasyon kung saan hindi makakapagbayad ang empleyado para sa mga serbisyo o produkto sa pamamagitan ng bank transfer. Alinsunod dito, kakailanganing i-cash out ng empleyado ang kinakailangang halaga.

Upang ipakita ang mga naturang transaksyon, idinaragdag ang mga sumusunod na linya:

• "Inalis sa card".
• "Cash na ginastos".
• "Idinagdag sa card sa pamamagitan ng terminal".
• "Balanse sa cash".

Lahat ng transaksyon na may mga pondo ay makikita sa harap ng ulat.

Receipt of receipt of the document

Accountable na empleyado ay dapat magsumite ng ulat sa isang accountant o pinuno ng enterprise. Pagkatapos nito, susuriin ang dokumento, pagkatapos ay inaprubahan ng direktor ng organisasyon.

Mga kalakal, mga serbisyong binili ng isang empleyado ay kredito. Ang empleyado ay tumatanggap ng isang resibo para sa pagtanggap ng ulat - sa ibaba ng form. Kung hindi ito ibinigay sa form na binuo ng enterprise, ang resibo ay ibi-drawing sa isang arbitrary form.

Pag-apruba ng Form

Ayon sa mga pangkalahatang tuntunin, dapat aprubahan ng pinuno ang form na binuo ng enterprise nang nakapag-iisa. Ang naturang pangangailangan ay itinatag sa Federal Law No. 402. Ang parehong kinakailangan ay nalalapat kung ang organisasyon ay gumagamit ng isang pinag-isang form.

Karaniwan ay mga sampleang mga anyo ng pangunahing dokumento ay ibinibigay sa mga annexes sa order sa pag-apruba ng patakaran sa accounting.

Pagbubukas ng account

Upang gumawa ng account gamit ang mga corporate card, kakailanganin muna ng kumpanya ang mga dokumentong kinakailangan para magbukas ng regular na account. Bilang karagdagan, dapat kang magsulat ng isang aplikasyon, ang anyo nito ay ibinigay ng bangko. Ito ay nakasulat para sa bawat empleyado-cardholder. Nakalakip din ang mga dokumento kung saan nakikilala ang mga nauugnay na empleyado. Ito, sa partikular, ay tungkol sa isang pasaporte, pati na rin ang mga dokumento na nagpapatunay sa mga relasyon sa paggawa sa negosyo (isang kopya ng kontrata). Maaaring humiling ang bangko ng iba pang papeles kung kinakailangan.