Gantt chart ang iyong katulong sa pagpaplano. Ano ang Gantt chart at paano gumawa nito?

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang Gantt Chart ay isa sa mga pinakasikat na tool para sa biswal na paglalarawan ng iskedyul sa pamamahala ng proyekto.

Ano ito?

Ang Gantt chart ay idinisenyo upang ilarawan ang iba't ibang yugto ng trabaho sa larangan ng maliliit at katamtamang laki ng mga negosyo. Biswal, ito ay isang simpleng hanay ng mga piraso na binubuo ng dalawang pangunahing palakol: mga kaso at oras. Ang bawat yugto ng panahon ay itinatalaga ng isang partikular na gawain na dapat tapusin.

Sa diagram, bilang karagdagan sa mga pangunahing bloke, maaaring mayroong espesyal na karagdagang column na nagpapakita ng porsyento ng natapos na trabaho. Ang mga espesyal na marka - mga milestone - ay ginagamit upang i-highlight ang dalawa o higit pang mga gawain at ipakita ang pagkakasunud-sunod ng kanilang pagpapatupad.

Ang Gantt chart ay isang uri ng pamantayan sa larangan ng pamamahala ng proyekto, dahil sa tulong nito nagiging posible na malinaw na ipakita ang istruktura ng pagpapatupad ng lahat ng yugto ng proyekto.

Para saan ang Gantt chart?

Dahil karamihan sa mga tao ay nakikita, ang diagram ay nagbibigay ng pagkakataon na lutasin ang isa sa mga pangunahing gawain at ipakita sa mga tauhan kung ano ang gagawin, kung anong mga mapagkukunan ang ilalapat sa proseso at gamitgaano kabilis gawin ang ilang mga gawain. Ang lahat ng impormasyon ay ipinakita sa isang naka-compress na form, nang hindi gumagamit ng mga nakalilitong talahanayan at isang malaking halaga ng teksto. Kasabay nito, ang esensya ay malinaw at naiintindihan ng lahat, nang walang pagbubukod, ang mga kalahok sa proyekto.

Ang paggamit ng chart ay lubos na nagpapasimple sa pamamahala ng mga maliliit na proyekto at ginagawang posible na palaging panatilihing kontrolado ang mga aktibidad ng mga empleyado.

Kasaysayan ng paglitaw ng unang chart

Ang unang format ng chart ay binuo at sinubukan ni Henry L. Gant noong unang bahagi ng ika-20 siglo. Ang siyentipiko ay tinanggap upang pamahalaan ang pagtatayo ng mga barko para magamit sa Unang Digmaang Pandaigdig. Ang isang espesyal na iskedyul ay nagpapahintulot sa kanya na i-coordinate ang gawain ng ilang mga inhinyero, na kinokontrol ang pagkumpleto ng mga gawain sa oras. Direktang nagsimula si Gant sa pamamagitan ng paglilista ng lahat ng kinakailangang gawain at pag-iiskedyul ng mga ito ayon sa mga magagamit na mapagkukunan.

Ang isang mahalagang yugto ay ang pagpapakita ng pagdepende ng ilang gawain sa iba. Bilang karagdagan, naglaan si Gant para sa bawat tao ng isang yugto ng panahon kung kailan kailangan niyang kumpletuhin ang isang partikular na uri ng aktibidad, na nagsasaad kung sino at anong gawain ang isasagawa, na isinasaalang-alang ang oras na inilaan para sa proyekto.

Gantt charting ay ginagawa gamit ang vertical axis na kumakatawan sa iba't ibang gawain at horizontal axis na kumakatawan sa oras.

Gantt chart sa modernong mundo

Ang paraan ng pagpaplano na ito ay hindi nawawala ang kaugnayan nito ngayon, dahil nagbibigay-daan ito sa iyong magbigay ng graphical na pagpapakita ng plano ng produksyon, pinapasimple ang pagsubaybay sa pag-unlad sa pagpapatupadmga nakatalagang gawain. Ang Gantt chart ay naging napakalakas na tool sa analytical na sa loob ng halos 100 taon ay hindi ito sumailalim sa anumang mga pagbabago. Noong dekada 90 lamang ng huling siglo, upang mailarawan ang mga ugnayan nang mas detalyado, ang mga linya ng komunikasyon sa pagitan ng iba't ibang gawain ay ipinakilala dito:

• "finish-start" - hindi magsisimula ang aktibidad B hangga't hindi natatapos ang aktibidad A;
• "start-finish" - hindi magsisimula ang aksyon B hanggang sa magsimula ang aksyon A;
• "start-start" - ang aksyon B ay magsisimula nang hindi mas maaga kaysa sa aksyon A;
• "finish-finish" - dapat magtapos ang aksyon B nang hindi mas maaga kaysa matapos ang aksyon A.

May katibayan na ginamit ang Gantt chart sa pagtatayo ng mga higanteng istrukturang inhinyero gaya ng Hoover Dam (Las Vegas, 1939) at ang Eisenhower Highway system (nag-uugnay sa karamihan ng mga pangunahing lungsod sa United States).

Instruction: paano bumuo ng Gantt chart sa 5 hakbang?

Susunod, titingnan natin ang mga panuntunan para sa pagbuo ng Gantt chart at susubukan naming gawin ito sa isang Microsoft Excel spreadsheet.

Hakbang 1. Pangongolekta ng data

Upang makabuo ng graph, kailangan namin ang sumusunod na data:

• coordinate ng lahat ng data set (kung saan dapat magsimula ang bawat column);
• pangalan ng bawat yugto;
• tagal ng bawat yugto.

Para sa kaginhawahan, ipinapasok namin sila kaagad sa kaukulang mga field ng talahanayan. Pagkatapos naming mailagay ang lahat ng kinakailangang impormasyon, maaari na tayong magpatuloy sa paggawa ng chart mismo.

Mahalaga: tiyaking lahat ng format ng data ayay tama: lalo na, nalalapat ito sa mga petsa.

Hakbang 2. Pagbuo ng layout

Kaya, alam natin ang layunin ng pagpaplano at ang pangunahing data kung saan tayo bubuo ng iskedyul. Ngayon sa window ng spreadsheet, kailangan nating pumunta sa seksyong "Insert -> Chart", at pagkatapos ay mag-click sa item na "Line". Hindi namin kailangan ang karaniwan, ngunit may akumulasyon, dahil nagbibigay lamang ito ng pangalawang hilera ng data, na sa aming kaso ang magiging pangunahing isa.

Hakbang 3. Burahin ang lahat ng iba pa

Upang magawa ito, nagbibigay ang program ng mga espesyal na tool. Sa chart na lilitaw sa screen, kailangan mong ilipat ang mouse cursor sa ibabaw ng asul na bar, i-right-click ito at piliin ang "Format Data Series" mula sa menu na lilitaw. Ang isang window ay ipapakita kung saan kailangan nating pumunta sa item na "Punan" at piliin ang item na "Walang punan". Pagkatapos nito, magiging ganito ang chart:

Hakbang 4. Finishing touch

Dahil bilang default ang lahat ng data sa aming graph ay nasa pagkakasunud-sunod mula sa ibaba hanggang sa itaas, kakailanganin namin itong baguhin nang kaunti. Upang gawin ito, nag-right-click kami sa axis ng kategorya (ang katabi kung saan mayroon kaming listahan ng mga gawain), pumunta sa window na "Format Axis". Ang tab na kailangan namin ay agad na bubukas - "Mga parameter ng axis". Lagyan ng check ang kahon sa tabi ng Reverse category order. Sa katunayan, handa na ang Gantt chart, mayroon na lamang ilang kapaki-pakinabang na maliliit na bagay na natitira.

Hakbang 5. Pag-format

Kaya, patuloy kaming gumagawa sa chart. Gaya ng nakikita mo, hindi pa rin ito magandang tingnan, at ngayon ay aayusin namin ito gamit ang mismong spreadsheet:

1. I-stretch ang chart sa gustong laki gamit ang arrow sa kanang sulok sa itaas.
2. Piliin ang lahat ng petsa sa talahanayan, mag-click sa lugar ng pagpili gamit ang kanang pindutan ng mouse at pumunta sa "Format Cells-> Number". Ipinakikilala ng seksyong ito ang mga pangunahing format ng numero na ginagamit namin. Upang ang mga inskripsiyon ay hindi magkakapatong sa isa't isa, ipinapayo namin sa iyo na pumili ng isang mas maikling bersyon ng entry. Pagkatapos, muli, i-right-click sa axis na may mga petsa sa chart, piliin ang "Format Axis -> Number" at lagyan ng check ang kahon sa tabi ng "Link to source".
3. Piliin ang alamat (ang mga simbolo na "Petsa" at "Duration" sa kanan) at pindutin ang Delete button sa keyboard.
4. Buksan ang "Format Axis -> Parameters" at itakda ang minimum at maximum na mga value (itinakda namin ang Disyembre 15, dahil ito ay Lunes, at Enero 3). Dito maaari naming itakda ang presyo ng mga pangunahing dibisyon (ito ay maginhawa sa mga kaso kung saan, halimbawa, ang trabaho sa isang proyekto ay tatagal ng ilang linggo o buwan). Sa aming kaso, mas maginhawang iwanan ang default na halaga (2.0).

Kaunti pang nag-eeksperimento sa pag-format - at iyon ang kagandahan na makukuha natin sa huli. Narito ang isang tapos na Gantt chart. Ang halimbawang ibinigay namin ay, siyempre, napakasimple - ngunit sapat na upang maunawaan ang kakanyahan ng pamamaraang ito ng pagpaplano atvisual na pagpapakita ng proseso ng pagsasagawa ng ilang partikular na gawain.

Iba pang mga charting program

Siyempre, marami pang iba, mas mahuhusay na programa na nagpapadali sa pamamahala ng proyekto. Ang isang Gantt chart ng anumang kumplikado ay madaling mabuo gamit ang mga application gaya ng:

• SchedRoll;
• Gantt Designer;
• Mindjet JCVGantt Pro;
• Microsoft Project at marami pang iba.

Sa karagdagan, mayroong ilang mga online na serbisyo na nagbibigay sa kanilang mga user ng pagkakataon hindi lamang upang planuhin ang kanilang mga gawain, ngunit din upang makatanggap ng mga regular na ulat, mga abiso tungkol sa kasalukuyang katayuan ng mga gawain sa pamamagitan ng e-mail. Gayunpaman, hindi maitatanggi ng isang tao ang katotohanan na ang pagiging kumpidensyal ng data na nakaimbak sa network ay nasa panganib, at ang nakatigil na software na direktang naka-install sa computer ng user, bilang panuntunan, ay may mas malawak na functionality at mas maaasahan sa pagpapatakbo.

Mga kalamangan at kawalan ng pamamaraan

Sa wakas, sulit na isaalang-alang nang detalyado ang mga pangunahing pakinabang at disadvantage ng inilarawang paraan ng pagpaplano at pamamahala.

Ang pangunahing bentahe, walang alinlangan, ay ang graphic na presentasyon ng materyal. Bilang isang patakaran, maginhawa para sa mga negosyante na magtrabaho kasama ang mga Gantt chart - gusto nila ang kakayahang malinaw na kilalanin at italaga ang mga yugto ng trabaho sa isang proyekto. Sa pamamagitan ng pagpapakita ng mga gawain sa anyo ng iba't ibang kulay na mga bar, literal na matutukoy ng lahat ng miyembro ng team ang kanilang mga gawain sa isang sulyap.

Dapat ding tandaan na ang mga Gantt chart ayisang mahusay na tool sa pagtatanghal na nagpapakita ng mga pangunahing priyoridad ng proyekto. Ibig sabihin, sa sandaling ilaan at ipamahagi ng mga pinuno ang bawat isa sa mga magagamit na mapagkukunan, ang koponan ay agad na natututo tungkol dito at sumusunod sa karagdagang mga tagubilin. Ang feature na ito ng Gantt chart ay lubhang kapaki-pakinabang para sa mga senior manager - gamit ito, mas madaling maghanda ng detalyado at malawak na ulat sa status ng iba't ibang proyekto.

Gayunpaman, tulad ng ibang paraan ng pagpaplano, ang Gantt chart ay may mga kakulangan nito. Isa sa mga ito ay ang dependency sa gawain. Kadalasan, sa proseso ng pagtatanghal ng mga proyekto, kailangang ipakita ng mga tagapamahala kung alin sa mga gawaing ito ang nauugnay sa isa't isa. Ngunit, sa kasamaang-palad, ang format ng tsart mismo ay hindi pinapayagan ito. Upang malampasan ang limitasyong ito, ang mga tagapamahala ay gumagamit ng iba't ibang mga trick: halimbawa, nagdaragdag sila ng mga espesyal na patayong linya sa chart na nagpapakita ng mga pangunahing dependency. Gayunpaman, ito ay pansamantalang solusyon lamang, hindi maihatid ang impormasyon nang buo.

Ang isa pang disadvantage ng mga Gantt chart ay ang kanilang kawalan ng kakayahang umangkop. Sa ngayon, ang mga proyekto ay hindi static - patuloy silang sumasailalim sa ilang mga pagbabago, mga paglilipat, na imposibleng isaalang-alang sa diagram. Bago magsimulang bumuo ng isang graph, kailangang kalkulahin ng mga tagapamahala ang lahat sa pinakamaliit na detalye, dahil sa pinakamaliit na pagbabago sa pagtatantya, ang buong diagram ay dapat na muling iguhit mula sa simula. At iyon ay hindi banggitin na ang kakayahang maglarawan ng maraming iba't ibang paraan ng pagpaplano sa isang pagkakataonnawawala rin.

Hindi alintana kung bakit kailangan mo ng Gantt chart, hindi maipapakita ng isang programa (kahit na ang pinaka "advanced") ang kahalagahan at intensity ng mapagkukunan ng ilang partikular na gawa, ang kanilang esensya. Samakatuwid, ito ay bihirang ginagamit para sa partikular na malalaking proyekto.

Gayunpaman, imposibleng itanggi na ang paraang ito ay napakakaraniwan sa kasanayan sa pamamahala ng proyekto - sa loob ng mahigit isang siglo ng paggamit nito, nagkaroon ng pagkakataon ang mga tao na i-verify ang kahusayan at mataas na kahusayan nito.