Pamamahala ng proyekto - ano ito? Mga kalamangan at kahinaan

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2024-01-17 19:10

Ang pamamahala ng proyekto ay isang mahalagang elemento ng modernong sistema ng pamamahala sa Russia. Maraming mga domestic at dayuhang kumpanya ang gumagamit ng pamamahala ng proyekto upang mapabuti ang kalidad ng mga produkto at serbisyo, bawasan ang mga gastos, dagdagan ang kita. Ano ang pamamahala ng proyekto at ano ang mga pangunahing benepisyo nito?

Ano ang proyekto?

Ang konsepto ng "proyekto" ay maaaring bigyang-kahulugan sa ganap na magkakaibang paraan. Ang unang opsyon ay nagsasangkot ng kahulugan ng proyekto bilang isang hanay ng dokumentasyon, ayon sa kung saan ang pagtatayo ng isang gusali o istraktura ay posible. Tatalakayin ng artikulong ito ang pangalawang kahulugan ng salitang "proyekto".

Maraming depinisyon ng isang proyekto, bagama't lahat sila ay sumasang-ayon sa isang bagay: ang isang proyekto ay isang ideya na kinabibilangan ng pagpapatupad ng isang partikular na materyal na gawain sa isang limitadong yugto ng panahon. Kasabay nito, ang mga pangunahing tampok ng proyekto ay tinatawag na:

• Kakaiba (ang proyekto ay isang bagay na ginawa sa unang pagkakataon).
• Limitado sa oras (laging may mga deadline ang proyekto para sa pagpapatupad nito).
• Purposefulness (ang proyekto ay palaging isinasagawa upang malutas ang mga partikular na problema, na ipinahayag, bilang panuntunan, sa mga quantitative unitsmga sukat).

Kung matugunan ang lahat ng tatlong kundisyon, maaaring tawaging proyekto ang hanay ng mga aktibidad.

Mga programa at portfolio

Ang mga proyekto ay kadalasang pinagsama-sama sa mga programa at portfolio. Kasabay nito, ang mga programa ay isang hanay ng mga proyekto na pinag-isa ng iisang layunin. Halimbawa, ang isang programa upang mapabuti ang kalidad ng edukasyon para sa populasyon ay maaaring kabilangan ng mga proyekto upang taasan ang suweldo ng mga guro ng 20%, ang pagtatayo ng 15 bagong paaralan, ang pagpapalabas ng 26 na bagong aklat-aralin sa mga pangunahing asignatura.

Pinagsasama-sama ng portfolio ng proyekto ang mga proyektong pinondohan mula sa iisang pinagmulan, anuman ang mga layunin ng mga ito. Halimbawa, maaaring kabilang sa portfolio ng mga proyekto ng Kumpanya N ang mga proyekto para sa kawanggawa, pagtatayo ng bagong tanggapan ng korporasyon, pagdiriwang ng anibersaryo ng direktor at pagtaas ng taunang turnover ng 10%.

Ang mga proyekto sa mga portfolio at programa ay dapat ding magkaroon ng tatlong pangunahing tampok na inilarawan sa itaas.

Mga pangunahing prinsipyo ng pamamahala ng proyekto

Dahil sa dinamikong umuunlad na merkado para sa mga teknolohiyang idinisenyo upang mapadali ang proseso ng pamamahala, mahirap pangalanan ang mga partikular na pamamaraan na ganap na naglalarawan sa pamamahala ng proyekto.

Ang pamamahala ng proyekto ay may kasamang maraming diskarte at tool at nakabatay ito sa mga sumusunod na pangunahing prinsipyo:

• Resulta-oriented. Ang prinsipyong ito ay tinutukoy ng kahulugan ng terminong "proyekto". Ang pamamahala ng proyekto ay hindi lamang pamamahala sa kalidad, ito ay isang may layuning hanay ng magkakaugnay na mga aksyon.
• Principle ng "design triangle". Sapamamahala ng proyekto ay dapat na ginagabayan ng mga interdependencies sa pagitan ng: timing, badyet, kalidad ng proyekto. Ang isang pagbabago sa isa sa mga salik ay humahantong sa isang pagbabago sa iba, na ginagawa ang mga ito, kumbaga, mga gilid ng parehong tatsulok.



• Accounting para sa ikot ng buhay ng proyekto. Ang siklo ng buhay ng isang proyekto ay nagsisimula sa pagbuo ng mismong ideya ng paglikha ng isang proyekto at nagtatapos sa pag-expire ng tagal ng panahon na tinukoy sa proyekto. Ang ikot ng buhay ng isang proyekto, bilang panuntunan, ay nagtatapos sa sandaling magsisimula ang ikot ng buhay ng produkto, na ginawa bilang resulta ng proyekto.
• Proseso na diskarte sa pamamahala. Ang prinsipyong ito ay nagsasangkot ng pagsusuri ng proyekto bilang isang hanay ng mga proseso na magkakaugnay at nagtatapos sa mga intermediate na resulta sa anyo ng mga semi-tapos na produkto o mahahalagang dokumento. Binibigyang-daan ka ng diskarteng ito na kontrolin ang proyekto nang walang tinatawag na "mga blind zone".

Mga paraan ng paghikayat sa mga kalahok sa proyekto

Ang pagbibigay-insentibo sa mga kalahok sa proyekto ay karaniwang binibigyan ng espesyal na atensyon kapag ang pamamahala ng proyekto ay pinili upang magsagawa ng mga partikular na gawain. Karaniwang kasama sa pamamahala ng proyekto ang nasasalat at hindi nasasalat na mga mekanismo ng pagganyak.

Kabilang sa mga materyal na insentibo ang mga bonus, multa, karagdagang pagbabayad para sa maagang pagkumpleto ng mga intermediate na gawain.

Kabilang sa hindi madaling unawain na mga paraan ng pagganyak ang mga sertipiko at mga regalong pandisiplina sa anyo ng oras ng pahinga, gayundin ang paglalagay ng kumpetisyon sa mga kalahok ng proyekto bilang bahagi ng kompetisyon.

Mga pangunahing yugto ng pamamahala ng proyekto

Ang pamamahala ng proyekto ay nangyayari sa mga yugto ng ikot ng buhay ng proyekto at mga yugto ng pagiging kumplikado ng pamamahala. Ang kaugnayan sa pagitan ng mga yugto at mga yugto ay ipinapakita sa talahanayan sa ibaba.

PHASES:	Pamamahala ng Gastos	Nararapat na pamamahala	Pamamahala ng Nilalaman	Pamamahala sa peligro
STAGES:	1	2	3	4
Initiation	Paunang pagtatantya sa pagpopondo	Paunang pagtatantya ng timeline ng proyekto	Kahulugan ng mahahalagang gawain	Paunang pagsusuri ng mga posibleng negatibong salik
Planning	Pagkalkula ng badyet at paghahanap ng mga mapagkukunan ng pagpopondo	Pagkalkula ng iskedyul ng proyekto	Pagkalkula ng mga target ng proyekto	Pagkalkula ng pagsasaayos ng panganib
Pagpapatupad	Step-by-stage financing ng proyekto	Pagsubaybay sa pagpapatupad ng iskedyul	Pagsubaybay sa pagkamit ng mga intermediate indicator	Pagsubaybay sa mga pagbabago sa mga pangunahing driver
Pagsasara	Tantyahin ang kita/pagkawala	Leg/lead score	Pagsusuri ng pagkumpleto/pagkabigo ng mga layunin ng proyekto	Pagsusurimga pagkakamaling nagawa

Kaya, ang mga bahagi ng pamamahala ng proyekto ay kinabibilangan ng pananalapi, mga tauhan, mga istrukturang bahagi ng organisasyon.

Saklaw ng pamamahala ng proyekto

Kabilang sa istruktura ng pamamahala ng proyekto ang paghahati ng lahat ng gawain ng organisasyon sa mga proyektong limitado sa mga tuntunin ng oras at mga target. Kasabay nito, nabuo ang isang pangkat ng bawat proyekto at isang pangkat ng mga tagapamahala ng proyekto, na mag-uulat sa tagapamahala tungkol sa pag-usad ng kanilang proyekto.

Sa pagsasaalang-alang na ito, ang pamamahala ng proyekto ay ginagamit, bilang panuntunan, sa mga organisasyon ng iba't ibang mga industriya at laki, na may malawak na hanay ng sabay-sabay na pagpapatupad ng mga order. Gayunpaman, sa maliliit na negosyo, ginagamit din niya ang pamamahala ng proyekto upang malutas ang mga partikular na problema ng paggawa ng makabago ng produksyon o, halimbawa, ang pagpapakilala ng bagong produkto.

Pamamahala ng proyekto sa industriya ng konstruksiyon

Sa industriya ng konstruksiyon, ang paggamit ng pamamaraan ng pamamahala ng proyekto ay partikular na nauugnay. Sa mga kumpanyang gumaganap ng mga tungkulin ng isang customer o kontratista, ang pamamahala ng proyekto ay gumagamit ng isang natural na paghahati ng trabaho sa mga proyekto (ayon sa prinsipyo ng produkto, iyon ay, ang pagtatayo ng bawat gusali ay isang hiwalay na proyekto), at ang istraktura ng nangungunang pamamahala ay praktikal. hindi nangangailangan ng seryosong pagsasaayos.

Ang pamamahala ng isang organisasyon ng proyekto ay madalas ding isinasagawa ayon sa prinsipyo ng proyekto, matagumpay na gumagamit ng mga nabuo nang koponanmga taga-disenyo bilang isang pangkat ng proyekto.

Pamamahala ng proyekto sa mga istruktura ng estado

Ang pamamahala ng proyekto sa gobyerno ay medyo bagong uso sa ating panahon. Ang programa-target na paraan ng pamamahala, na umuunlad mula noong panahon ng Sobyet, ay kinuha na ngayon ang anyo ng pamamahala ng proyekto sa buong bansa. Ngayon, upang malutas ang mga madiskarteng mahahalagang gawain para sa estado, ginagamit ang mga programa na kinabibilangan ng mga indibidwal na proyekto na may mga target na tagapagpahiwatig at mga deadline ng pagpapatupad. Gayunpaman, ang mismong pamamaraan para sa pamamahala ng mga naturang programa ay malayo pa rin sa perpekto at nangangailangan ng modernisasyon at pag-update.

Karanasan sa pagpapatupad ng pamamahala ng proyekto sa rehiyon ng Belgorod

Project-based public administration ay napatunayan na ang sarili nito sa buong mundo. Sa Russia, may karanasan sa paglalapat ng teknolohiyang ito sa rehiyon ng Belgorod.

Naapektuhan ng malakihang eksperimentong ito ang halos lahat ng aspeto ng serbisyong sibil sa rehiyon ng Belgorod. Kabilang sa mga pangunahing elemento ay ang pagsasanay sa pamamahala ng proyekto, suportang pang-organisasyon at pamamaraan, mga inspeksyon sa lugar, pagganyak, pagtatasa ng mga kakayahan ng mga empleyado, mga komisyon ng eksperto para sa pagsusuri ng proyekto.

Ang pamamahala ng proyekto ng rehiyon ng Belgorod ay kinabibilangan na ngayon ng mga kolegyal na katawan ng pamamahala ng proyekto:

• Interdepartmental na komisyon na namamahala sa mga aktibidad ng proyekto.
• Mga komisyon ng eksperto sa sektor na nagpapasya sa pagbubukas/pagsasara ng mga proyekto.
• Rehiyonal na opisina ng proyekto na kumokontrol sa pagsunod sa pamamaraanpamamahala ng proyekto.

One Stop Shop

Ito ay nasa loob ng balangkas ng paglipat sa pamamahala ng proyekto na ang Rehiyon ng Belgorod, noong 2010, ay lumipat sa pag-coordinate ng mga proyekto sa pamumuhunan sa pamamagitan ng sistemang "isang window", na kilala ngayon sa Moscow. Ang papel ng window na ito ay ginagampanan lamang ng isa sa mga bagong ipinakilalang serbisyo - ang tanggapan ng rehiyonal na proyekto. Ngayon, eksaktong isang buwan pagkatapos mag-apply sa opisina ng proyekto, ang entity ng negosyo ay makakatanggap ng dokumento ng pag-apruba.

Automated information system "Pamamahala ng proyekto"

Impormasyon at teknikal na suporta para sa pamamahala ng proyekto sa rehiyon ng Belgorod ay isinasagawa sa pamamagitan ng automated information system (AIS) na "Project Management". Ito ay isang walang software na web application na gumaganap ng mga sumusunod na function para sa mga proyekto, portfolio at program:

• Pagpapanatili ng registry (database).
• Pag-iiskedyul.
• Pagbabadyet.
• Pagsubaybay sa pagpapatupad sa mga antas ng rehiyon at munisipyo.
• Pamamahagi ng mga kapangyarihan at responsibilidad ng team.
• Baguhin ang nilalaman.
• Sistema ng alerto tungkol sa paparating at paparating na mga kaganapan para sa mga proyekto.
• Daloy ng dokumento.
• Awtomatikong analytical na pag-uulat.
• Pagsasama sa elektronikong Pamahalaan ng rehiyon ng Belgorod.

Mga kalamangan at kawalan ng pamamahala ng proyekto

Ang inilarawan na karanasan sa pagpapatupad ng pamamahala ng proyekto sa rehiyon ng Belgorod ay naging matagumpay. Ang epekto ng mga pagbabagong ito ay pangunahing ipinahayag saisang pagtaas sa rate ng paglago ng gross regional product ng 0.1% (higit sa 3 bilyong rubles), isang pagbawas sa oras na ginugol sa pag-apruba ng proyekto (sa pamamagitan ng 2 buwan para sa bawat proyekto) at isang pagtaas sa rate ng pag-unlad ng mga pamumuhunan sa rehiyon ng 23%. Gayunpaman, ang pinakamahalagang resulta ay ang pagbuo ng pag-iisip ng proyekto sa mga empleyado na aktibong nagsusuri at sumusubok na lutasin ang problema, kung minsan ay gumagamit pa ng hindi pamantayan, mga makabagong pamamaraan.

Ang pagganyak at muling pagsasaayos ng istruktura ng pamamahala ay naging posible upang makakuha ng positibong epekto hindi lamang para sa serbisyong sibil, kundi pati na rin para sa negosyo, na lumilikha ng isang kanais-nais na klima sa pamumuhunan at nag-aalis ng mga hadlang sa entrepreneurship.

Ang populasyon ng rehiyon ay aktibong bahagi na ngayon sa pagpili at pagkontrol sa pagpapatupad ng mahahalagang estratehikong proyekto. Para sa mga tao, ang pamamahala ng proyekto ay isang pagkakataon upang tamasahin ang mataas na kalidad ng mga serbisyo at mataas na kadaliang kumilos.

Gayunpaman, sa kabila ng lahat ng mga pakinabang ng istruktura ng pamamahala ng proyekto, mayroon ding mga disadvantage ng diskarteng ito.

Una sa lahat, ang panahon ng paglipat. Ito ay tumatagal ng isang tiyak na oras para sa koponan ng proyekto upang gumana nang sama-sama at maisagawa ang kanilang mga tungkulin bilang isang mahusay na coordinated na mekanismo.

Pangalawa, kapag nagpapatupad ng pamamahala ng proyekto sa isang negosyo, maaaring maantala ang paghahanap para sa isang mahusay na tagapamahala ng proyekto. Napakataas na mga kinakailangan ay ipinapataw sa mga personal at propesyonal na katangian ng isang project manager: mga komprehensibong kwalipikasyon, ganap na pagsasawsaw sa proyekto, karanasan sa pamamahala ng proyekto ng mga kinakailangang detalye.

Ang ikatlong kawalan ng pamamahala ng proyekto ay maaaring ituring na pangangailanganpaghahati ng mga mapagkukunan ng kumpanya sa pagitan ng mga proyekto. Sa mga "mahihirap" na kumpanya, maaaring hindi ito magagawa. Ang mga tagapamahala ng proyekto ay kailangang "lumaban" para sa pagpopondo at mga tauhan, na hindi katanggap-tanggap sa mga kondisyon ng kabuuang kontrol sa lahat ng yugto ng ikot ng buhay ng proyekto.

Isa sa pinakamahalagang disadvantage ng path ng pamamahala ng proyekto sa isang organisasyon ay ang pagtatrabaho ng mga miyembro ng team ng proyekto at ng project manager pagkatapos makumpleto ang proyekto. Tulad ng alam mo, ang workload ng team ay ang pinakamahalagang panuntunan ng isang matagumpay na negosyo, at sa kaso ng trabaho sa proyekto, ang mga grupo ng mga espesyalista na "nakabitin sa hangin" ay regular na lumilitaw, na sabay-sabay na nawawala ang kanilang patuloy na workload.

Sa pagbubuod sa itaas, maaari nating tapusin na ang pamamahala ng proyekto ay isang mahalagang bahagi ng modernong espasyo ng negosyo, at ang pag-aaral sa mga pangunahing kaalaman nito ay kailangan lamang para sa karampatang paggawa ng desisyon sa pamamahala sa antas ng estado at sa loob ng isang negosyo.