Mga uri at function ng managerial control

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang proseso ng pamamahala ay binubuo ng limang tungkulin: pagpaplano, pag-oorganisa, pag-staff, pagdidirekta at pagkontrol. Kaya, ang kontrol ay bahagi ng proseso ng kontrol.

Ang Control ay ang pangunahing layunin ng pamamahala sa isang organisasyon: ang proseso ng paghahambing ng aktwal na pagganap laban sa mga itinatag na pamantayan ng kumpanya. Dapat subaybayan at suriin ng bawat tagapamahala ang mga aktibidad ng kanyang mga subordinates. Ang kontrol ng pamamahala ay nakakatulong na magsagawa ng mga pagwawasto sa bahagi ng manager sa isang napapanahong paraan upang maiwasan ang mga hindi inaasahang pangyayari o pagkalugi sa pananalapi para sa kumpanya.

Ang pangunahing proseso ng kontrol ay may kasamang tatlong hakbang:

• Pagtatakda ng mga pamantayan.
• Pagsusukat ng pagganap ayon sa mga pamantayang ito.
• Pagwawasto ng mga paglihis mula sa mga pamantayan at plano.

Bilang bahagi ng pangkalahatang estratehikong plano ng organisasyon, nagtakda ng mga layunin ang mga pinunomga unit sa mga partikular, tumpak, mga termino sa pagpapatakbo na kinabibilangan ng pagpaplano para sa pagganap laban sa mga aktwal na resulta.

Ang mga pamantayan kung saan ihahambing ang aktwal na pagganap ay maaaring makuha mula sa nakaraang karanasan, istatistika at benchmarking (batay sa pinakamahuhusay na kagawian sa industriya). Hangga't maaari, ang mga pamantayan ay binuo sa isang bilateral na batayan sa halip na ang nangungunang pamamahala ay gumagawa ng mga desisyon nang unilateral batay sa mga layunin ng organisasyon.

Bakit kailangan ng managerial control?

Kung palaging ginagawa ng mga kawani ang pinakamainam para sa organisasyon, hindi na kakailanganin ang kontrol at pamamahala. Ngunit malinaw na ang mga tao ay minsan ay hindi nagagawa o hindi gustong kumilos para sa pinakamahusay na interes ng organisasyon at isang hanay ng mga kontrol ang dapat ilagay upang maiwasan ang hindi gustong pag-uugali at mahikayat ang gustong aksyon.

Kahit na ang mga empleyado ay nasasangkapan nang maayos upang gawin ang kanilang trabaho nang maayos, pinipili ng ilan na huwag gawin dahil maaaring hindi eksaktong magkapareho ang mga layunin ng indibidwal at layunin ng organisasyon. Sa madaling salita, walang pagkakahanay ng mga layunin. Sa ganitong mga kaso, kailangang gumawa ng mga hakbang upang mapataas ang motibasyon at pagiging produktibo ng empleyado.

Ang isang epektibong organisasyon ay isa kung saan nauunawaan ng mga tagapamahala kung paano pamahalaan at kontrolin. Ang layunin ng kontrol bilang isang konsepto at proseso ay upang makatulong sa pagganyak at paggabay sa mga empleyado sa kanilang mga itinalagang tungkulin. Pag-unawaAng mga sistema ng kontrol sa proseso at pamamahala ay mahalaga sa pangmatagalang pagiging epektibo ng isang organisasyon.

Kung walang sapat na control system, maaaring madaig ng kalituhan at kaguluhan ang isang organisasyon. Gayunpaman, kung pinipigilan ng mga control system ang isang organisasyon, maaari itong magdusa mula sa kakulangan ng innovation ng entrepreneurial.

Ang hindi sapat na kontrol sa pagpapatupad ng mga desisyon sa pamamahala ay maaaring humantong sa pagbaba sa produktibidad o pagtaas ng panganib ng hindi magandang resulta sa pananalapi. Sa sukdulan, kung hindi susubaybayan ang performance, maaaring magresulta ang pagkabigo ng organisasyon.

Mga tampok ng isang epektibong sistema ng pamamahala

Ang isang epektibong sistema ng pamamahala ng negosyo ay isang pinagsama-samang hanay ng mga proseso at mga tool sa pamamahala na tumutulong na ihanay ang diskarte ng kumpanya at taunang layunin sa mga pang-araw-araw na aktibidad, subaybayan ang pagganap at simulan ang mga pagwawasto.

Ang management control system ay isang tuluy-tuloy na proseso ng pagpapabuti ng pagganap sa pamamagitan ng pagtatakda ng mga indibidwal at kolektibong layunin na naaayon sa mga estratehikong layunin ng organisasyon, pagpaplano ng pagganap upang makamit ang mga layuning iyon, pagrepaso at pagsusuri ng pag-unlad, at pagbuo ng kaalaman, kasanayan at kakayahan ng mga tao. Dapat tumuon ang control system sa mga resulta.

Ang isang epektibong sistema ng pamamahala ay may mga sumusunod na tampok:

1. Tumutulong na makamit ang mga layunin ng organisasyon.
2. Pinapadali ang pinakamainam na paggamit ng mga mapagkukunan.
3. Bumubuti sa pangkalahatanpagganap ng organisasyon.
4. Nag-uudyok at nagpapataas ng moral ng empleyado.
5. Ang kontrol ay nagtatatag din ng disiplina at kaayusan.
6. Malinaw na tinukoy at nauunawaan ang mga sukatan ng performance.
7. Tinitiyak ang pagpaplano sa hinaharap sa pamamagitan ng pagbabago ng mga pamantayan.
8. Nalalapat ang mga madiskarteng layunin sa lahat ng antas ng organisasyon.
9. Ang epektibong pagkontrol ay nagpapaliit ng mga error.
10. Pagpapalakas ng pamamahala at pakikipag-ugnayan ng empleyado.
11. Makamit nang mas mabilis ang mga layunin sa priyoridad.

Ang proseso ng pamamahala ng kontrol ay kinokontrol ang mga aktibidad ng mga kumpanya sa paraang ang aktwal na pagganap ay tumutugma sa planong naitatag nang maaga. Ang isang epektibong sistema ng kontrol ay nagbibigay-daan sa mga tagapamahala na maiwasan ang mga pangyayari na nagdudulot ng pagkalugi sa kumpanya.

18 managerial control function

Ang kontrol sa pamamahala ay anumang proseso, tool o system na naka-set up upang bigyang-daan ang pamamahala na i-regulate ang mga aktibidad ng isang kumpanya alinsunod sa mga layunin nito.

Ang pagkontrol ay isinasagawa sa mas mababa, gitna at mas mataas na antas ng pamamahala. Sa bawat antas, magkakaiba ang kontrol: ang nangungunang pamamahala ay kasangkot sa estratehikong kontrol, gitnang pamamahala sa taktikal na kontrol, at ang mas mababang antas sa kontrol sa pagpapatakbo.

Ang mga sumusunod ay ang mga function ng pagkontrol ng desisyon sa pamamahala:

1. Diskarte sa pagpaplano. Ang proseso ng pagtatatag ng action plan para makamit ang mga layunin.
2. Kontrolkinakailangan. Pormal na dokumentasyon ng mga plano bilang mga kinakailangan at pamamahala ng mga pagbabago sa mga planong iyon kung kinakailangan.
3. Pagkontrol sa pananalapi. Pagsubaybay at accounting ng badyet ng kumpanya.
4. Pamamahala sa pagganap. Ang proseso ng pagsang-ayon sa isang hanay ng mga layunin sa mga empleyado at pagsusuri ng kanilang pagganap laban sa mga layuning iyon.
5. Kontrol sa trabaho. Subaybayan ang mga empleyado upang mapabuti ang pagiging produktibo, kahusayan at kalidad ng trabaho.
6. Programa at pamamahala ng proyekto. Pagpapatupad ng pagbabago.
7. Pagkontrol sa peligro. Isang paulit-ulit na proseso ng pagtukoy, pagsusuri at pag-aalis ng panganib.
8. Kontrol sa seguridad. Pagkilala at pag-aalis ng mga banta sa seguridad, at pagpapatupad ng mga paraan upang mabawasan ang iba't ibang panganib.
9. Pagkontrol sa pagsunod. Pagpapatupad ng mga proseso, pamamaraan, sistema, pag-audit, pagsukat at ulat alinsunod sa mga batas, regulasyon, pamantayan at panloob na patakaran ng organisasyon.
10. Mga sukatan at pag-uulat. Pagkalkula at komunikasyon ng mga makabuluhang sukat ng pagganap ng organisasyon.
11. Pag-benchmark. Paulit-ulit na proseso ng pag-benchmark ng mga resulta laban sa industriya, mga kakumpitensya, o kasalukuyang pinakamahuhusay na kagawian ng kumpanya.
12. Patuloy na pagpapabuti. Ang proseso ng pagsukat ng performance, pagpapahusay nito, at pagsukat muli nito.
13. Pagkontrol sa kalidad. Pagtiyak na ang mga produkto ng output ay nakakatugon sa mga pagtutukoy. Halimbawa, ang pagpapatupad ng proseso ng pagsubok ng produkto sa isang linya ng produksyon.
14. Katiyakan sa kalidad. Ang pagtiyak sa kalidad ay ang proseso ng pagpigil sa mga pagkabigo sa kalidad sa hinaharap. Halimbawa, ang pagsasanay ng pagsisiyasat sa mga ugat ng lahat ng mga pagkabigopara maghanap ng mga pagpapahusay sa produksyon.
15. Automation. Dagdagan ang pagiging produktibo, kahusayan at kalidad sa pamamagitan ng automation.
16. Pamamahala ng data. Ang kasanayan sa pagkolekta ng impormasyon na maaaring maging kapaki-pakinabang sa hinaharap, pati na rin ang pagsusuri ng data.
17. Pamamahala ng stock. Pamamahala ng imbentaryo at accounting para maiwasan ang mga kakulangan o sobra.
18. Pamamahala ng asset. Kontrol sa mga asset gaya ng mga pasilidad sa pagmamanupaktura, imprastraktura, makinarya, software at intelektwal na ari-arian.

Mga uri ng kontrol at ang kanilang mga katangian

Ang mga organisasyon ay nangangailangan ng mga kontrol upang matukoy kung ang kanilang mga plano ay nakamit at gumawa ng pagwawasto kung kinakailangan. Ang mga pangunahing layunin ng kontrol ng mga desisyon sa pamamahala:

1. Nakikibagay sa pagbabago. Ang control system ay maaaring hulaan, subaybayan at tumugon sa pagbabago ng mga kondisyon sa kapaligiran.
2. Pag-minimize ng mga error. Ang produktibong kontrol sa pamamahala at accounting ay maglilimita sa bilang ng mga error na nangyayari sa mga aktibidad ng kumpanya.
3. Pag-minimize ng mga gastos at pag-maximize ng kita. Kung epektibong ipinatupad ang organisasyon ng kontrol sa pamamahala, maaari nitong bawasan ang mga gastos at pataasin ang pagiging produktibo.

Nag-i-install ang mga negosyo ng mga control system sa iba't ibang lugar at sa iba't ibang antas ng pamamahala. Ang responsibilidad para sa pagkontrol sa mga desisyon sa pamamahala ay malawak. Mayroong iba't ibang mga klasipikasyon at katangian ng control function na ito. Isa sa mga pinakakaraniwang hitsura na ganito:

1. Forward control, na kilala rin bilang feedforward control, ay nakatuon sa mga mapagkukunang kinukuha ng organisasyon mula sa kapaligiran nito. Kinokontrol niya ang kalidad at dami ng mga mapagkukunang ito bago sila makarating sa organisasyon.
2. Nakatuon ang pagsubaybay sa pagpapanatili ng mga pamantayan sa kalidad at dami ng produkto o serbisyo sa proseso ng pagbabago.
3. Ang pangwakas na kontrol, na kilala rin bilang kontrol ng feedback, ay nakatuon sa mga resulta ng organisasyon pagkatapos makumpleto ang proseso ng pagbabago. Bagama't ang panghuling kontrol ay maaaring hindi kasing epektibo ng paunang o kasalukuyang kontrol, maaari itong magbigay ng pamamahala ng impormasyon para sa pagpaplano sa hinaharap.

Ayon sa isa pang pag-uuri, nahahati ang kontrol sa dalawang malawak na kategorya - kontrol sa regulasyon at normatibo, at sa loob ng mga kategoryang ito mayroong ilang uri. Ang mga uri ng pamamahala ng kontrol ay ipinapakita sa sumusunod na talahanayan.

Kontrol sa regulasyon	Kontrol sa regulasyon
Bureaucratic Financial Kalidad	Utos Organisasyon

Inilalarawan ng mga sumusunod na seksyon ang bawat uri at subtype ng kontrol sa mga aktibidad sa pamamahala.

Kontrol sa regulasyon

Ang pagkontrol sa regulasyon ay nagmumula sa mga karaniwang pamamaraan sa pagpapatakbo, na nag-uudyok ng pagpuna sa ganitong uri ng pagpapatupad ng kontrol sa pamamahala bilang luma at hindi produktibo. Ito ay nagpapahiwatig ng kumpleto at kabuuang kontrol salahat ng bahagi ng organisasyon.

Habang ang mga negosyo ay naging mas maliksi sa mga nakalipas na taon, salamat sa pag-flatte ng mga hierarchy ng organisasyon at pagpapalawak ng mga hangganan, itinuturo ng mga kritiko na ang pangangasiwa sa regulasyon ay maaaring hadlangan ang pagkamit ng layunin. Ang susi mula sa punto ng view ng pagkontrol sa organisasyon ng mga desisyon sa pamamahala ay ang pagsunod ng kontrol sa mga layunin ng organisasyon.

Bureaucratic control

Ang burukratikong kontrol ay nagmumula sa mga linya ng awtoridad na nakadepende sa posisyon sa hierarchy ng organisasyon. Kung mas mataas ang antas ng subordination, mas magkakaroon ng karapatan ang tao na idikta ang kanyang patakaran. Ang mga burukratikong kontrol ay nakakuha ng isang masamang rap, at nararapat na gayon. Ang mga organisasyong masyadong umaasa sa chain of command na mga relasyon ay humahadlang sa flexibility sa kaganapan ng mga hindi inaasahang sitwasyon. Gayunpaman, may mga paraan kung saan maaaring gawin ng mga tagapamahala ang isang kumpanya na nababaluktot at tumutugon sa mga alalahanin ng customer gaya ng anumang iba pang anyo ng organisasyong kontrol sa pamamahala.

Paano mapanatili ang chain of command habang pinapanatili ang flexibility at responsiveness sa system? Ito ang tiyak na tanong na dapat lutasin ng burukratikong kontrol. Ang isang solusyon ay ang mga karaniwang pamamaraan sa pagpapatakbo na naglalaan ng responsibilidad sa hierarchy sa kumpanya.

Pagkontrol sa pananalapi

Ang mga kontrol sa pananalapi ay namamahala sa mga pangunahing layunin sa pananalapi kung saan mananagot ang mga tagapamahala. Ang ganitong mga sistema ng kontrol sa pamamahala ay karaniwan sa mga kumpanyang inorganisa bilang maramihang mga strategic business units (SBU). SBUay isang produkto, serbisyo o heyograpikong linya na may mga tagapamahala na tanging responsable para sa mga kita at pagkalugi. May pananagutan sila sa senior management upang makamit ang mga layunin sa pananalapi na nakakatulong sa pangkalahatang kakayahang kumita ng korporasyon.

Ang kategoryang ito ng kontrol sa desisyon ng pamamahala ay nagpapataw ng mga limitasyon sa paggasta. Para sa mga tagapamahala, ang pagtaas sa mga gastos ay dapat na makatwiran sa pamamagitan ng pagtaas ng kita. Para sa mga pinuno ng departamento, ang pananatili sa badyet ay karaniwang isa sa mga pangunahing tagapagpahiwatig ng pagganap.

Kaya ang tungkulin ng kontrol sa pananalapi ay upang mapabuti ang pangkalahatang kakayahang kumita pati na rin ang panatilihing makatwiran ang mga gastos. Upang matukoy kung anong mga gastos ang kinakailangan, ihahambing ng ilang kumpanya ang mga resulta ng iba pang mga kumpanya sa parehong industriya at pagkatapos ay magsasagawa ng pagsusuri sa pamamahala ng kontrol. Ang benchmarking na ito ay nagbibigay ng data upang matukoy kung ang mga gastos ay naaayon sa mga average ng industriya.

Kontrol sa kalidad

Inilalarawan ng kontrol sa kalidad ang antas ng pagkakaiba-iba sa mga proseso o produkto na itinuturing na katanggap-tanggap. Para sa ilang mga kumpanya, ang pamantayan ay ang kawalan ng mga depekto, iyon ay, ang kawalan ng anumang mga pagbabago. Sa ibang mga kaso, ang hindi gaanong istatistikal na paglihis ay katanggap-tanggap.

Nakakaapekto ang kontrol sa kalidad sa huling resulta ng isang produkto o serbisyong inaalok sa mga customer. Kapag ang isang negosyo ay patuloy na nagpapanatili ng mahusay na kalidad, ang mga customer ay maaaring umasa sa mga katangian ng produkto o serbisyo ng kumpanya, ngunit ito rin aylumilikha ng isang kawili-wiling dilemma. Maaaring mabawasan ng labis na kontrol sa kalidad ng mga umiiral na produkto ang pagtugon sa mga natatanging pangangailangan ng customer.

Kontrol sa regulasyon

Sa halip na umasa sa mga karaniwang patakaran at pamamaraan ng organisasyon, tulad ng sa mga nakaraang uri ng pagkontrol, pinamamahalaan ng kontrol ng regulasyon ang pag-uugali ng mga empleyado at tagapamahala sa pamamagitan ng karaniwang tinatanggap na mga pattern ng pag-uugali.

Normative control ang nagpapasya kung gaano tama ang isang partikular na uri ng pag-uugali at ang isa ay mas mababa. Halimbawa, ang tuxedo ay maaaring katanggap-tanggap na kasuotan para sa isang seremonya ng parangal para sa mga Amerikanong negosyante, ngunit ganap na wala sa lugar sa isang seremonya ng parangal para sa mga Scots, kung saan ang pormal na kilt ay higit na naaayon sa mga lokal na kaugalian. Gayunpaman, walang nakasulat na dress code ang pinagtibay.

Kaya, ang pagkakaiba sa pagitan ng regulasyon at normatibong sistema ng kontrol ng mga desisyon sa pamamahala ay isang pormalidad. Ang kontrol sa regulasyon ay isang impormal na sistema ng pamamahala, kumpara sa kontrol sa regulasyon.

Command control

Ang organisasyong ito ng kontrol sa mga desisyon sa pamamahala ay naging karaniwan sa maraming kumpanya. Ang mga pamantayan ng koponan ay mga impormal na panuntunan na nagpapaalam sa mga miyembro ng koponan ng kanilang mga responsibilidad sa kanilang mga kasamahan.

Bagama't ang gawain ng koponan ay karaniwang pormal na nakadokumento, ang mga paraan kung saan ang mga kalahok sa proseso ay karaniwang nabubuo sa paglipas ng panahon habang ang koponan ay dumaan sa mga yugto ng paglago. Maging ang pamunuan ay impormal na napagkasunduan: minsanang hinirang na pinuno ay maaaring magkaroon ng mas kaunting impluwensya kaysa sa impormal na pinuno. Kung, halimbawa, ang pinuno ng opinyon ay may higit na karanasan kaysa sa pormal na pinuno ng pangkat, malamang na bumaling ang mga miyembro ng pangkat sa pinuno ng opinyon para sa gabay na nangangailangan ng mga partikular na kasanayan o kaalaman.

Ang mga pamantayan ng team ay unti-unting umuunlad, ngunit kapag nabuo ay maaaring magkaroon ng malakas na epekto sa pag-uugali ng kumpanya.

Pagkontrol ng organisasyon

Ang Norms batay sa kultura ng organisasyon ay isa ring uri ng normative control. Kasama sa kultura ng organisasyon ang mga ibinahaging halaga, paniniwala, at ritwal ng isang partikular na organisasyon. Kaya, ang ganitong uri ng kontrol ay nakasalalay sa tamang pagkakahanay ng mga pamantayan at layunin.

Formal at impormal na sistema ng pamamahala

Nabanggit kanina na ang kontrol sa regulasyon at lahat ng subspecies nito ay nabibilang sa pormal na sistema ng kontrol, habang ang normative control ay kabilang sa impormal. Inilalarawan ng talahanayan sa ibaba ang mga pagkakaiba sa pagitan ng dalawang control system.

Pormal na sistema ng pamamahala	Impormal na sistema ng pamamahala
May malinaw na pamamaraan, panuntunan, at alituntunin ang organisasyon upang ipaliwanag ang iba't ibang kinakailangan sa pamamahala Sila ay nag-uudyok sa pamamahala, gayundin sa mga nasasakupan, na kumpletuhin ang mga nakatalagang gawain sa paraang makamit ang mga layunin sa pagpapatakbo sa pinakamainam na takdang panahon Ginamit para i-coordinate ang pag-uugali ng mga nakatataas at nasasakupan	Ang organisasyon ay nailalarawan sa pamamagitan ngimpormal at hindi nakasulat na mga proseso para sa pangangasiwa ng pamamahala Layunin nilang magbigay ng mas mataas na motibasyon sa mga empleyado at tiyakin ang wastong pagpapatupad ng mga layunin at estratehiya ng organisasyon Ang mga impormal na sistema ng pamamahala ay nagpapataas din ng pagkakahanay ng mga layunin
Ang isang halimbawa ng isang pormal na sistema ay ang mga panuntunan at patnubay na ginagamit ng Human Resources para sa mga tungkulin gaya ng recruitment at pag-unlad ng kawani.	Ang isang halimbawa ng isang impormal na sistema ng kontrol ay ang katapatan sa organisasyon at paggalang sa kultura ng organisasyon bilang isang istilo ng pag-uugali para sa mga empleyado.

Ang malawak na kategorya ng pangangasiwa sa regulasyon at regulasyon ay naroroon sa halos lahat ng mga organisasyon, ngunit ang relatibong diin ng bawat uri ay nag-iiba. Sa loob ng kategoryang pangregulasyon ay ang burukrasya, pinansiyal at mga kontrol sa kalidad. Kasama sa kategoryang normatibo ang mga pamantayan ng utos at organisasyon. Ang parehong mga kategorya ng mga pamantayan ay maaaring maging epektibo. Ang gawain ng pamamahala ay iayon ang pag-uugali ng mga empleyado sa mga layunin ng organisasyon.

Samakatuwid, ang epektibong kontrol sa pamamahala ay maaaring makamit sa iba't ibang paraan. Ang mga control system ay idinisenyo upang mangolekta ng data at gamitin ang impormasyong ito upang matulungan ang isang organisasyon na makamit ang mga layunin nito. Nakatuon ang system sa pagiging epektibo ng iba't ibang elemento ng organisasyon, mula saaktibidad ng tao sa mga resulta sa pananalapi.

Ang isang naitatag na sistema ng pagsubaybay ay maaaring magdala ng mga tunay na benepisyo sa isang kumpanya - ituro ang mga problema, magplano ng mga bagong estratehiya at tiyakin ang mas mahusay na koordinasyon sa pagitan ng iba't ibang departamento at dibisyon.