Ano ang kontrol ng imbentaryo? Mga paraan ng pagsasagawa ng warehouse accounting. Organisasyon ng accounting, responsibilidad, mga programa

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang matagumpay na operasyon ng isang enterprise ay binubuo ng kabuuang epekto ng iba't ibang salik at ang karampatang pagganap ng mga pangunahing function. Kasabay nito, dapat tandaan na ang tamang accounting ng mga kalakal ay maaaring maiugnay sa isa sa mga pangunahing kondisyon para sa matatag na operasyon ng kumpanya.

Pamamahala ng imbentaryo

Ginamit ang konseptong ito upang tukuyin ang patuloy na quantitative at varietal accounting na isinasagawa sa bodega. Nang hindi isinasaalang-alang ang mga kalakal na inilagay sa bodega, mahirap tiyakin ang kanilang kaligtasan. Para sa naturang proseso, ginagamit ang isang materyal na card ng imbentaryo, na isang form na inaprubahan ng batas para sa pagtatala ng paggalaw ng mga materyales ng isang partikular na uri, laki at grado sa bodega. Ang mga ito ay pinunan para sa bawat numero ng item ng materyal. Ang mga ito ay pinananatili ng isang taong responsable sa pananalapi, gaya ng isang warehouse manager o storekeeper.

Bago mo ipagkatiwala sa storekeeper ang mga materyal na stock ng negosyo, bilang panuntunan, isang kasunduan ang natapos sa kanya. Inilalarawan nito ang mga uri ng trabaho na ginagawa ng empleyado at ang antas ng responsibilidad kung sakaling mawala o masira ang mga produktong nakaimbak sa bodega.

Organisasyon ng warehouse accounting

Isang maayos na proseso ng accountingAng mga materyales na inilagay sa teritoryo ng bodega ay isang napakahalaga at kinakailangang bahagi ng mga aktibidad ng organisasyon. Para sa mahusay na operasyon ng bodega, dalawang karaniwang sistema ng accounting ang ginagamit: batch at pinagsunod-sunod. Ngunit kahit anong pagpipilian ang gawin, ang mga empleyadong responsable sa pananalapi ay magtatago ng mga talaan ng mga produkto ng kumpanya sa uri. Isinasagawa ang pamamaraang ito sa pamamagitan ng paggamit ng mga incoming at outgoing commodity order.

Kung isasaalang-alang natin ang impormasyong nakapaloob sa mga manwal sa accounting para sa mga imbentaryo ng kumpanya, maaari nating tapusin na ang analytical accounting ng mga kalakal at materyales ay isinasagawa gamit ang paraan ng balanse o mga negotiable na invoice. Sa pamamagitan ng mga diskarteng ito, ang accounting ay isinasagawa sa konteksto ng bawat lokasyon ng imbakan, gayundin sa loob ng mga ito na may pagsasaayos ng mga numero ng item, iba't ibang pangkat ng produkto, synthetic at sub-account.

Paggamit ng mga card

Inventory accounting ng mga materyales, na batay sa mga turnover sheet, sa karamihan ng mga kaso ay kinabibilangan ng paggamit ng dalawang nabanggit na pamamaraan. Nagbibigay-daan ito sa iyong i-optimize ang pagpapatakbo ng warehouse at makamit ang mas mataas na antas ng pagiging produktibo.

Sa unang opsyon, ginagamit ang isang warehouse accounting card, na binubuksan para sa bawat uri ng item ng imbentaryo na nakaimbak sa bodega. Nagpapakita ito ng quantitative-sum data, na, sa katunayan, ay ang paggalaw ng mga materyales. Ang batayan para sa pagpuno ng mga naturang card ay pangunahing accountingmga dokumento.

Ang warehouse accounting gamit ang mga card ay kinabibilangan din ng pagpapakita ng mga balanse sa unang araw at pagkalkula ng turnover para sa buwan. Sa tulong ng naturang dokumentasyon, ang mga turnover sheet ay pinagsama-sama para sa bawat warehouse nang hiwalay. Bilang karagdagan, ang data ng mga card na iyon na nasa departamento ng accounting ay sinusuri laban sa dokumentasyon sa bodega.

Posible rin na ang mga accounting card ay hindi pinananatili sa departamento ng accounting. Sa kasong ito, ang papalabas at papasok na dokumentasyon ay pinagsama ayon sa mga numero ng item. Pagkatapos nito, sa tulong ng mga dokumentong ito, ang mga resulta para sa buwan ay kinakalkula, at ang data sa mga gastos at mga resibo ay naitala nang hiwalay. Dagdag pa, ang impormasyong ito ay ipinapakita sa turnover sheet. Ang mga balanseng iyon na ipinakita sa mga pahayag na ito ay inihambing sa mga balanseng naitala sa mga accounting card sa bodega.

Balanse accounting

Ang form na ito ng warehouse accounting ay naiiba sa nauna. Ang pangunahing pagkakaiba ay walang husay at kabuuang accounting sa konteksto ng mga kalakal at materyales sa departamento ng accounting. Ang mga turnover statement, ayon sa pagkakabanggit, ay hindi rin pinagsama-sama.

Sa ganitong uri ng organisasyon ng bodega, ang accounting para sa mga kalakal at materyales ay isinasagawa sa konteksto ng mga sub-account, commodity group at balance sheet, na ginagamit upang i-account ang mga item sa imbentaryo nang eksklusibo sa mga tuntunin ng pera. Ang accounting ay isinasagawa ng mga taong responsable sa pananalapi. Para sa prosesong ito, ginagamit ang inventory ledger o naaangkop na journal.

Para sa departamento ng accounting, ito ay tumatalakay sa pagtanggap ng primaryadokumentasyon ng accounting mula sa mga taong responsable sa pananalapi at pagkatapos ay sinusuri ang natanggap na data. Kapag nakumpleto na ang proseso ng pagkakasundo, ang mga balanseng iyon ng mga materyales na naitala sa unang araw ay ililipat sa balanse.

Party Accounting

Trade at warehouse sa kasong ito ay nakaayos sa paraang ang isang partikular na batch ng mga produkto ay nakaimbak nang hiwalay. At para sa bawat isa sa kanila, ang storekeeper ay nagsusulat ng isang batch card sa dalawang kopya. Ang isang espesyal na libro ay ginagamit upang irehistro ang mga naturang card. Sa kasong ito, ang numero ng tinanggap na batch ang numero ng pagpaparehistro sa aklat na ito. Matapos ipasok ang kinakailangang impormasyon, ang isang kopya ay ililipat sa departamento ng accounting, at ang isa ay mananatili sa bodega at gumaganap ng function ng isang rehistro ng accounting ng warehouse.

Nararapat tandaan na ang mga kalakal at materyales na may parehong pangalan ay tinutukoy bilang isang batch. Ang produktong ito ay dapat ibigay ng isang supplier. Kung tungkol sa bilang ng mga paghahatid, maaaring marami.

Kapag pinupunan ang isang batch card, dapat ipahiwatig ng manggagawa sa bodega ang petsa ng compilation, numero nito, ang oras ng pagpuno sa pagkilos ng pagtanggap ng mga kalakal, ang uri ng transportasyon, mga detalye ng supplier, ang numero at petsa ng invoice, ang pangalan ng produkto, ang lugar ng pag-alis, pati na ang timbang at grado.

Warehouse accounting ng mga materyales, na gumagamit ng paraan ng batch, ay nagpapahiwatig ng pagmuni-muni sa panahon ng paglabas ng mga kalakal ng petsa ng pagkilos na ito, ang bilang ng dokumento ng consumable na kalakal, ang paraan ng transportasyon, ang pangalan ng tatanggap, ang dami at grado ng mga produktong ibinebenta. Kasabay nito, ang dokumento ng gastos ay nagpapahiwatignumero ng party card.

Kapag naubos na ang lahat ng stock ng isang partikular na batch, inilalagay ng warehouse manager at merchandiser ang kanilang mga pirma sa card at ilipat ito sa accounting department, kung saan ito susuriin pagkatapos.

Posibleng may maipakitang kakulangan sa panahon ng tseke. Sa kasong ito, ang warehouse accounting ay nagpapahiwatig ng mga sumusunod na aksyon: bago ang susunod na imbentaryo, isinusulat ng accountant ang kakulangan sa mga gastos sa pamamahagi, ngunit sa kondisyon lamang na ito ay nasa loob ng mga limitasyon ng natural na pagkawala. Kung nalampasan ang mga pamantayan, dapat mabawi ang kakulangan sa mga taong iyon na may pananagutan sa pananalapi para sa mga produktong nakaimbak sa bodega.

Nararapat ding isaalang-alang ang impormasyon na kasama sa sistema ng imbentaryo ng batch ang pagbuo ng isang aksyon para sa isang ganap na ginamit na batch ng mga kalakal at materyales.

Paano ginagamit ang mga warehouse journal para sa pag-uuri?

Kung ang paraan ng accounting na ito ay ginamit, magbubukas ang storekeeper ng isa o higit pang mga pahina sa commodity journal para sa bawat uri at pangalan ng produkto. Maaari ding maglagay ng hiwalay na card. Ang bilang ng mga pahina ay depende sa dami ng mga operasyong isinagawa sa pagtanggap at pagkonsumo.

Sa pamagat ng isang card o pahina ng isang magazine, dapat mong isaad ang artikulo, pangalan, iba't-ibang at iba pang mga tampok na nagpapakilala sa isang partikular na produkto. Ang natitirang espasyo sa page ay ginagamit upang ipakita ang mga resibo, paggasta at balanse ng produkto.

Inventory book (journal) ay kinakailangan upang magtala ng data kapag nirerehistro ang bawat resibo o gastosdokumento.

Legislation ay nagpapahintulot sa paggamit ng iba't ibang anyo ng mga magazine. Ang isang halimbawa ay isang trade journal sa form na N MX-2. Dapat itong isagawa ng isang storekeeper o iba pang responsableng tao. Ang batayan para sa pagpuno nito ay mga dokumento sa pagtanggap at pagpapalabas ng mga kalakal at materyales, na idineposito nang mas maaga. Ang nasabing log ay naglalaman ng sumusunod na data:

- petsa kung kailan tinanggap ang mga kalakal at materyales para sa imbakan;

- ang unit na naglipat ng mga item sa imbentaryo sa bodega;

- pangalan, presyo, dami, mga yunit ng sukat para sa mga kalakal at materyales;

- numero at petsa ng mga dokumento na ginamit sa pag-isyu at pagtanggap ng mga produkto;

- lokasyon ng imbakan.

Upang matanggap ang mga kalakal para sa imbakan at kasunod na mailabas, kinakailangang patunayan ang nauugnay na dokumentasyon na may mga pirma ng storekeeper at ng warehouse manager.

Isaayos nang maayos ang warehouse accounting ng isang quantitative type, kung saan naitala ang paggalaw at balanse ng mga produkto, makakatulong ang iba't ibang uri ng commodity magazine, sa tulong kung aling mga item sa imbentaryo ang iniimbak sa mga imbakan, pati na rin ang pag-aayos kanilang pagkonsumo. Ang ganitong impormasyon ay maaari ding ipakita sa anyo ng mga pahayag.

Paano isinasagawa ang markdown ng imbentaryo?

Ang kalakalan at pag-iimbak ay hindi maiiwasang nauugnay sa mga kababalaghan gaya ng pagkaluma ng mga kalakal, pati na rin ang pagbaba ng demand para sa mga ito o pagkawala ng kalidad. Ang mga isyung ito ay hindi maaaring balewalain at ang proseso ng markdown ay ginagamit upang matugunan ang mga ito nang epektibo. Para sa pagpaparehistro nito, kakailanganin mo ng isang pagkilos ng pagbaba ng halaga ng mga materyal na asset.

Dapat itong iguhit at nilagdaan ng dalawang kopya. Ginagawa ito ng mga responsableng tao na kumakatawan sa isang espesyal na komisyon. Ang isang kopya ay nananatili sa manager ng warehouse (dapat itong itago), ang pangalawa ay ipinadala sa departamento ng accounting. Sa ilang sitwasyon, ang isang kopya ay maaaring ilakip sa tala sa paghahatid. Ginagawa ito para sa kasunod na paglipat ng dokumentong ito sa isang organisasyong nakikibahagi sa pagbebenta ng mga may diskwentong kalakal, o para sa layuning ibalik sa tagagawa.

Warehouse Management System

Isa sa mga pangunahing gawain ng anumang negosyo ay ang pag-automate at pag-optimize ng lahat ng panloob na proseso ng enterprise. Makakatipid ito ng oras at mapapabuti ang kalidad ng serbisyo.

Warehouse ay walang exception. Upang mapabilis ang iba't ibang mga proseso na may kaugnayan sa pagtanggap at pagkonsumo ng mga kalakal, isang warehouse accounting program ang ginagamit. Maaaring may iba itong hitsura at istraktura, ngunit ang mga function ng naturang software ay nananatiling pareho.

Pinag-uusapan natin ang mga sumusunod na pagkakataon:

- pamamahagi ng mga produkto sa bodega sa pamamagitan ng mga storage cell, batch at responsableng tao;

- posibilidad ng dynamic na muling pagkalkula ng mga balanse ng stock;

- pagsubaybay sa kargamento sa mga ruta ng trapiko;

- paggamit ng iba't ibang paraan ng pagpepresyo ng mga kalakal;

- imbentaryo at kasunod na pagbuo ng nauugnay na pag-uulat ayon sa mga resulta nito;

- pagbuo ng resibo at mga order sa bodega;

- muling pagsusuri ng mga kalakal dahil sa impluwensya ng iba't ibang salik na bumubuo sa halaga nito;

- pamamahala ng warehouse.

Ang isang mahusay na idinisenyong programa sa pagkontrol ng imbentaryo ay nagbibigay-daan sa iyo na magtatag ng mahusay na operasyon ng isang bodega ng pagbibiyahe, pati na rin ang mga bodega ng pangkalahatang layunin. Sinasanay din na gumamit ng electronic analogue ng warehouse accounting card, na mayroong lahat ng nauugnay na mga filter. Pinag-uusapan natin ang tungkol sa impormasyon sa pagsubaybay sa mga sumusunod na lugar:

- ang currency na ginamit upang magbayad para sa mga kalakal (ayon sa collation statement, act of surplus at shortage, ang aktwal na availability statement, atbp.);

- batch ng mga produkto, mga tuntunin ng imbakan nito, petsa ng pag-expire ng mga certificate;

- iba't ibang uri ng operasyon na may mga produkto at materyales;

- layunin;

- pag-uuri;

- mga taong responsable sa pananalapi;

- mga operasyon ng staffing at pagtatanggal ng materyal na asset sa warehouse.

Bilang panuntunan, ang naturang automated warehouse accounting ay tinatapos ng developer, na isinasaalang-alang ang mga indibidwal na katangian ng negosyo ng isang partikular na kliyente.

Mga kasalukuyang programa

Maaaring gamitin ang iba't ibang software upang mabisang ayusin ang gawain ng bodega. Ngunit isa sa mga pinakasikat na opsyon ay ang "1C Warehouse Accounting". Ang software na ito ay may ilang partikular na pakinabang na nakakaakit ng maraming kumpanya na nagsasama ng program na ito sa kanilang mga bodega.

Ang mga pangunahing function ay ganito ang hitsura:

- mabilis at napapanahong accounting ng mga materyal na asset, ang pagdating at paggalaw nito;

- tumpak na pagpapanatili ng lahat ng dokumentasyon ng bodega;

-napapanahon at maginhawang pagpapanatili ng isang warehouse journal (mga card);

- pagkakaroon ng lahat ng kinakailangang tool para sa tamang imbentaryo;

- representasyon at pagproseso ng warehouse system.

Sa tulong ng software na ito, maaari mong sakupin nang may husay ang ilang bahagi ng aktibidad sa ekonomiya ng enterprise. Pinag-uusapan natin ang pamamahala sa mga panuntunan sa pagbebenta, stock, pananalapi, pagbili at paghahatid ng mga kalakal. Kabilang sa mga pangunahing bentahe ng "1C" ang kadalian ng paggamit ng programa, ang posibilidad ng pagwawasto nito na isinasaalang-alang ang mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon at ganap na pagsunod sa mga pamantayan ng batas ng Russia.

Kung gusto mo, maaari kang gumamit ng iba pang mga program: "Super Warehouse", "Goods-money-goods" at iba pa.

Konklusyon

Malinaw, ang gawain ng bodega ay gumaganap ng isang mahalagang papel sa pagbuo ng isang epektibong kumpanya. Samakatuwid, ang kalidad ng serbisyo, ang bilis ng paghahatid at ang estado ng proseso ng pagbebenta sa kabuuan ay nakasalalay sa antas ng organisasyon ng mga pag-andar ng bodega. Kaya, ang anumang kumpanyang interesado sa matagumpay na pagbuo ng isang ikot ng pagbebenta at paghahatid ng produkto ay dapat maayos na ayusin ang accounting ng mga kalakal.