Nomenclature of affairs ng organisasyon: sample filling. Paano gumawa ng isang nomenclature ng mga gawain ng organisasyon?

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang bawat organisasyon sa proseso ng trabaho ay nahaharap sa isang malaking daloy ng dokumento. Mga kontrata, ayon sa batas, accounting, panloob na mga dokumento… Ang ilan sa mga ito ay dapat itago sa enterprise para sa buong panahon ng pag-iral nito, ngunit karamihan sa mga sertipiko ay maaaring sirain sa pag-expire ng kanilang bisa. Upang mabilis na maunawaan ang mga nakolektang dokumento, isang nomenclature ng mga gawain ng organisasyon ay pinagsama-sama. Ang mga sample ng dokumentong ito at ang algorithm para sa pagbuo nito ay tatalakayin sa ibaba.

Layunin

Daan-daang dokumento ang nilikha sa bawat organisasyon. Araw-araw na naipon ang mga ito, unti-unting pinapalitan ng mga manggagawa ang isa't isa. Sa ilang mga punto, nagiging mahirap na makahanap ng isang order mula sa dalawang taon na ang nakakaraan. Upang maiwasan ang mga ganitong sitwasyon, isang nomenclature ng mga kaso ang ginawa.

Definition

Ang kaso ay isang dokumentong nauugnay sa isaisyu, lugar ng aktibidad. Ang nomenclature ng mga kaso ay isang listahan na naglalaman ng isang listahan ng mga kaso na binuksan na may indikasyon ng mga panahon ng kanilang imbakan. Sa tulong nito, maaari mong maayos na ayusin ang daloy ng trabaho. Ang nomenclature ng mga kaso ng isang komersyal na organisasyon, ang isang sample na tatalakayin sa ibaba, ay pinagsama-sama para sa sumusunod na layunin:

• systematizing ang pagpapangkat ng mga dokumento, na nagsisiguro sa kanilang agarang paghahanap at kaligtasan;
• pagtatalaga ng numero ng pagpaparehistro ayon sa klasipikasyon ng mga kaso;
• pagbubuo ng imbentaryo ng mga dokumento para sa permanenteng, pangmatagalan at personal na imbakan (kabilang ang mga pagkilos ng pagsira).

Ang nomenclature ng mga kaso ay ginagamit kapag pumipili ng mga dokumento para sa pag-archive at pagsira. Ang multifunctional na sanggunian na ito ay kailangan ng bawat organisasyon upang i-streamline ang trabaho sa opisina. Sa kasong ito, hindi mahalaga ang anyo ng pagmamay-ari ng organisasyon. Kung ang isang sample na nomenclature ng mga kaso ng isang medikal na organisasyon ay makikita sa mga regulasyon at mga resolusyon, ang analytics ng mga nabuksang kaso ng isang pribadong organisasyon ay kailangang i-compile nang hiwalay.

Kinakailangan o pinilit?

Ang pagsasama-sama ng listahang ito ay ibinibigay ng “Mga Panuntunan para sa gawain ng mga archive”. Ito ay ipinag-uutos para sa mga organisasyon na lumikha ng isang archive bilang isang hiwalay na serbisyo. Ang listahang ito, bilang karagdagan sa mga institusyon ng estado at munisipyo, ay kinabibilangan din ng ilang komersyal na istruktura, gaya ng mga opisina ng notaryo.

Ang lahat ng iba pang institusyon ay kailangang lumikha ng isang nomenclature ng mga kaso upang ma-systematize ang trabaho sa mga dokumento, dahil ang mga negosyo sa lahat ng anyoang ari-arian ay obligadong tiyakin ang kaligtasan ng mga sanggunian sa archival. Ito ay itinatadhana ng Federal Law No. 125. Dapat na simulan o i-update ang detalyadong listahan ng gagawin sa ikaapat na quarter ng taon ng kalendaryo.

Structure

Ang katawagan ng mga kaso ay dapat maglaman ng lahat ng mga isinampa na kaso, maliban sa mga naka-print na publikasyon: mga pahayag ng mga empleyado, mga sertipiko mula sa trabaho, mga magasin, mga libro sa accounting, lahat ng dokumentasyon ng mga dibisyon ng istruktura, mga sulat ng mga istrukturang dibisyon, atbp. Dokumentasyon ng limitadong pag-access dapat maglaman ng heading na "Force ". Ang direktoryo ay dapat maglaman ng mga file ng pansamantalang komisyon, mga dibisyon. Ngunit, halimbawa, ang unyon ng manggagawa ay isang malayang organisasyon. Ang mga empleyado nito ay malayang nakikibahagi sa pagbuo ng direktoryo. Ang archive ay dapat ding maglaman ng mga pamagat ng mga nakabinbing kaso ng mga liquidated na negosyo, ang legal na kahalili nito ay isang umiiral na organisasyon.

Maaari kang makakita ng sample ng pagpuno sa nomenclature ng mga gawain ng organisasyon sa ibaba.

Ngayon, maraming negosyo ang nagpapanatili ng dokumentasyon sa electronic form. Ang ilang mga ulat ay hindi man lamang nakalimbag sa papel na anyo. Sa dulo ng bawat seksyon, ilista kung anong mga tala ang pinananatiling elektroniko, ipahiwatig ang bilang ng mga file, at anumang kinakailangang mga keyword sa paghahanap. Ang ilang mga institusyon ay lumikha ng isang hiwalay na electronic na katawagan ng mga kaso para sa isang komersyal na organisasyon. Ang sample at ang algorithm para sa pagpuno nito ay dapat na ganap na sumunod sa mga tinatanggap na pamantayan.

Saan magsisimula?

Ang responsibilidad para sa pag-compile ng direktoryo sa malalaking institusyon ay nasa serbisyo ng dokumentasyon(secretariat, office), at sa mga maliliit - ang sekretarya, isa pang hinirang na tao. Sa mga komersyal na organisasyon, ang pagpapaandar na ito ay ginagawa ng departamento ng mga tauhan, kung saan ang karamihan sa mga dokumento ay nilikha. Dahil ang impormasyon ay dapat magmula sa lahat ng mga yunit ng istruktura, mas kapaki-pakinabang na magsimula sa pagbuo ng isang order sa nomenclature ng mga kaso sa organisasyon. Ang isang sample ng naturang order ay ipinakita sa iyong pansin sa ibaba.

ABC LLC

20.11.2017 Moscow

Para sa layunin ng systematization, storage at accounting ng dokumentasyon

ORDER:

• Aprubahan at ilagay sa sirkulasyon ang nomenclature ng mga file ng Kumpanya mula 2018-01-01.
• Mga pinuno ng mga structural division upang matiyak ang pagbuo ng mga kaso sa aprubadong form.
• Ipadala ang sekretarya sa mga structural divisions ng extract mula sa reference book para sa trabaho.

CEO Ivanov N. A.

Para sa mga institusyon sa ilang lugar ng aktibidad, ang mga halimbawa ng nomenclature ng mga gawain ng mga organisasyon ay binuo na ng ministeryo. Ang nuance na ito ay dapat na linawin bago ang pagbuo ng direktoryo. Dapat punan ang mga model nomenclature nang mahigpit alinsunod sa ibinigay na model nomenclature ng mga kaso ng organisasyon. Maaaring gamitin ng ibang mga institusyon ang mga gabay na ito para mag-compile ng indibidwal na dokumento.

Sumusuportang dokumentasyon

Kapag bumubuo ng form ng direktoryo, dapat tumuon ang mga komersyal na organisasyon sa:

• "Mga Panuntunan ng Archive" (desisyon ng Federal Archives na may petsang 06.02.02);
• Seksyon 5 ng Dekreto Blg. 477 ng 2009-15-06 "Sa Pag-apruba ng Mga Tuntunin ng Gawaing Pang-opisina".
• Mga tagubilin para sa trabaho sa opisina.
• Listahan ng mga dokumento sa archival.

Dapat mo ring pag-aralan ang talahanayan ng mga tauhan, ang charter, mga lokal na batas, mga regulasyon sa mga dibisyon, mga panuntunan, mga pamantayan, mga tagubilin, mga imbentaryo ng mga kaso. Naglalaman ang mga ito ng mga link sa mga nauugnay na dokumento. Una, ang mga sample ng nomenclature ng mga gawain ng organisasyon sa pamamagitan ng mga dibisyon ay pinagsama-sama, upang pagkatapos ay bumuo ng isang pangkalahatang direktoryo. Minsan isang functional kaysa sa isang istrukturang prinsipyo ang inilalapat. Ibig sabihin, ang pamamahagi ay isinasagawa hindi ng mga departamento, ngunit sa pamamagitan ng mga function.

Paano gumawa ng sample na nomenclature of affairs ng isang organisasyon?

Ang anyo ng mga direktoryo ay tinukoy sa Appendix No. 8 sa "Mga Panuntunan para sa gawain ng mga archive". Ang mga sangguniang aklat ay pinagsama-sama sa letterhead ng organisasyon. Ang pangunahing bahagi ng ulat ay ipinakita sa anyo ng isang talahanayan at binubuo ng 5 column:

• case index;
• pamagat (mga volume, bahagi);
• numero (mga volume, bahagi);
• shelf life, numero ng artikulo sa listahan;
• note.

Index

Ang Index ay isang digital na pagtatalaga ng isang structural unit sa loob ng isang enterprise. Halimbawa: 04-06, kung saan 04 ang serial number ng personnel department, 06 ang serial number ng kaso. Ang index ay maaaring binubuo ng tatlong pares ng mga numero, halimbawa: 04-03-08, kung saan 04 ang code ng departamento ng pananalapi at ekonomiya, 03 ang pagtatalaga ng departamento ng accounting, 08 ang numero ng kaso. Ang index ay maaaring numeric, alphabetic o mixed.

Mga Ulo ng Balita

Ang mga heading ay ipinamamahagi ayon sa kahalagahan ng mga dokumento. Una, ang organisasyondokumentasyong administratibo (nagsisimula sa mas mataas na mga yunit at lumipat sa mga istrukturang yunit). Pagkatapos ay nakalista ang mga patakaran at regulasyon na binuo ng organisasyon mismo. Dagdag pa, ang mga plano at ulat (taon, quarterly, buwanan) ay isinasaalang-alang. Ang mga draft na administratibong dokumento ay inilalagay pagkatapos ng mga pangunahing dokumento. Ang mga kaso ng parehong uri (halimbawa, mga personal na card ng mga empleyado) ay pinupunan sa alpabetikong pagkakasunud-sunod.

Ang heading ay dapat magbuod ng nilalaman ng dokumento. Ang paggamit ng pangkalahatang mga salita tulad ng "miscellaneous", "correspondence", "incoming / outgoing documents" ay hindi pinapayagan. Ang case header ay naglalaman ng mga sumusunod na elemento:

• pangalan ng dokumento o uri ng kaso na isinampa kung bahagi ng malaking volume ang dokumento;
• may-akda ng dokumento (pangalan ng organisasyon o departamento);
• addressee (kung kanino natanggap ang mga dokumento o kung kanino ipapadala ang mga dokumento);
• summary/essence (halimbawa, "Mga tanong sa certification");
• pangalan ng teritoryo;
• petsa/panahon;
• mark kung ang file ay naglalaman ng mga kopya ng iba pang mga dokumento, hindi ang kanilang mga orihinal.

Ang dami ng bawat case ay hindi dapat lumampas sa 250 sheet. Kung ipinapalagay na ang kaso ay magiging napakalaki, pagkatapos ay nahahati ito sa mga bahagi at volume. Ang ikatlong column sa katapusan ng taon ng kalendaryo ay nagpapahiwatig ng bilang ng mga kaso na aktwal na binuksan.

Isinasaad ng ikaapat na column ang mga tuntunin ng pag-iimbak ng mga dokumento, ayon sa Mga Panuntunan. Dapat silang obserbahan ng parehong gobyerno at komersyal na organisasyon. Kung ang dokumento ay wala sa Mga Panuntunan, kung gayon ang termino nitoimbakan ay dapat matukoy batay sa Listahan. Ang countdown ng panahon ng pag-iimbak ay magsisimula sa Enero 1 ng susunod na taon pagkatapos ng pagtatatag nito. Kung naibigay ang certificate noong 2016, dapat magsimula ang countdown sa 2017-01-01.

Ina-update ang listahan

Taun-taon, kapag ang mga file ay inilipat sa archive, isang detalyadong listahan ang isusumite. Narito ang hitsura ng na-update na sample na nomenclature ng mga kaso para sa isang sangay ng mga organisasyong panseguridad:

Sa buong taon, lahat ng mga dokumento ay pinagsama-sama ayon sa naaprubahang form. Kung kailangan mong magdagdag ng dati nang hindi nagamit na ulat, bubuo ng bagong header. At inuulit ang proseso ayon sa algorithm na inilarawan sa itaas.