Project management plan: paglalarawan, compilation, analysis

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ano ang plano sa pamamahala ng proyekto ay mauunawaan sa pamamagitan ng pag-unawa sa terminong Pamamahala ng proyekto. Ito ay isang sining at isang agham sa parehong oras, mahusay na itinatag sa isang consumer-oriented na ekonomiya ng merkado. Ito ay isang structured elaboration ng isang work plan na may pagtatalaga ng mga intermediate na layunin para sa ilang partikular na petsa. Bilang bahagi ng pagpapatupad nito, isang responsableng proyekto ang itinalaga, na gagawa ng trabaho, at mga regulatory body na susubaybay sa pagsunod sa mga regulasyon. Lagi bang epektibo ang pamamahala ng proyekto? Sino o ano ang nakakaimpluwensya sa huling resulta?

Teoretikal na aspeto

Ang plano sa pamamahala ng proyekto ay palaging nauugnay sa mga makabagong pagpapatupad at binubuo ng mga elemento ng pagsusuri ng isang bagong produkto, merkado, mga kategorya ng consumer. Ang pangunahing layunin nito ay upang malutas ang nakaplanong gawain sa pinakamaikling posibleng oras na may pinakamataas na pagtitipid sa pera.mapagkukunan.

Sa pamamagitan ng disenyo, ang bawat proyekto ay may limitadong makabagong epekto. Ang pagbabago ay ipinakita sa isang indibidwal na diskarte sa paglikha ng mga kalakal na naiiba sa mga katulad na kalakal o serbisyo. Nagbibigay-daan sa iyo ang kakayahang ito na sistematikong pinuhin at baguhin ang mga katangian ng isang produkto o serbisyo.

Ang parameter na ito ay isang mahalagang bahagi ng plano sa pamamahala ng komunikasyon ng proyekto, ang pagbuo ng mga bagong produkto, ang pagkukumpuni ng gawaing pagtatayo o ang kampanya sa halalan, ang pagbuo ng isang sistema ng impormasyon sa kumpanya.

Ang teoretikal na aspeto ay kinabibilangan ng pinagsamang kaalaman, kasanayan, paraan at paraan upang lumikha ng bagong produkto at serbisyo. Upang matugunan ang mga kinakailangan ng merkado at ang mga inaasahan ng mga mamumuhunan, kinakailangan upang mahanap ang pinakamainam na balanse sa pagitan ng mga gastos, mga deadline, layunin at kalidad ng proyektong isinasagawa.

Dapat lohikal na ikonekta ng plano ng proyekto ang lahat ng larangan ng kaalaman sa mga magagamit na mapagkukunan at potensyal ng mga gumaganap.

Mga uri ng system

Anumang gawain, gaya ng paggawa ng bagong produkto at pagkatapos ay ibenta ito, ay maaaring gawin nang may plano sa pamamahala ng proyekto.

Ang unang opsyon ay ibabatay sa paggamit ng isang matrix system, na tumutukoy sa responsable (manager) ng proyekto. Siya ay mag-uulat sa direktor, at ang kanyang grupo ay bubuuin ng mga empleyado mula sa iba't ibang mga departamento na pinakawalan mula sa mga direktang tungkulin sa trabaho para sa tagal ng proyekto. Ang ganitong mga pagbabago sa tauhan ay nangangailangan ng pagkakaisa ng pangkat at isang malinaw na pag-unawa sa mga layunin at resulta ng proyekto.

Ang pangalawang opsyon ay ipinapalagay na isa sa mga pinuno ng departamento ang itatalagang responsable. Ang lahat ng mga gawain sa proyekto ay isasagawa ng mga empleyado ng yunit na ito. Ngunit sa pangkalahatan, ang mga empleyado ay hindi magkakaroon ng kumpletong pag-unawa sa gawaing ito at makikita ito bilang isang karagdagang pasanin. Bilang resulta, ang timing at mga resulta ay maaaring hindi mahuhulaan.

Mga iba't ibang proyekto

Gumagamit ang mga kumpanya ng mga proyekto sa trabaho bilang isang hindi tradisyonal na paraan ng pagsasagawa ng mga hakbangin na hindi magagamit sa pang-araw-araw na operasyon. Ang kanilang bahagi sa mga kumpanya ay tumataas bawat taon.

Ang mga proyekto ay palaging naiiba, ngunit mayroon silang pagkakatulad. Ito ang mga kondisyon ng limitadong oras, ang paghahanap para sa mga karampatang tagapalabas at karagdagang pera. Ang mga sumusunod na direksyon ay nakikilala:

1. Disenyong arkitektural. Upang magtagumpay sa negosyo, ang pakikilahok ng mga inhinyero, taga-disenyo, mga mamimili, at mga mamumuhunan ay kinakailangan. Ang isang kapansin-pansing halimbawa ay ang imbentor at arkitekto mula sa USA, si B. Fuller, na nagawang maakit ang mga tao at bumuo ng isang modelo ng mga modular na banyo. Ang mga kuwartong ito ay isang matipid na opsyon at ginagamit pa rin hanggang ngayon sa pagtatayo ng mga gusaling tirahan.
2. Conceptual vision. Ang punto ay upang lumikha ng mga kondisyon na kaaya-aya sa paglikha ng mga bagong ideya. Ang isang halimbawa ay isang proyekto sa mga kumpanya ng telepono sa US na naghahanap ng isang paraan upang maprotektahan ang mga booth ng telepono mula sa mga mandarambong. Sa maraming mga pagpipilian, kami ay nanirahan sa isang hindi kinakalawang na asero na konstruksyon. Ngayon ang elementong ito ay makikita sa harap ng pintuan.sa maraming gusali.
3. Pagpaplano. Napakahalaga na bumuo ng isang pagkakasunud-sunod ng pagpapatupad ng proyekto. Halimbawa, ayon sa pamantayang ito, nagawa ng Yellowstone National Park na ipatupad ang master plan para sa interchange at pagpapanatili nito.
4. Paggawa ng mga bagay. Nakatuon ang gawain sa pagsunod sa mga pamantayan at tuntunin ng konstruksyon, gayundin sa sistematikong kontrol ng bawat yugto. Ang kawalan ng kumokontrol na katawan ay maaaring humantong sa pagkasira ng bagay na may hindi inaasahang pinsala.

Bago magpasya sa isa sa mga diskarte, kinakailangan na bumuo ng isang plano sa pamamahala ng kalidad para sa proyekto. Sa paggawa ng mga kagamitang medikal o mga gamot, mas mabuting pagtuunan ng pansin ang kalidad ng mga yugto ng pagpaplano. Sa kaso kapag ang tapos na produkto ay kailangang gawing muli mula sa isang lugar patungo sa isa pa, halimbawa, ang pag-install ng air conditioning at mga sistema ng pag-init sa mga multi-storey na gusali, ang focus ay nasa kontrol.

Success Factor

Ang plano sa pamamahala ng proyekto ay mahalagang bahagi ngayon ng isang matagumpay na resulta. Noong nakaraan, ang paglikha nito ay katangian ng mga tradisyunal na lugar ng produksyon (pagtatanggol, enerhiya, konstruksyon). Sa kasalukuyan, ang diskarte na ito ay ginagamit ng halos bawat pangalawang kumpanya, o sa halip, 45% ng lahat ng mga organisasyon. Kabilang dito ang mga institusyong pampinansyal na nagbibigay ng mga serbisyo at produkto sa kumpanya.

Kadalasan, nararamdaman ng isang kumpanyang nakatuon sa produkto ang pangangailangang sistematikong baguhin ito bilang tugon sa mga bagong kinakailangan ng customer. Sa kasong ito, ang paglikhaplano sa pamamahala ng proyekto. Sa ngayon, gumagana ang karamihan sa mga organisasyon sa pamamagitan ng diskarteng ito.

Mga tip para sa paggawa ng plano

Sa pagsasagawa, maraming kumpanya sa kanilang mga pagsusumikap ay nakakaranas ng mga paghihirap at nalugi. Halimbawa, ang Lockheed, na nabigo sa L-1011 na sasakyang panghimpapawid, o ang Deep Tunnel na proyekto, ay naglalayong pataasin ang imprastraktura ng alkantarilya ng lungsod ng Chicago. Nagkaroon ng malaking gastos ang mga kumpanya, sinusubukang panatilihin kung ano ang kanilang nagawa at ibenta sa ilang lawak - ang kanilang produkto.

Ang pangunahing dahilan ng mga pagkabigo ay ang detalyadong pagbuo ng plano sa pamamahala ng proyekto ay hindi naisagawa, at ang pamamahala ng kumpanya ay ganap na nakatuon sa resulta, at hindi sa sunud-sunod na mga yugto ng pagkamit ng layunin.

Upang ipatupad ang isang matagumpay na negosyo, kinakailangan na bumuo ng isang konsepto na may malinaw na pagkakasunod-sunod ng mga aksyon, habang isinasaalang-alang ang mga sumusunod na tip:

1. Tingnan ang proyekto mula sa isang third party. Ang diskarteng ito ay magbibigay-daan sa iyo na masuri kung ano ang nangyayari, tingnan ang mga sitwasyon, lutasin ang mga problemang lumitaw, at suriin ang mga gastos;
2. Italaga ang paggawa ng desisyon. Ang ganitong paraan ay magbibigay ng pag-unawa sa mga intermediate na layunin ng proyekto, dagdagan ang pagiging epektibo ng ilang beses;
3. Gumawa ng backup na plano. Ang mga karagdagang opsyon para sa paglutas ng mga problema na lumitaw ay makakatulong na makatipid ng oras at pera. At ang paghahati-hati sa konsepto sa ilang bahagi ay magdadala dito sa pagkumpleto.

Responsable para sa pamamahala

Plano ng Pamamahala ng KalidadAng isang proyekto ay magiging epektibo kapag ang pinuno nito ay nakakatugon sa ilang mga pamantayan. Ang pagpili ng isang taong may kakayahang magsagawa ng mga kinakailangang aktibidad at dalhin ang kumpanya sa isang bagong antas ay isang mapanganib na gawain. Gayunpaman, mas mabuting huwag ipagpaliban ang solusyon sa isyu.

Ang mga pangunahing katangian ng kandidato ay dapat na pananagutan, ambisyon, kakayahang pamahalaan ang mga tao at mataas na antas ng kakayahan. Sa pagsasagawa, hindi ito sapat, dahil kailangan din niyang malaman ang nilalaman ng akda. Ang plano sa pamamahala ng saklaw ng proyekto sa karamihan ng mga kaso ay binubuo ng mga yugto:

• pagbuo ng dokumentasyon;
• pamamahagi ng mga kapangyarihan at gawain;
• pag-apruba ng plano sa trabaho;
• paggawa ng mga senaryo para sa mga hindi inaasahang sitwasyon.

Sa wakas, mas mabuting bigyan ng kagustuhan ang mga motivated at self-nominated na mga aplikante. Ipinapakita nito ang pangunahing tampok ng isang pinuno - ang kakayahang mabilis na gumawa ng mga seryosong desisyon.

Mga panganib sa proyekto

Ang plano sa pamamahala ng peligro ay isang nakabalangkas na sistema para sa pagtukoy ng mga salik, pagtatasa sa mga ito at pagtugon sa mga ito. Binubuo ito ng magagamit at katanggap-tanggap na mga pamantayan sa pagtataya sa mga tuntunin ng mga kahihinatnan ng isang senaryo.

May ilang antas ng pamamahala sa peligro sa negosyo:

• pagtukoy ng mga diskarte at pagbubuo ng plano ng aksyon;
• hanapin ang mga panganib na maaaring magbago sa resulta ng proyekto;
• qualitative at quantitative risk assessment;
• pagbuo ng mga pamamaraan at pamamaraan para mabawasan ang mga posibleng banta;
• monitoring the execution of the entire cycle of the project.

Resources

Maaari mong maimpluwensyahan ang pagtaas sa mga huling resulta ng konsepto, pati na rin bawasan ang gastos at timing ng trabaho, sa pamamagitan ng pagpili ng mga modernong teknolohiya, mga kwalipikadong empleyado at mga mapagkukunang pinansyal upang makumpleto ang gawain. Ang mga teknolohiyang ginamit at ang plano sa pamamahala ng mapagkukunan ng proyekto ay itinuturing na mga pangunahing tool para sa tagumpay ng kumpanya.

Kasama ang susi, may mga karagdagang tool na kailangan para pamahalaan ang susi. Halimbawa, maaari silang tapusin ang mga kontrata na nagbibigay-daan sa iyo upang maakit ang mga kinakailangang mapagkukunan sa tamang oras. Itinatampok ng mga barko ang sistema ng pamamahala ng tauhan at ang konsepto mismo, ang pagbuo ng interaksyon ng impormasyon ng lahat ng kalahok.

Rating

Ang pagsusuri ng mga plano sa pamamahala ng proyekto ay may kasamang dalawang elemento: isang pagtatasa ng istraktura at isang pagsusuri sa antas ng pagpapatupad. Kinakailangan ang pagsusuri upang lubos na maunawaan kung paano epektibo ang konsepto sa mga tuntunin ng mga namuhunan na mapagkukunan.

Ang unang elemento ay kinabibilangan ng pagtatasa ng mga empleyado ng mga tagapagpahiwatig, mga gawain, mga huling resulta ng trabaho. Dito, ginagawa ang mga pagsasaayos sa proseso ng trabaho sa hinaharap. Ang lahat ng karagdagang proseso ay mauugnay sa elemento ng pagtatasa ng pagganap, kung saan itinatala ang gawaing isinagawa at binuo ang mga pagtataya.

Karamihan sa mga kumpanya ay gumagamit ng concept criteria evaluation system, kung saan sinusuri nila ang mga gastos, tagal ng trabaho at kalidad ng mga ito. Kung ang alinman sa mga pamantayan ay hindi natugunan, isang plano sa pamamahala ng pagbabago ng proyekto ay nabuo. Sa kasong ito, mayroong isang rebisyon ng mga halaga ng mga tagapagpahiwatig, mga gawaininaayos.

Ang huling yugto ng pagsusuri ay ang paghahambing ng mga nakamit na resulta sa mga nakaplanong resulta.

Mga hindi inaasahang pangyayari

Ang pagiging komportable ng direktor sa mga hindi inaasahang sitwasyon at ang kanyang sapat na pagtatasa sa mga problemang lumitaw ay may mahalagang papel sa pagpapatupad ng plano sa pamamahala ng proyekto.

Ang kakulangan ng katangiang ito sa isang pinuno at ang kawalan ng oras upang isaalang-alang ang mga kahihinatnan ng ilang mga desisyon ang pangunahing sanhi ng mga problema. Ang mga hindi nalutas na gawain na lumitaw sa pinakadulo simula ng trabaho ay maaaring hindi malutas, na hahantong sa hindi nasagot na mga deadline o hindi kinakailangang gastos sa ekonomiya. Kasabay nito, ang takot at kawalan ng katiyakan sa mga aksyon ng pamunuan ay maaaring mabilis na kumalat sa buong grupo ng nagtatrabaho. Ito ay sikolohikal na pag-uugali. Kaya naman napakahalaga para sa isang pinuno na magkaroon ng konsentrasyon at hindi mawalan ng katatagan sa pamamagitan ng pagtatago ng emosyon.

Versatility ng proyekto

Anumang plano sa pamamahala ng proyekto ay nangangailangan ng maraming gawain na sabay-sabay na haharapin. Kasabay nito, ang bawat tanong ay dapat sagutin nang tumpak at detalyado. Ang anumang umuusbong na nuance ay tumutukoy sa kapalaran ng proyekto mismo. Ang isyu ng pag-iwas sa panganib ay pangunahing nareresolba sa pamamagitan ng karampatang diskarte ng mga espesyalista.

Para maipatupad ang isang matagumpay na proyekto, kailangan mong obserbahan ang bilis ng pagkumpleto ng mga gawain, ipakita ang pansin sa detalye, italaga ang trabaho sa mga kasamahan at suriin ang kalidad nito sa lahat ng yugto ng paglulunsad ng isang proyekto.

Atensyon sa detalye

Magsagawa ng pagsusuri sa merkado, pagsusuri sa SWOT, pagkalkula ng cash flow atang iba pang mga pangunahing tagapagpahiwatig ay nagbibigay ng pagtaas sa pagiging epektibo ng proyekto. Ang plano ng negosyo sa pamamahala ng proyekto ay hindi lamang tumutukoy sa uri ng pakikipagsapalaran na ipinapatupad, ngunit kasama rin ang mga projection ng kita at gastos. Kabilang dito ang mga sumusunod na item:

• deskripsyon ng negosyo;
• diskarte sa marketing;
• pagsusuri ng mga kakumpitensya;
• operational procedure;
• staff.

Plano sa kabuuan

Lahat ng empleyado ng proyekto ay kumikilos bilang bahagi ng iisang kabuuan, dahil ang huling resulta ay nakasalalay sa kanilang mga aksyon.

Ang bawat kalahok, sa loob ng kanyang lugar ng pananagutan, ay nakakaimpluwensya sa diwa ng grupong nagtatrabaho at sa kahusayan ng trabaho sa pangkalahatan. Sa pamamahala, mahalagang hindi patuloy na ikampanya ang pagpapatupad ng mga gawaing itinakda upang makamit ang mga kinakailangang tagapagpahiwatig ng pagganap, ngunit upang matiyak na nararamdaman ng bawat kalahok ang kanilang kahalagahan sa karaniwang layunin.