Advance na ulat sa isang business trip. Form ng advance na ulat

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Upang account para sa mga pondo na ibinibigay sa mga empleyado ng organisasyon para sa paglalakbay o iba pang mga pangangailangan, isang espesyal na form ang ginagamit. Ito ay tinatawag na "advance travel report". Ang dokumentong ito ay patunay ng paggamit ng pera. Ang batayan para sa pagpapalabas ng mga pondo ay ang pagkakasunud-sunod ng pinuno. Sa artikulong ito makakahanap ka ng sample na advance na ulat sa isang business trip, alamin ang mga panuntunan para sa pagsusumite ng form.

Daloy ng dokumento

Para maipadala sa isang business trip, kailangan mong magbigay ng:

• order;
• service assignment;
• ID.

Sa pagbabalik, dapat isumite ang isang ulat sa pagkumpleto ng isang pagtatalaga sa serbisyo.

Ang empleyado ay dapat palaging may kasamang travel certificate. Sa bawat punto, ang mga tala tungkol sa oras ng pagdating at pag-alis ay ginawa sa loob nito. Ayon kay Art. 168 ng Labor Code ng Russian Federation, dapat bayaran ng employer ang empleyado para sa mga naturang gastos: paglalakbay, pabahay, per diem, iba pang mga gastos na napagkasunduan sa pamamahala.

Karaniwan perana ibinigay sa empleyado bago umalis. Alinsunod sa Mga Regulasyon sa pagsasagawa ng mga transaksyon sa cash sa teritoryo ng Russian Federation, ang operasyong ito ay isinasagawa ng isang cash order (RKO) batay sa aplikasyon ng isang empleyado, na nagpapahiwatig ng halaga at mga termino. Ibinibigay ang mga pondo: cash mula sa cash desk, tseke sa bangko, corporate card, money order.

Disenyo

Mula noong 2002, ang mga legal na entity ng lahat ng anyo ng pagmamay-ari ay gumagamit ng espesyal na form No. AO-1. Ang paunang ulat sa isang paglalakbay sa negosyo, ang anyo na maaaring kunin mula sa departamento ng accounting ng negosyo, ay napunan sa isang kopya sa loob ng tatlong araw mula sa petsa ng pagbabalik. Ito ay isinumite para sa pagpapatunay sa departamento ng pananalapi.

Ang sumusunod na data ay nakasaad sa harap na bahagi:

• pangalan ng organisasyon;
• numero at petsa ng dokumento;
• pangalan ng subdivision;
• F. I. O. empleyado, ang kanyang posisyon;
• appointment of funds: mga pangangailangan sa bahay, business trip, pagbili ng mga materyales, atbp.;
• Ang data sa nakaraang paunang bayad, kung mayroon man, ay idineklara sa talahanayan. Ang inisyu na halaga, ang ginastos na bahagi, ang balanse ng mga pondo o sobrang paggastos (sa rubles at kopecks) ay ipinahiwatig din dito.

Ang form ng advance na ulat ay pinupunan sa magkabilang panig. Ang likod ay naglalaman ng isang listahan ng mga dokumento na nagpapatunay ng mga gastos (mga tseke, tiket, resibo, atbp.), kanilang mga numero at petsa, at ang halaga ng mga gastos. Sa ibaba ng talahanayan, dapat ilagay ng responsableng tao ang kanyang pirma.

Mga tala sa accounting

Pagkatapos matanggap ang form, dapat kumpletuhin ng finance officer ang sumusunodmga detalye:

• "accounting entry" - mga transaksyon na may mga sub-account na numero na nagpapakita ng mga nagastos na halaga;
• komposisyon ng mga aplikasyon - bilang ng mga isinumiteng dokumento;
• ang inaprubahang halaga ng pera na ginastos ay itinatala at nilagdaan ng punong accountant;
• bayad na balanse o overdraft na ibinigay;
• numero at petsa ng PKO o RKO;
• Ang sa ilalim ng cut line ay isang resibo ng pagtanggap para sa pag-verify ng mga dokumento. Dito, itinatala ng accountant ang mga inisyal ng empleyado, ang numero at petsa ng ulat, ang halagang ginastos (sa mga salita), ang bilang ng mga dokumentong ibinigay.

Ang nakumpletong ulat sa gastos sa paglalakbay ay isinumite para sa pag-apruba sa pinuno ng organisasyon.

Pagbalik mula sa isang business trip, dapat ibigay ng empleyado ang:

• sertipiko;
• service assignment;
• advance travel report na may mga dokumentong nagpapatunay ng mga gastos.

Kung ginamit ang isang card, dapat na may kasamang mga tseke mula sa mga ATM. Sa kaso ng isang business trip sa ibang bansa, ang empleyado ay dapat magbigay ng mga kopya ng pasaporte at mga pahinang may marka ng petsa ng pagtawid sa hangganan.

Ang ulat sa paglalakbay, isang halimbawa nito ay ipapakita sa ibaba, ay isinumite sa manager para sa pag-apruba. Ang hindi nagastos na bahagi ng mga pondo ay ibinabalik kaagad sa cashier o hindi na sahod. Ang maximum na halaga ay limitado sa 20% ng kita, sa mga bihirang kaso - 50%.

Pagpasok ng data sa program na "1C Accounting"

Batay sa natapos atinaprubahang paunang ulat, ang programa ay bumubuo ng mga pag-post sa paggamit ng mga pondo. Para dito, may ibinigay na dokumento na may parehong pangalan, na binubuksan sa menu ng Cashier sa toolbar.

Sa journal, kailangan mong lumikha ng bagong form sa pamamagitan ng pag-click sa "Add" button. Ang mga sumusunod na detalye ay napunan dito:

• "Phys. tao" - Buong pangalan ng empleyado.
• "Patutunguhan" - "mga gastos sa paglalakbay".
• Sa tab na "Mga Advance" ng tabular na bahagi ng dokumento, ang numero ng CSC kung saan inisyu ang mga pondo.
• Sa ibaba ng window, sa field na "Application," nakasaad ang bilang ng mga isinumiteng dokumento.
• Sa tab na "Iba pa", ang mga gastos na nakasaad sa dokumentong "Ulat sa Paglalakbay" ay nilagdaan.

Halimbawa

Ticket No. 8956 mula 03/20/14 - 2500 rubles. walang VAT.

Resibo para sa tirahan No. 1245 na may petsang 03/20/14 - 2400 rubles. walang VAT.

Reference-calculation (bawat diem) - 600 rubles. walang VAT.

Pagkatapos i-post ang dokumento, dapat mabuo ang mga pag-post: DT 26 KT 71.01.

Per diem allowance

Ito ay isang hiwalay na bahagi ng gastos, na hindi nakadokumento. Ang pera ay ibinibigay para sa sariling pangangailangan ng empleyado. Ang pang-araw-araw na allowance ay pareho para sa lahat ng mga settlement. Ayon sa batas, ang maximum na pang-araw-araw na allowance na hindi napapailalim sa personal na buwis sa kita ay 700 rubles. Ang mga halagang lampas sa figure na ito ay dapat na buwisan sa rate na 13%. Ang pang-araw-araw na allowance para sa mga paglalakbay sa negosyo sa ibang bansa ay depende sa bansang patutunguhan. Ang pagkalkula ay ginawa sa mga araw ng kalendaryo, kabilang ang mga katapusan ng linggo atbakasyon, oras ng paglalakbay. Ang pagbabayad ay maaaring gawin sa cash batay sa aplikasyon ng empleyado o sa pamamagitan ng bank transfer. Ang pangalawang opsyon ay mas karaniwang ginagamit. Ngunit kapag inililipat ang mga naturang halaga sa mga card na "suweldo", maaaring lumitaw ang mga panganib sa buwis na nauugnay sa muling pagsasanay ng mga pondo. Upang maiwasan ang mga salungatan, dapat ipakita ng organisasyon sa patakaran sa accounting ang posibilidad ng paglilipat ng pera sa anumang mga detalye ng mga empleyado. Kung hindi, maaaring singilin sila ng mga ahensya ng gobyerno ng karagdagang buwis sa personal na kita, mga premium ng insurance, pati na rin ang mga multa at multa.

Ilang salita tungkol sa mga dayuhang business trip. Ang organisasyon ay maaaring mag-isyu ng pera sa isang empleyado sa cash sa rubles, dayuhang pera o paglipat sa isang card. Ang pang-araw-araw na allowance ay tinutukoy ng kolektibong kasunduan o mga lokal na legal na aksyon. Ang panahon ng pananatili sa isang business trip ay kinakalkula ayon sa mga marka sa pasaporte. Kung sakaling magkaroon ng sapilitang pagkaantala sa pagpunta, ang bawat diem ay binabayaran ayon sa pagpapasya ng pamamahala.

Halimbawa ng ulat sa gastos sa paglalakbay sa negosyo

Pangalan ng enterpriseEDRPO number

Ulat sa gastos Blg. 10 ng 2015-01-04

Indibidwal: Ivanov A. A. Departamento: Posisyon ng Workshop: Electrician

Destinasyon: mga pangangailangan sa bahay

Ulat sa paggamit ng mga pondong ibinigay para sa isang business trip No. _-_o sa ilalim ng ulat No. RKO -15 na may petsang 2015-19-04 na halagang 500 rubles. 00 kop.

Balance/ Overspending mula sa dating advance	Petsa	Target	Halaga	Balance / overrun
-	20.04.15	Langis ng makina	500 rub.	0, 00
Kabuuan			500

Nasuri ang ulat:Kabuuang natanggap: 500 kuskusin. 00 kop.

Kabuuan na ibinalik sa pag-apruba: 0 rub. 00 kop.

(kukumpleto ng accountant)

Kabuuang natanggap: RUB 500

Gumastos ng 500 rubles. 00 kop.

Balanse: RUB 0.00

Nakumpirma ang ulat sa halagang: 500 rubles. 00 kop.

Sobra: 0 rubles 00 kopecks.

Appendix: 1 dokumento

1. tseke No. 1245 na may petsang 2015-20-04.

Bayad na balanse sa halagang _ na inisyu ng PKO No._ na may petsang _ Sobra na inisyu ng: Cash register No. _ na may petsang _.

Lagda sa Petsa

Ganito pinupunan ang form ng advance report. Ang lahat ng mga gastos ay naayos na isinasaalang-alang ang kopecks.

Konklusyon

Kinukumpirma ng ulat sa gastos sa paglalakbay ang paggamit ng mga pondo ng mga empleyado. Ang form ay nagpapahiwatig: kanino, kailan at gaano karaming pera ang ginugol. Ang lahat ng mga tseke at resibo ay nakalakip dito, na nagpapatunay sa paggamit ng pera. Ang form ay isinumite para sa pag-verify sa accounting department, at pagkatapos ay sa pinuno ng organisasyon.