Dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala at mga pangunahing konsepto nito

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang Documentation ay tumutukoy sa pagtatala ng impormasyon alinsunod sa mga regulated rules, iyon ay, ang pamamaraan para sa pagproseso ng mga dokumento sa isang espesyal na paraan. Dahil ang proseso ng pagtatala ng data ay maaaring isagawa sa iba't ibang paraan, ang mga dokumento sa pagsasagawa ng mga aktibidad sa pamamahala ay ibang-iba - sulat-kamay, graphic, typographic, larawan at video na materyales.

Ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay isang kinokontrol na pamamaraan, na nagbibigay dito ng garantiya ng legal na puwersa - isang kalidad na nasa kasalukuyang batas.

Sa ngayon, iba't ibang paraan ng pagdodokumento ang ginagamit: mula sa mga simple (tulad ng mga lapis at ordinaryong ballpen) hanggang sa mas kumplikadong mga electromechanical (kabilang dito ang tape recorder, video camera, phono device, atbp.) at awtomatiko, kompyuter. Ang mga pamamaraan ng dokumentasyon ay nakasalalay din sa mga paraan na ginamit. Maaari itong maging text, electronic, film at photographic.

Ang aktibidad sa pamamahala ay karaniwang gumagamit ng mga tekstong dokumento na isinulat ng kamay o ginawa sa isang computer. kaya langang mga ito ay tinatawag na mga tala ng pamamahala.

Ang Dokumentasyon ay palaging ang pagsasaayos ng ilang impormasyon sa isang partikular na carrier, na may mga espesyal na detalye, kung saan ito ay nakikilala. Ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay lumilikha ng mga paraan at batayan para sa pag-regulate ng mga aktibidad ng isang indibidwal na opisyal at ang mga pampinansyal o pang-organisasyong aksyon ng buong negosyo.

Maaaring magkaiba ang dokumentasyon sa mga function, layunin, nilalaman, antas ng lihim at pagkakaroon ng impormasyon nito. Ginagawang posible ng pagtugon sa mga salik na maiuri ito sa interorganisasyon at panlabas. Ang una, na hindi lalampas sa isang institusyon o organisasyon, at isinasagawa sa pagitan ng mga kalahok nito, ay tinatawag na serbisyo. Ang pangalawa - panlabas na dokumentasyon - ay isinasagawa sa pagitan ng mga organisasyon ng iba't ibang uri, mga indibidwal na opisyal na hindi direktang nasasakupan ng bawat isa.

Ang teknikal na dokumentasyon ay isinasagawa bilang pagsunod sa mga itinatag na pamantayan, na iba para sa anumang uri ng dokumento. Para sa anumang aktibidad sa pamamahala, ito ay lalong mahalaga, dahil sa ganitong paraan ang dokumentasyon ay nakakakuha ng legal na puwersa, na nagsisilbing pinakatiyak na patunay ng pagiging tunay ng impormasyong nakapaloob dito.

Ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay nagpapataw ng mga tiyak na responsibilidad sa mga opisyal o mga katawan ng pamamahala na nagsasagawa nito. Kaya, sa panahon ng paglikha ng anumang mga opisyal na dokumento ay dapat sundinkasalukuyang mga pamantayang pambatasan, mga tuntunin sa pagpaparehistro, na nasa buong bansa. Bilang karagdagan, ang bawat dokumento ay dapat na sinamahan ng mga detalye ng organisasyon, legal na makabuluhan: ang pangalan at pag-decode nito, mga pirma at selyo ng pamamahala o isang tiyak na departamento ng negosyo, petsa ng pagsasama-sama at numero sa aklat ng pagpaparehistro, mga selyo ng pag-apruba, atbp. Panghuli, ang dokumentasyon ng mga aktibidad sa pamamahala ay dapat mag-isyu ng mga dokumento nang mahigpit sa sarili nitong kakayahan.

Nag-iiba ang mga dokumento sa antas ng pagiging tunay. Ang mga draft o kopya mula sa pangunahing dokumentasyon ay naglalaman lamang ng ilang partikular na teksto, at hindi naglalaman ng parehong legal na puwersa gaya ng mga orihinal. Itinuturing na ang tunay na dokumento ay ang naglalaman ng impormasyon at ang mga detalye sa itaas na nagpapatunay sa bisa at pagiging tunay nito.