Maliit na automation ng negosyo: mga form, program, tool

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang maliliit na tool sa automation ng negosyo ay ginagawang mas mahusay ang iyong daloy ng trabaho. Ang pagpoproseso ng impormasyon gamit ang mga espesyal na makina at algorithm ay isang mahusay na paraan upang ma-optimize ang bawat bagong araw ng trabaho. Ang mga pagsusuri sa mga programa sa automation ng maliliit na negosyo ay malinaw na nagpapakita na ang kanilang aplikasyon ay ginagawang posible upang pasimplehin ang gawain ng maraming manggagawa. Sa mga kumpanyang gumagamit ng mga advanced na diskarte sa daloy ng trabaho, ang mga manual na form ay halos ganap na tinanggal, na nagreresulta sa pinahusay na kalidad ng trabaho.

Kailangan ko ba ito?

Ang esensya ng automation ng maliit na negosyo ay upang bawasan ang bilang ng mga kinakailangang operasyon. Ang anumang kumpanya sa proseso ng trabaho ay bumubuo ng malaking halaga ng impormasyon na dapat iproseso, itago at suriin. Gamit ang mga pamamaraan at tool sa pag-automate ng maliliit na negosyo, maaari mong bawasan ang posibilidad na magkaroon ng mga error sa daloy ng trabaho, at gawing mas produktibo ang trabaho sa konteksto ng bawat indibidwal na tao.

Ang unang bagay na naaapektuhan ng pagpapakilala ng mga bagong pamamaraan ay ang haba at pagiging kumplikado ng pagproseso ng opisyal na dokumentasyon. Ang kadahilanan ng tao, na nag-uudyok ng maraming mga pagkakamali sa panahon ng naturang gawain, ay pinaliit. Ang automation ng maliit na negosyo ay nagpapahintulot sa iyo na gawing mas kumikita, moderno, matagumpay ang kumpanya. Maraming mga modernong eksperto ang sumang-ayon na ang mga naturang hakbang upang mapabuti ang kalidad ng trabaho ng kumpanya ay kailangang-kailangan, at dapat na ipatupad nang walang kabiguan. Automation ng isang maliit na negosyo para sa interes ng parehong may-ari ng kumpanya at ng mga empleyado na ang mga gawain ay pasimplehin.

Mga problema ng isyu

Sa kasalukuyan, may ilang partikular na paghihirap na nauugnay sa isyung isinasaalang-alang. Sa partikular, ipinapalagay ng daloy ng trabaho na isinasaalang-alang ang mga tampok ng isang eksklusibong volumetric na daloy ng data. Kahit na ang isang medyo maliit na kumpanya ay bumubuo ng maraming impormasyon sa kurso ng trabaho nito, at ang maliit na sentro ng automation ng negosyo ay dapat iproseso ang lahat ng impormasyong ito nang hindi gumagawa ng mga pagbubukod. Kung hindi, mawawala ang pangunahing ideya ng paglalapat ng mga solusyon sa software.

Ang merkado ay umaapaw sa maraming proyekto na nagbibigay-daan, kapag ipinatupad sa isang kumpanya, na i-optimize ang daloy ng trabaho. Halimbawa, sa Novosibirsk, ang automation ng maliit na negosyo ay kinakatawan ng ilang mga nakikipagkumpitensya na negosyo na nag-aalok ng mga produkto ng accounting. Syempre maganda. Dahil ang bawat katunggali ay interesado sa paglikha ng isang mas mahusay na produkto kaysa sa iba, ngunit kahit na ang gayong saturation ng merkado ay hindi nagbibigay ng isang unibersal na sagot sa lahat ng mga katanungan. Kadalasan, ang mga programa sa automation ng maliliit na negosyo ay lubos na dalubhasa, at para sa kumpletong disenyo ng lahat ng mga proseso sa loob ng isang kumpanya, maraming mga produkto ang dapat gamitin nang sabay-sabay. At ito ay hindi maginhawa athindi epektibo.

Maraming tanong at mas maraming sagot

Ang pag-automate ng mga proseso ng negosyo ng isang maliit na negosyo ay kinabibilangan ng paglutas ng maraming problema. Ang kanilang kaugnayan ay nag-iiba depende sa lugar ng trabaho ng organisasyon, ang mga tampok ng pinaka-modernong proseso ng merkado. Sa partikular, sa kasalukuyan, ang mga problema sa pamamahala ng dokumento ay nauuna. Kinakailangang i-debug ang sistema ng pagdodokumento ng mga relasyon sa parehong mga customer at kasosyo. Sa unang sulyap, tila ito ay isang medyo simpleng gawain, ngunit sa katotohanan ay nauugnay ito sa dalawang pangunahing paghihirap: ang mga dokumento ay hindi palaging magkatugma, at ang mga nilalaman ng mga ito ay dapat na protektahan mula sa prying mata.

Ang iba't ibang modernong negosyo ay nag-aalok ng mga interesadong customer ng iba't ibang solusyon sa problemang ito. Tulad ng makikita mula sa feedback mula sa mga empleyado, ang mga maliliit na sentro ng automation ng negosyo sa Novosibirsk (ang kanilang mga serbisyo ay lubos na hinihiling sa ngayon), halimbawa, nagpo-promote ng magagandang pagkakataon, ngunit hindi masasabi na ito ang mga pinaka-advanced na alok sa merkado. Sa pangkalahatan, pinaniniwalaan na ang mga pinaka-advanced na programa ay ipinakita ng mga developer mula sa kabisera na rehiyon, ngunit kahit dito ay hindi masyadong halata ang lahat.

ERP system: bakit ito kailangan?

Sa karamihan ng mga modernong organisasyon na nagtatakda sa kanilang sarili ng gawain ng pagpapakilala ng mga anyo ng accounting automation sa maliliit na negosyo, ang mga naturang hakbang ay dahil sa mga negatibong salik na nagdudulot ng mga pagkalugi sa loob ng organisasyon. Ito ang mga pangyayari sa buhay, kabilang ang pangangailangang panatilihing napapanahon ang data, na kadalasang mahirap kunggumamit ng mga lumang tool sa negosyo.

Nakakatulong din ang epektibong pag-automate upang malutas ang problema ng mga panloob na krimen at pagkalugi, hindi pagkakatugma ng impormasyon. Gamit ang mga software system, posibleng gawing simple ang pagbuo ng pag-uulat na kailangan para sa tamang paggana ng organisasyon sa mga modernong realidad.

Hindi mas madalas, ang mga automation system para sa maliliit na negosyo (trade in industrial goods at iba pang larangan ng espesyalisasyon) ay ipinapatupad sa ilalim ng impluwensya ng mga panlabas na salik. Ang merkado ay aktibong umuunlad, na humahantong sa isang pagtaas sa dami ng mga transaksyon, isang pagtaas sa bilang ng mga proseso ng trabaho, at ang bilis kung saan kailangan nilang isagawa. Pinipilit ka ng kumpetisyon sa merkado na bawasan ang mga gastos. Sa ganitong mahirap na sitwasyon, ang paggawa ng mga pagkakamali ay nagiging isang luho. Makakatulong ang mga small business automation program na maiwasan ang mga ito kung tuturuan mo ang iyong staff kung paano gamitin ang mga ito.

Ang pag-unlad ay nangangailangan ng pagsisikap

Hindi pa katagal, ang mga kalahok sa merkado sa ating bansa ay maaaring umasa sa isang medyo madaling pag-unlad tungo sa tagumpay. Ngunit sa kasalukuyan, ang kumpetisyon sa lahat ng mga sektor ay napakahalaga na napakahirap gumawa ng mga hakbang pasulong. Habang tumataas ang kumpetisyon, ang kakayahang kumita ng maraming organisasyon ay bumababa nang malaki. Marami ang nagkakatulad sa pagtatapos ng dekada nobenta, nang pilitin ng panahon ng krisis ang malawakang paggamit ng mga programa upang pasimplehin at pahusayin ang daloy ng trabaho. Kasabay nito, ang mga pundasyon ng maraming maliliit na sentro ng automation ng negosyo ay inilatag. Novosibirsk, Moscow, St. Petersburg -mga lungsod, kung saan hanggang ngayon ay ipinakita nila ang kanilang mga produkto ng mga kumpanya, na ang mga pinuno sa mahirap na oras na iyon ay natanto ang buong potensyal ng lugar na ito.

Ngayon, ang automation ay kinakailangan para sa anumang modernong kumpanya na interesado sa pag-streamline ng kanilang daloy ng trabaho. Ang pinaka-kagyat ay ang mga isyu ng pagpapabuti ng solusyon ng mga problema sa pamamahala ng mga organisasyon. Ang mga negosyante, na gumagamit ng mga posibilidad ng tunay na automation ng maliit na negosyo, ay umaasa na mapataas ang kahusayan ng daloy ng trabaho ng kumpanya, o hindi bababa sa mapanatili ang mga kasalukuyang antas.

Ang tagumpay ay nangangailangan ng kaalaman

Para may kumpiyansa na kumilos ang isang kumpanya tungo sa tagumpay, dapat itong pangunahan ng isang bihasang lider na kayang mag-navigate kahit sa mahirap na sitwasyon. Sa isang banda, medyo mahirap gawin ito nang walang tumpak na sistema ng accounting sa iyong pagtatapon, ngunit sa parehong oras, kailangan mong maunawaan na ang tunay na automation ng isang maliit na negosyo ay hindi malulutas ang lahat ng mga problema. Ang programa mismo ay hindi magtatakda ng kurso para sa pagpapaunlad ng kumpanya. Ang pagpapakilala ng naturang sistema ay ginagawang posible na magtatag ng komunikasyon sa pagitan ng mga kagawaran ng organisasyon, upang gawin ang proseso ng palitan ng data na may mataas na kalidad, opisyal, na humahantong sa pagtaas ng demand para sa mga naturang produkto. Kasabay nito, marami ang nakasalalay sa propesyonalismo ng manager at ng mga upahang empleyado. Gaano man kahusay ang accounting system, nagsisilbi lamang itong pantulong na tool.

Ang praktikal na aplikasyon ng isang epektibong automated accounting system ay nakakatulong na gawing mas transparent ang trabaho ng kumpanya, na ginagawang mas madaling mabuhay sa merkadoat pinipigilan ang pag-abuso sa kapangyarihan. Maraming negosyo ang nagsisimula bilang isang grupo ng mga magkakaibigan na nagsisikap na magtagumpay nang magkasama. Ngunit ang pakikipag-ugnayan sa pera ay gumagawa ng sarili nitong mga pagsasaayos sa sitwasyon, at kinakailangan na ipakilala ang isang sistema ng regulasyon sa pamamahala upang ang mga gawain sa pamamahala ay malulutas nang epektibo, nang hindi nakatali sa mga personalidad at simpatiya. Ang organisasyon ay dapat na binuo sa mga prinsipyo na maaaring mahulaan. Upang ipatupad at suportahan ang mga ito, ang mga tool sa automation ng daloy ng trabaho ay sumagip.

Lutasin ang mga problema bago mangyari ang mga ito

Ang ilang mga negosyo ay lumalapit sa automation mula sa ibang anggulo. Dahil malinaw na ipinapakita ng mga modernong realidad sa merkado na sa lalong madaling panahon ay kinakailangan na ipakilala ang isang documentation accounting system sa daloy ng trabaho, ang mga operasyon ay kailangan pa rin, bago pa man magbukas, magpadala sila ng isang order sa isang dalubhasang kumpanya upang bumuo ng isang automation system. Kapag nagsimula nang direktang magtrabaho ang isang kumpanya, mayroon na itong malinaw na nakabalangkas na sistema ng mga aksyon para sa literal sa lahat ng okasyon. At ang mga dokumento ay maiimbak sa programa, pinagsunod-sunod ayon sa petsa at iba pang mahahalagang detalye. Maaari ding i-automate ng system ang mga pagpapatakbo ng accounting.

Ang maingat na diskarte na ito ay gumana nang maayos. Ngunit sa kaso lamang kung kailan, kahit na bago magsimula ang trabaho, malinaw na maipahayag ng mga pinuno ng bagong kumpanya kung paano isasagawa ang aktibidad, kung ano ang kinakailangan mula sa sistema ng automation. Kung walang maayos na nabalangkas na mga tuntunin ng sanggunian, kahit na ang mga pinaka-advanced na programmer na may malawak na karanasan sa paglikha ng mga automated system ay malamang na hindi makakapag-alok ng produkto nana magiging kapaki-pakinabang sa gawain ng organisasyon.

Mga plano at resulta

Pagtatakda ng problema, lalo na pagdating sa aktibidad ng entrepreneurial, ay palaging sinasamahan ng pagbabalangkas ng isang pangwakas na layunin na maaaring makatotohanang makamit sa kasalukuyang mga kondisyon. Sa ilang mga kaso, ang automation ay ipinatupad upang mabawasan ang mga gastos, ang iba pang mga negosyo ay nagpapatupad ng naturang sistema upang mapabuti ang mga tagapagpahiwatig ng pagganap. Ang isang maayos na dinisenyo na programa ay makakatulong upang tumpak, tama na mangolekta ng pinaka kumpletong data tungkol sa lahat ng mga kliyente ng organisasyon. Ang tagumpay ng pagpapakilala ng isang awtomatikong sistema ay tinutukoy ng layunin kung saan ito binuo. Ang mga gawain kung saan ipinapatupad ang proyekto ay dapat na buuin na isinasaalang-alang ang diskarte ng organisasyon at ang mga pangkalahatang layunin na kinakaharap ng kumpanya.

Imposibleng ipatupad ang isang automated system nang tama at may magagandang resulta kung ang kumpanya ay walang anumang mga diskarte, mga plano, na kinasasangkutan ng paggamit ng naturang sistema upang mapabuti ang pagganap ng daloy ng trabaho. Kung napagpasyahan na gawing mas perpekto ang mga proseso ng pamamahala, kinakailangang tratuhin nang lubos ang yugto ng pagpaplano ng pag-unlad, dahil ang mga gawain ay malapit na nauugnay sa isa't isa. Gayunpaman, kung ang pinuno ng negosyo ay hindi handa na gawin ang lahat ng ito, ito ay nagkakahalaga ng pakikipag-ugnay sa mga serbisyo ng isang kumpanya na hindi lamang lumilikha ng mga sistema ng automation, ngunit gumagana din sa pagsulat ng mga plano para sa pagpapaunlad ng negosyo ng kliyente. Ito ay magagarantiya (na may wastong pagpapatupad at paggamit ng produkto) ng mga pinabuting resultanegosyo.

Tagumpay at kabiguan

Tulad ng sinasabi ng mga eksperto, halos lahat ng mga kaso kapag ang pagpapatupad ng system ay hindi humantong sa isang magandang resulta ay nauugnay sa hindi kahandaan ng administratibong mapagkukunan ng organisasyon para sa mga pagbabago. Ang gawain ng manager ay ang tamang paglalahad ng impormasyon tungkol sa mga paparating na update at gawing malinaw sa lahat ng tauhan ng kumpanya na ang paggamit ng bagong tool ay kapaki-pakinabang sa lahat ng nagtatrabaho sa kumpanya.

Kung wala ang pagbuo ng isang malinaw na plano, mahirap malaman kung ano ang hinaharap para sa organisasyon sa loob ng ilang taon. Sa ganitong sitwasyon ng kawalan ng katiyakan, imposibleng asahan ang isang positibong resulta mula sa pagpapakilala ng isang dalubhasang awtomatikong sistema, kahit na medyo simple. Sa kasalukuyan, medyo maliit na porsyento ng mga kumpanya ang handang gumawa ng mga pagpapalagay kahit na sa loob ng limang taon. Not to mention more time. Tinitiyak ng mga dalubhasa sa automation system na sa mga ganitong panandaliang pagtataya, napakahirap gumawa ng system na magdadala ng mga tunay na benepisyo sa mahabang panahon.

Mga Pagtataya: anong mga programa ang kailangan?

Kasabay nito, walang iisang pangkalahatang tinatanggap na posisyon tungkol sa tagal ng hinulaang yugto. Ang ilang mga eksperto ay naniniwala na kahit na ang limang taong pagpapalagay tungkol sa dinamika ng pag-unlad sa kasalukuyang mga kondisyon ay higit pa sa sapat, dahil ang merkado ay hindi matatag at ang mga bagong batas ay patuloy na ipinakilala sa bansa, na ginagawang mahirap hulaan kung ano ang mangyayari sa loob ng ilang taon..

May isa pang posisyon: ang ilang mga propesyonal ay naniniwala na ito ay kinakailangangumawa ng mga hula tungkol sa aktibidad ng isang legal na entity sa loob ng hindi bababa sa sampung taon upang masuri ang mga prospect ng kumpanya at maunawaan kung anong mga mapagkukunan ang dapat na taglayin ng control at accounting system na ipinapatupad sa organisasyon.

Kasabay nito, ang opinyon ay may karapatang mabuhay na kahit na ang isang dalawang taong pagtataya, kung ito ay tumpak at malinaw na sapat, ay sapat na upang magsimulang magtrabaho sa isang sistema ng automation. Ngunit kahit na hindi posible na gumawa ng mga tumpak na plano sa loob ng dalawang taon, ang pagpapakilala ng isang automated na proyekto ay malamang na isang dagdag at pag-aaksaya ng pera.

Maraming tao din ang nagbibigay-diin na ang mga plano ay hindi kailangang maging malinaw, sunud-sunod, na may sapat na atensyon sa lahat ng maliliit na detalye. Sa ilang mga kaso, isang medyo pangkalahatang programa sa pagpapaunlad, ang pagpoposisyon sa domestic, dayuhang merkado ng mga produkto na ginawa ng kumpanya ay sapat na.

Ang mga panlabas na kundisyon ay nagdidikta ng sarili nilang mga panuntunan

Ang sitwasyon ng merkado sa ating panahon ay medyo pabagu-bagong mga kondisyon, na hindi nagpapahintulot sa amin na bumuo ng mga tamang hula sa mahabang panahon. Kung ang isang organisasyon ay aktibong umuunlad, napipilitan din itong umangkop sa mga kondisyon ng kapaligiran kung saan ito umiiral. Sa ilang mga kaso, ito ay isang medyo hindi mahulaan na proseso, na nagpapahirap sa pagpaplano ng isang sistema na makakatulong sa pag-automate ng trabaho ng isang kumpanya na may mataas na antas ng pagganap.

Maliit na negosyo, siyempre, ay maaaring tumingin sa hinaharap, ngunit napakahirap gawin ito sa loob ng isang panahon na mas mahaba kaysa sa dalawang taon, at kakaunti ang mga tao na kailangang umasa ng mahabang panahon na kinakailangan upang lumikha ng isang perpektong sistemaposibilidad. Dapat nating isaalang-alang na sa panahong ito ang mga proseso ng negosyo na kasalukuyang awtomatiko ay maaaring magbago nang malaki, na gagawing ganap na walang silbi ang isang produkto na maganda ngayon sa hinaharap dahil sa isang hindi inaasahang panlabas na kadahilanan. Ang sinumang nagpaplanong i-automate ang trabaho ng kanilang kumpanya ay dapat na maging handa para sa ganoong panganib.

Pasa lang

Ang pangunahing ideya ng pag-automate ng mga aktibidad ng isang negosyo ay upang mapataas ang bilis ng pasulong, paglago at pag-unlad ng kumpanya. Pinaniniwalaan na ang pinakamahusay na sistema ay isa na madaling iakma sa mga kondisyon kung saan malaki ang pagbabago sa panlabas at panloob na mga salik.

Mahalaga na ang ganitong gawain ay hindi nangangailangan ng pagkakaroon ng mga propesyonal na may espesyal na edukasyon. Ang produkto ay dapat magkaroon ng mga simpleng tool sa pagsasaayos, na ginagawa itong versatile at epektibo sa mahabang panahon.