Pag-optimize ng gastos: plano, mga aktibidad

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang pag-optimize ng mga gastos sa negosyo ay isang kinakailangan at mahalagang hakbang sa isang hindi matatag na sitwasyon sa ekonomiya. Isaalang-alang ito nang detalyado.

Mga Mahahalagang Tanong

Para magawa ang lahat ng tama at hindi maging "tyrant at satrap" sa mata ng mga tauhan, kailangan mong maunawaan:

• mga umiiral nang uri at mga opsyon sa pagbabawas ng gastos;
• mga prinsipyo at paraan ng pagpaplano na kasama ng mga aktibidad sa pag-optimize ng gastos;
• ang pinakamabisang paraan upang mabawasan ang mga gastos mula sa praktikal na pananaw;
• paano bawasan ang mga gastos sa materyal;
• esensya ng mga benepisyo mula sa pinababang gastos sa transportasyon;
• paano pumili ng diskarte sa pagbabawas ng gastos;
• basic optimization principles.

Badyet

Kadalasan, ang pagbabadyet ay inililipat sa isang departamento na ang mga empleyado ay naniniwala na hindi sila ganap na may kakayahan sa usaping ito. Gayunpaman, ang pagbabadyet ay isang mahalagang hakbang. Ang pakikilahok dito ay nagbibigay-daan sa iyong makakuha ng malaking halaga ng impormasyon na mahalaga para sa lahat ng departamento.

Ang badyet ay nabuo sa ilang yugto:

• pagbuo ng plano ng proyekto para sa badyet sa hinaharap;
• pagsasaalang-alang ng draft na badyet;
• pag-apruba sa badyet;
• pagpapatupad ng badyet;
• pagsusuri ng pagpapatupad.

Ang pag-optimize ng paggasta sa badyet ay ang susunod na hakbang pagkatapos ng pagbabadyet.

Mga Gastos

Imposible ang pag-optimize ng mga gastos nang hindi nauunawaan ang nilalaman ng terminong "mga gastos".

Sila ang mga pondong kasangkot sa pagbuo ng tubo para sa isang tiyak na panahon. Ang bahagi ng mga gastos ay naiipon sa anyo ng mga tapos na produkto, semi-tapos na mga produkto, hindi nasasalat na mga ari-arian o kasalukuyang konstruksyon sa mga ari-arian ng kumpanya. Ang diagram ay nagpapakita ng pinasimpleng istraktura na sumusunod sa mga pamantayan ng IFRS.

Sa madaling salita, ang gastos ay pagtaas ng mga pananagutan o pagbaba ng mga asset na nagreresulta sa pagbaba ng kapital.

Pag-optimize

Pinaniniwalaan na ang pag-optimize ng gastos ay nagsisimula sa pagbabawas ng mga gastos sa kasalukuyang sandali. Gayunpaman, hindi ito ganap na totoo.

Ang pag-optimize ng mga gastusin sa badyet sa isang negosyo ay hindi magsisimula sa sandaling sinimulan nilang mahigpit na kontrolin ang paggastos ng pera na nasa account na. Sa kasamaang palad, sa sandaling ito ang tanong kung saan nagmula ang pera sa account ay hindi kontrolado. Ang pag-akit ng aktibong pagpapahiram, gayundin ang pamamahala sa mga gastos lamang, ay nangangailangan ng talamak na kakulangan ng mga pondo sa negosyo, at pagkatapos - posibleng pagkabangkarote.

Ang bisa ng pamamaraang ito ay nakasalalay sa pag-iingat ng mga talaan ng parehong kita at gastos. Ang mga item na ito ay kailangang planuhin, at dapat na patuloy na subaybayan ng pamamahala ang mga numero ayon sa taon, quarter, buwan, o iba pang panahon ng pananalapi. Ay lagingmay posibilidad na ang mga kasalukuyang magastos na proyekto ay magiging lubhang kumikita sa katagalan.

Mga lugar ng trabaho

Ang pag-optimize ng mga gastos ay hindi nangangahulugan ng paggawa ng mga aksyon na nakakapinsala sa mga interes ng negosyo. Ang gawain ng pagbabawas ng mga gastos ay dapat malutas sa pinakamainam na paraan, kapag inihahambing ang mga gastos at kita sa isa't isa.

Maaari mong lutasin ang isyu sa ilang direksyon:

1. Pagbabawas ng gastos sa pamamagitan ng mga panloob na mapagkukunan (direktang pagbawas). Kasama sa mga pagkilos na ito ang pagtaas ng produktibidad, pagbabawas ng mga gastos sa materyal, pagbabawas ng mga gastos sa pamamahala, pati na rin ang pagbawas sa mga kawani ng enterprise.
2. Pagbaba sa mga gastos sa produksyon (relative reduction). Ito ay maaaring makamit sa pamamagitan ng pagtaas ng dami ng produksyon. Sa kasong ito, mas kaunting pera ang gagastusin sa isang bahagi.
3. Pagbuo ng isang alok sa pamamagitan ng pananaliksik sa marketing. Sa kasong ito, ang paglaki sa dami ng mga pagbili ng mga customer ay pinasisigla at ang pagdagsa ng mga bagong customer ay nabuo.
4. Pagbuo ng mahigpit na disiplina sa pananalapi. Sa variant na ito, maaaring magbigay ng "go-ahead" ang isang limitadong grupo ng mga tao para sa mga gastusin.

Ang programa sa pag-optimize sa paggastos ng badyet ay dapat sumasakop sa mga pinakamakitid na lugar. Pagkatapos ay magiging epektibo ito hangga't maaari.

Mga path ng pag-optimize

Ang isang plano sa pag-optimize ng gastos ay maaaring magsama ng tatlong direksyon kung saan maaaring pumunta ang isang kumpanya.

Mga highlight na nagpapahayag ng pagbawas, pagbabawas ng gastos ng enterprise sa mabilis na bilis, sistematikomga pagdadaglat.

Ang bawat isa sa mga pamamaraan ay ginagamit sa isang partikular na sitwasyon. Ang mga hakbang na ginawa sa bagay na ito ay dapat na naaayon sa kasalukuyang kalagayan at dapat ding nakabatay sa pangmatagalang pagpaplano.

Express reduction

Ang pagpili sa paraang ito upang mabawasan ang mga gastos, ito ay apurahang ihinto ang pagbabayad ng mga gastos sa ilang mga item. Upang matukoy ang resulta, kailangan mong malaman ang mga posibleng kahihinatnan ng bawat paraan ng pag-optimize.

Lahat ng gastos ay nahahati sa:

• Mataas na priyoridad. Ang ganitong mga gastos ay kinakailangan para sa negosyo upang ipagpatuloy ang mga aktibidad nito. Kabilang dito ang pagbabayad ng sahod sa mga empleyado, ang pagbili ng mga hilaw na materyales para sa produksyon.
• Priyoridad. Ito ang halaga ng pagbabayad para sa mga mobile na komunikasyon, advertising. Kung hihinto ka sa pagbabayad sa ilalim ng artikulong ito, mabibigo ang gawain ng kumpanya.
• Pinapayagan. Kabilang dito ang mga benepisyo para sa mga empleyado, pagbabayad para sa paggamot sa sanatorium para sa mga kawani. Kung walang libreng pondo ang kumpanya, maaaring masuspinde ang mga pagbabayad na ito, ngunit mas mainam na panatilihin ang mga ito.
• Hindi kailangan. Ang isang halimbawa ng naturang mga gastos ay ang pagbabayad ng isang pribadong paglipad para sa pinuno ng kumpanya. Ang pagkansela ng mga naturang gastos ay hindi makakaapekto sa mga operasyon ng kumpanya.

Kapag pumipili ng hayagang pagbawas sa gastos, una sa lahat, ang mga pagbabayad para sa isang "hindi kailangan" na item ay ititigil at ang mga pinapayagan ay mahigpit na limitado. Hindi ipinapayong bawasan ang unang dalawang kategorya.

Mabilis na pagbawas sa gastos

Ang pag-optimize ng mga gastos sa negosyo sa mabilis na bilis ay posible bilang resulta ngisang bilang ng mga kaganapan. Para mabawasan ang mga gastos hangga't maaari, dapat matukoy ng pamamahala kung saan sila unang nagtitipid.

1. Tipid sa mga materyales para sa produksyon at hilaw na materyales. Ang mga paraan upang i-optimize ang mga gastos ay maaaring iba. Ang pagbabago ng mga kontrata sa mga supplier upang makakuha ng mga kalakal sa isang paborableng presyo ay ang pinakamabisang paraan upang mabawasan ang mga gastos. Gayundin, maaaring mag-alok ang mga supplier ng mga pagpapaliban sa pagbabayad, na magbibigay ng pagkakataon sa kumpanya na itaas ang kinakailangang halaga nang hindi kumukuha ng karagdagang mga pautang.
2. Pagsusuri ng mga gastos sa transportasyon at pag-optimize ng item na ito ng paggasta. Bilang karagdagan, maaari mong bawasan ang halaga ng kuryente, telekomunikasyon. Maaaring i-outsource ang departamento ng transportasyon, at pagkatapos ay makipag-ugnayan sa sentro ng logistik, na gagawa ng isang programa upang mabawasan ang mga gastos sa transportasyon. Upang mabawasan ang gastos ng kuryente, kontrolin ang pagkonsumo nito, subaybayan ang antas ng pag-iilaw sa dilim, mag-install ng mga kagamitan sa pag-save ng enerhiya. Ang pagbabawas sa listahan ng mga empleyado na may karapatan sa mga pangkumpanyang mobile na komunikasyon ay makabuluhang bawasan ang mga gastos. Maaari kang makipag-ayos sa isang mobile operator o isang telecommunications service provider para tapusin ang isang corporate contract na may paborableng mga tuntunin.
3. Mga pagbawas sa kawani at pagbabawas ng suweldo. Ang outsourcing at freelancing ay epektibong nakakabawas sa gastos ng pagbabayad ng mga suweldo sa mga kawani, at ang pagre-recruit ng mga kumpanya o isang panloob na departamento ng recruitment ay makakatulong na palitan ang mga hindi mahusay na empleyado. Halimbawa, hindi kinakailangan na magkaroon ng isang babaeng tagapaglinis sa tauhan. outsourced maintenance staffmakatipid ng hanggang 20% ng mga pagbabayad na maiuugnay sa bawat empleyado.

Ang isa pang opsyon ay ang pag-optimize ng mga gastos sa pamamagitan ng pagbabawas ng sahod, ngunit pagbibigay ng mga benepisyong panlipunan: pagpapalawak ng listahan ng mga kondisyon ng medikal na insurance, pagbibigay sa mga empleyado ng pagkain sa gastos ng kumpanya o libreng kape sa makina. Ipinapakita ng mga pag-aaral na ang pamumuhunan sa kasong ito ay magiging kumikita sa katagalan, dahil madaragdagan nito ang katapatan ng mga kawani.

Mga sistematikong pagdadaglat

Tulad ng ipinahihiwatig ng pangalan ng paraan ng pag-optimize na ito, ang esensya nito ay ang pagsasagawa ng mga pana-panahong aktibidad na naglalayong bawasan ang mga gastos.

1. Pamamahala sa pamumuhunan. Ang mga pangmatagalang pamumuhunan ay dapat palaging maingat na makatwiran. Upang ang isang kumpanya ay makabili ng bago, mas mahusay na kagamitan, ang kinauukulang departamento ay dapat magt altalan kung ano ang magiging benepisyo para sa kumpanya kapag ang proyekto ay nagbayad, kapag ito ay nagsimulang magdala ng kita. Ang pagpapakilala ng mga bagong mapagkumpitensyang teknolohiya ay nakakatulong sa pag-unlad ng negosyo. Gayunpaman, kapag nagpapasyang bumili ng isang bagay, dapat isaisip ng pamamahala ang pangunahing layunin - pagbabawas ng gastos.
2. Pamamahala sa pagkuha. Binubuo ito ng pana-panahong paghahanap ng mga bagong supplier na nagbibigay ng mga de-kalidad na produkto sa mas magandang presyo.
3. Pamamahala sa proseso ng negosyo. Ang "biglaang pamamahala", na likas sa ating bansa, ay lubos na nakakaapekto sa mga prinsipyo ng paggawa ng negosyo. Mula sa punto ng view ng mga bagong pamamaraan, kapag nag-aayos ng mga proseso ng negosyo, iminungkahi na tingnan ang produksyon mula sa gilid ng mamimili. Magsagawa ng pagsusuri sa proseso. Kailangang tanungin ng tagapamahala ng negosyo ang kanyang sarili, magbabayad ba ang mamimili para dito? Ang kliyente ay hindi nais na magbayad para sa paggalaw ng mga kalakal, downtime, muling kagamitan ng produksyon nang walang mga pagbabago na nagpapabuti sa produkto. Samakatuwid, ang mga naturang gastos ay dapat bawasan hangga't maaari, o ganap na alisin.

Mga panuntunan sa pag-optimize

Kapag nag-compile ng action plan para ma-optimize ang mga gastos, dapat tandaan na ang sitwasyong solusyon sa isang problema ay hindi palaging ang pinakamahusay na pagpipilian. Ang pagbabawas ng mga gastos ay isang gawaing dapat maging magandang ugali araw-araw.

Pagsunod sa mga panuntunan sa pag-optimize, makakamit mo ang maximum na epekto na may pinakamababang pagkawala.

1. Hindi palaging kailangang bawasan ang mga gastos, mas madalas na kailangan nilang pamahalaan nang mabisa. Minsan, para mabawasan ang kabuuang gastos, kailangan mong taasan ang halaga ng mga gastos sa ilang partikular na direksyon.
2. Pinapanatiling pinakamababa ang mga gastos upang makamit ang pinakamahusay na resulta. Sinasabi ng panuntunan sa kahusayan na ang isang yunit ng gastos ay kinakailangang magbigay ng pinakamataas na resulta.
3. Palaging may mga gastos, ito man ay pagkilos o hindi pagkilos.
4. Walang maliliit na bagay pagdating sa paggastos. Hayaan ang mga empleyado ng kumpanya na magalit tungkol sa ulat sa paggamit ng ikatlong dosenang panulat sa isang buwan. Ngunit kapag nasanay na sila sa pagbibigay pansin sa maliliit na bagay, maaari silang makakita ng pagtaas sa suweldo o mas magandang kondisyon sa pagtatrabaho bilang resulta.
5. Ang pagsusumikap na panatilihing mababa ang mga gastos hangga't maaari ay hindi palaging nakakatulong. Maaaring pinakamainam na bawasan nang bahagya ang mga gastos at panatilihin ang mga ito sa track.kinakailangang antas.
6. Imposible ang pag-optimize ng paggasta sa badyet nang walang mga pamumuhunan sa pananalapi.
7. May isang uri ng paggastos na nagbibigay-daan sa iyong maiwasan ang mas malaking pagkalugi. Kabilang dito ang insurance, pagkuha ng mga security guard, pag-install ng mga alarm, at pagpapahusay sa kalidad ng produkto.
8. Lahat ng empleyado ng kumpanya ay dapat isama sa proseso, ngunit ang bawat isa ay dapat magkaroon ng sarili nilang mahalagang gawain para sa kanila.
9. Ang pag-iingat ay hindi kailanman labis. Ang isang pag-iisip o isang haka-haka na lumitaw bilang isang resulta ng pagbabasa ng ulat ay pinipilit ang isang mas malalim na pagsusuri ng mga tagapagpahiwatig at halos palaging humahantong sa isang pagbawas sa mga gastos.
10. Ang pag-optimize ng gastos ay dapat gawin palagi. Ang mga bagong item ng paggasta ay nakakaapekto sa kita ng kumpanya. Ang paglitaw ng biglaan at biglang nawawala nang hindi napapansin, maaari silang magdulot ng malaking pinsala sa badyet ng kumpanya. Ang pagsubaybay sa mga gastos ay dapat na isang mandatoryong gawain na iniuulat sa nangungunang pamamahala ng kumpanya.

Pag-optimize ng kita at mga gastusin - mga pamamaraan na magkakasabay. Ang hindi makontrol na mga gastos ay hindi magdadala ng tubo sa kumpanya, at ang paglago ng kita ay direktang nauugnay sa pagkontrol sa gastos.

Pagkagulo ng mga konsepto

Ang programa sa pag-optimize ng gastos ng pananalapi ay kadalasang naglalaman ng mga item na walang halaga.

Upang lumikha ng pinakaepektibong programa, dapat na maunawaan ng management team ang pagkakaiba sa pagitan ng mga uri ng mga gastos.

Halimbawa, ang pagkontrol sa gastos batay sa P&L ay hindi maituturing na kontrol sa gastos.