Electronic document management system (EDMS): ano ito, mga feature at rekomendasyon

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ilang taon na ang nakalipas, ang mga electronic document management system ay pinag-usapan bilang isang magandang kinabukasan. Ngayon sila ay aktibong ginagamit sa pribado at pampublikong negosyo. Ngunit ang pinakamahalagang bagay ay ang pangangailangan para sa EDMS ay patuloy na lumalaki. Ano ang electronic document management system at kung paano ito gumagana, isaalang-alang natin ang halimbawa ng mga system na tumatakbo sa Russian Federation.

Background

Para mas maunawaan kung paano gumagana ang isang EDMS program, kinakailangang suriin ang mga pangunahing konsepto at gawain. Ang mga pangunahing salik ay yaong tumutukoy sa pagpili ng isang partikular na sistema.

Kung ang isang organisasyon ay maaaring gumana sa ilalim ng mga kondisyon ng impormal na pamamahala, hindi na kailangan para sa pamamahala ng dokumento. Sa pagdating ng mga proseso ng negosyo, may pangangailangan na pamahalaan ang mekanismo sa tulong ng maayos na dokumentasyon. Kung hindi mo haharapin ang mga papel sa isang napapanahong paraan, magsisimula silang maipon at mawawala.

Ang isang espesyal na scheme ng pag-iimbak ng file ay ginagamit bilang isang alternatibo sa papel na mediasa server. Ngunit hindi rin ito gumagana nang matagal. Habang lumalaki ang dami ng kumpanya, tumataas ang pangangailangan para sa pag-iimbak at pag-synchronize ng impormasyon.

May dilemma: kung gagamit ba ng lumang paper media o EDMS para mag-imbak ng impormasyon. Ano ang napakahalagang makukuha mo salamat sa electronic system? Dagdagan ang kahusayan ng organisasyon.

Epekto sa ekonomiya

Maaaring tumaas ang kahusayan sa trabaho sa dalawang paraan: bawasan ang mga gastos o taasan ang mga resulta. Pinapayagan ka ng mga dokumentong EDMS na makamit ang dalawang layunin nang sabay-sabay. Ibig sabihin, ang pagpapatupad ng system ay nagbibigay-daan sa organisasyon na gumastos ng mas kaunti, ngunit kumita ng mas malaki.

Pagbabawas ng mga gastos sa pamamagitan ng pinababang gastos sa papel, nasayang na oras, pagpapabilis ng komunikasyon, pagbabago ng kultura ng kumpanya.

Upang suriin ang pagiging epektibo ng EDMS program, kailangan mong kalkulahin ang oras na ginugol sa mga papeles. Tinatantya ng mga kumpanya ng consulting na ang mga naturang operasyon ay tumatagal ng 20% ng oras ng pagtatrabaho. Sa sistema ng burukrasya ng Russia, ito ay tumatagal ng higit pa - 60% ng oras. Ang pagpapakilala ng EDMS ay magbabawas sa mga gastos na ito nang hindi bababa sa 10 beses.

Trabaho sa opisina at daloy ng dokumento

Magkaugnay ang dalawang termino. Ang pag-iingat ng rekord ay isang termino na tumutukoy sa isang pormal na hanay ng mga patakaran para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Maaaring i-customize ang ilang EDMS system alinsunod sa mga tuntunin ng gawaing pang-opisina, ngunit mayroon ding mga sistemang iyon batay sa kung saan nabuo na ang gawaing pang-opisina.

Ang dokumento ay isang yunit ng imbakan ng impormasyon sa isang EDMS. Ang daloy ng dokumento ay nabuo mula saiba't ibang mga mapagkukunan: iba pang mga system, application, e-mail, ngunit higit sa lahat - mula sa na-scan na papel na media. Samakatuwid, ang mga scanner at iba pang kagamitan ay mahalagang bahagi ng EDMS. Iniimbak ng system ang lahat ng dokumento, pinapanatili ang kanilang kasaysayan, tinitiyak ang paggalaw sa organisasyon, at nagsasagawa ng mga proseso ng negosyo sa kanila.

Sa naturang database ay mayroong desisyon, tagubilin at order ng SED. Sa pamamagitan nila, pinamamahalaan ang organisasyon. Ang anumang dokumento ay ibinibigay ng "tulong". Ang hanay ng mga patlang sa form ay depende sa uri ng dokumento. Ang impormasyon ay naka-imbak sa system sa anyo ng isang database ng bawat field ng naturang card.

Mga function at gawain ng EDMS

Ang programa sa pamamahala ng dokumento ay idinisenyo upang lutasin ang mga sumusunod na gawain:

• systematization ng trabaho gamit ang mga dokumento.
• paggawa ng mga dokumento ayon sa mga template, imbakan ng pagpaparehistro ng mga ito;
• aautomat ng accounting;
• pag-uuri ng dokumento.

Suriin natin ang mga function ng SED. Ginagamit ang workflow program para sa:

• lumilikha ng mga card.
• pagbuo ng teksto ng dokumento;
• i-save ang data bilang pdf o ms word;
• pamamahala sa mga karapatan sa pag-access ng user;
• lumilikha ng mga ruta;
• kontrol sa daloy ng dokumento;
• pagpapadala ng mga notification, paalala;
• journaling, mga direktoryo, mga classifier;
• pagbuo ng order;
• hanapin at lagdaan ang mga dokumento;
• pagbuo ng ulat.

Kabilang sa mga pangkalahatang function ng system ang:

• remotemagtrabaho kasama ang mga dokumento;
• paggamit ng DBMS para mag-imbak ng data;
• sabay-sabay na trabaho sa EDMS;
• secure sa pamamagitan ng mga certificate, barcode, at personalization.

Mga kalamangan at kawalan

Ang paglipat sa SED ay may higit na mga pakinabang kaysa sa mga disadvantages. Gayunpaman, ang isang hindi maayos na proyekto ay maaaring sirain ang lahat ng mga benepisyo ng automation. Ang mga layunin ng pagpapatupad ng EDMS ay dapat na matamo. Kabilang sa mga benepisyo ang:

• centralized structured storage ng impormasyon;
• parehong diskarte sa pagbuo at pagproseso ng mga dokumento;
• gumamit ng mga template;
• search;
• access sa pag-audit.

Kasama sa mga disadvantage ang mataas na gastos sa pagsisimula at mahigpit na pagsasanay ng user.

Mga Proseso ng Dokumento

Sa EDMS, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay dumaraan sa isang serye ng mga yugto, kung saan ang ilang partikular na katangian ay itinalaga sa dokumento. Ang pagpoproseso ay isinasagawa nang manu-mano at awtomatiko. Sa pangalawang kaso, itakda ang:

• kondisyon para sa mga paglipat sa pagitan ng mga yugto;
• paghihiwalay ng ruta;
• machining cycle;
• simulan ang mga subprocess, timer, proseso ng pagproseso;
• mga tungkulin ng user ang nakatakda.

Mga uri ng paggamot:

• Paggawa ng dokumento.
• Pag-edit.
• Pagpalit ng pangalan.
• Ilipat.
• I-save.
• Indexing.
• Pagtanggal.

mga gastos sa SED

Hindi ganap na gagana ang pamamahala ng dokumento nang walang lisensya, mga server, buong setup at pagsasanay ng lahat ng user. Ang bawat isa sa mga elementong ito ay nangangailangan ng malaking cash outlay. Bilang karagdagan, hindi natin dapat kalimutan ang tungkol sa pagsasama ng EDMS sa iba pang mga system, pag-update ng mga database at software, mga konsultasyon sa teknikal na suporta at iba pang mga gastos sa pagpapanatili.

Introduction of EDMS

Ang pagpapatupad ng proyekto ay maaaring tumagal ng ilang buwan. Ang proseso ay nakasalalay sa parehong bilang ng mga proseso ng dokumentasyon at sa mga kakayahan sa pananalapi, organisasyon at mapagkukunan. Isinasagawa ang pagpapatupad ayon sa sumusunod na algorithm:

• paglikha ng isang working group, pagkakakilanlan ng isang pinuno;
• tukuyin ang mga layunin at layunin;
• pagsusuri ng mga kasalukuyang proseso ng dokumentasyon;
• pagbuo ng mga tuntunin ng sanggunian;
• SED choice;
• pagtatapos ng isang kontrata para sa pagpapatupad ng EDS;
• pag-unlad at pag-apruba ng mga regulasyon sa trabaho;
• Pagsusuri sa paunang nilalaman ng mga direktoryo;
• EDS pre-test;
• training staff sa trabaho;
• pagsusulit na pagpapatupad ng EDMS;
• pagsusuri ng mga resulta ng pagsusulit;
• error correction;
• buong pagpapatupad ng EDMS.

Mga error sa pagpapatupad

Dapat na bigyan ng espesyal na atensyon ang mga prosesong iyon na nangangailangan ng papel na dokumento. Ang pangunahing pagkakamali ay ang pagdoble ng isang papel na dokumento na may isang elektroniko. Pinapalubha nito ang trabaho at nagiging sanhi ng negatibong saloobin sa automation. Walang nagbabayad ng dagdag para sa paggawa ng dobleng trabaho. Ito ay kinakailangan upang bumuo ng mga proseso ng automation nang walapagdoble. Ang pangalawang pagkakamali ay ang hindi kahandaan ng mga tauhan. Kadalasan, ang mga bagong proseso ay nakikita na may poot. Samakatuwid, kinakailangang ipaliwanag sa mga empleyado kung bakit ipinakilala ang isang EDMS, nang sa gayon ay sinasadya nilang lapitan ang proseso ng pag-aaral.

Mga teknolohiya sa storage ng dokumento

Sa EDMS, ang pamamahala ng elektronikong dokumento ay binubuo ng mga katangian, batay sa kung saan isinasagawa ang paghahanap, pag-uuri, pagpapangkat at pag-uulat. Minsan ang isang dokumento ay nilikha ayon sa isang template, kung minsan sa pamamagitan ng paglilipat ng data mula sa isang database. Ang mga katangian ay nakaimbak sa mga talahanayan. Ang file mismo ay inilagay sa folder ng imbakan, ang impormasyon mula dito ay inilalagay sa direktoryo ng DBMS. Ang mga user lang ng EDMS ang makaka-access ng data.

Ano ang inline scan?

Ang buong pagproseso ng mga dokumento na may kasunod na paglalagay ng kanilang mga sample sa archive ay isinasagawa gamit ang mga scanner. Sa panahon ng proseso ng pag-scan, posibleng awtomatikong gumawa ng barcode sa dokumento at irehistro ito sa database na may kasunod na direksyon kasama ang tinukoy na ruta.

Optical text recognition

Itong electronic document management system na EDMS ay nagko-convert ng electronic na imahe ng isang dokumento sa larawan o jpeg na format sa text format. Sa kasong ito, ginagamit ang espesyal na software sa anyo ng isang stand-alone na application o isinama ang ESCOM. BPM sa EDMS. Ano ang ESCOM. BPM? Ito ay isang programa para sa pagkilala ng mga dokumentong nai-type sa iba't ibang mga font. Gayunpaman, nararapat na tandaan na ang mga standalone na application ay may higit pang mga feature at kinikilala kahit ang sulat-kamay na text.

Barcoding

Ang teknolohiyang ito ay nagbibigay ng isang hanay ng mga pamamaraan para sa paggawa at paglalapat ng graphic barcode sa isang dokumento. Ang isang natatanging barcode ay nabuo sa pamamagitan ng server ng system. Nagbibigay din ito ng pagkilala sa dokumento, ang mabilis na paghahanap nito sa database at pamamahagi sa mga lokasyon ng imbakan. Kapag nagrerehistro ng isang dokumento, ang isang barcode na naaayon sa electronic card identifier ay naka-print sa label. Ito ay nakadikit sa papel na bersyon ng dokumento.

EDS

Binibigyang-daan ka ng Digital signature na i-verify ang kawastuhan ng dokumento at ang immutability ng data. Ang pag-sign ay isinasagawa sa tulong ng isang cryptographic provider at isang software key - isang sertipiko. Ang huli ay isang file sa isang espesyal na format, na muling nabuo sa sentro ng pag-isyu ng lisensya. Upang matiyak ang kaligtasan ng impormasyon, dapat mong iimbak ang sertipiko sa isang smart card o mga I-Token key. Pinoprotektahan sila ng isang PIN. Kung maling naipasok ang PIN nang maraming beses, awtomatikong mai-block ang certificate.

Buong teksto at paghahanap ng katangian

Ang paghahanap ng katangian ay isinasagawa sa pamamagitan ng isang espesyal na form gamit ang ilang mga halaga mula sa mga field ng card. Halimbawa, ang pamantayang "Account" ay naghahanap ng data sa field na "Recipient" o "Sender." Kasabay nito, inihahambing ng system ang inilagay na pamantayan sa data sa mga card at ipinapasok sa resulta ang mga card na tumugma. Ang paghahanap ay batay sa isang eksaktong o bahagyang tugma.

Full-text na paghahanap ay isinasagawa ayon sa data sadokumento, kabilang ang mga form ng salita sa pamamagitan ng built-in na DBMS tool tulad ng MS SQL SERVER, ORACLE. Para sa isang ganap na paghahanap, ang mga file ay dapat na ilagay sa database sa format ng isang dokumento (doc), talahanayan (xls), mga presentasyon, mga mensahe.