Pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: paano ito gumagana?

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang Electronic document management (EDM) ay isang mabilis na paraan upang makipagpalitan ng impormasyon batay sa paggamit ng mga electronic na dokumento na may mga virtual na lagda. Matagal na itong nakakuha ng pagkilala sa mga mauunlad na bansa sa mundo bilang isang epektibong tool para sa pagpapatakbo ng negosyo.

Essence

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ay isang hanay ng mga proseso para sa paggawa, pagproseso, pagpapadala, paglilipat, pagtanggap, pag-iimbak, paggamit at pagsira ng mga dokumento. Ginagawa ang lahat ng prosesong ito pagkatapos suriin ang integridad at kumpirmahin ang pagtanggap ng mga dokumento.

Ang mga patakaran para sa pagpapatupad ng daloy ng dokumento sa pagitan ng mga legal na entity ay isinasagawa sa pamamagitan ng kasunduan ng mga partido. Ang pagpapalitan ng impormasyon ay isinasagawa gamit ang mga paraan ng telekomunikasyon, at ang mga dokumento ay nakaimbak sa electronic media. Ang panahon ng pag-iimbak ng impormasyon sa accounting ay hindi dapat lumampas sa itinatag ng batas.

Mga Organisasyonsa kanilang mga sarili ay maaaring makipagpalitan ng pormal at impormal na mga dokumento na may mga lagda ng mga kalahok. Sa larangan ng aktibidad ng entrepreneurial, ang mga ito ay maaaring: mga invoice, mga kasunduan, mga invoice, mga kontrata, mga kasunduan, mga order, mga abiso, mga kapangyarihan ng abogado, atbp. Maaaring ipadala ang impormasyon sa anyo ng text, tabular at graphic na mga file.

Ang layunin ng pagpapatupad ng EDI

Ang mga kinakailangan para sa pagpapakilala ng EDI ay maaaring:

• pagbabawas ng nakagawiang gawain;
• bawasan ang pagkawala ng dokumento;
• "transparent" na gawa sa mga dokumento;
• pagpapabuti ng disiplina sa pagganap - pagbibigay ng mga dokumento sa oras, atbp.

Kabilang sa mga quantitative na layunin ay ang mga sumusunod:

• Bawasan ang oras ng pagproseso ng dokumento nang 10 beses.
• Bawasin sa kalahati ang mga gastusin sa opisina.

Pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: kung paano ito gumagana

Alinsunod sa lokal na batas, ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ay isinasagawa sa pamamagitan ng kasunduan ng dalawang partido. Upang makipagpalitan ng data, kinakailangan na ang lahat ng mga kalahok ay konektado sa kagamitan ng isang operator. Susunod, ang user ay kailangang magpadala ng kahilingan para maidagdag sa listahan ng mga katapat. Pagkatapos kumpirmahin ang kahilingan, maaaring makipagpalitan ng data ang mga kalahok sa system.

Kailangang gawin ng EDI module ang mga sumusunod na function:

• Mag-imbita ng mga katapat na magpalitan ng data.
• Gumawa ng address book.
• Isama sa accounting software,halimbawa, 1С.
• Lagda at i-encrypt ang dokumentasyon.
• Ibuo ang pagsusulatan.
• Subaybayan ang mga katayuan ng email.

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ay isinasagawa sa tulong ng mga sertipiko. Ang koneksyon sa server at ang pagpapatunay ay isinasagawa sa pamamagitan ng isang personal na digital na sertipiko. Ang isang EDS ay ibinibigay sa bawat gumagamit ng system, na nakaimbak sa isang electronic Token carrier at pinoprotektahan ng isang PIN code. Dapat ipasok ng user ang kanyang login, password sa personal na account. Pagkatapos lamang nito ay magkakaroon siya ng access sa kanyang mga dokumento.

Maaaring simulan ng sinumang empleyado ng organisasyong konektado sa system ang proseso ng palitan. Bago ipadala ang dokumento sa counterparty, dapat itong lagdaan sa digital signature. Ang operasyong ito ay ginagawa gamit ang Cryptopro program. Ang dokumento ay ipinadala sa pamamagitan ng EDI. Ang isang empleyado ng counterparty ay tumatanggap ng isang abiso tungkol sa pagtanggap ng isang bagong dokumento. Kung tatanggapin niya, maglalagay din siya ng EDS. Kung kailangan mong gumawa ng mga pagbabago sa dokumento, pagkatapos ay isang bagong elektronikong bersyon ang gagawin. Sa pagkumpleto ng pag-edit, kailangan mong i-save ang lahat ng mga pagbabago gamit ang EDS. Pagkatapos ang dokumentong may pagbabago ay ipapadala sa katapat. Kung kinakailangan, isinasagawa ang elektronikong koordinasyon ng impormasyon.

Kung kailangan mong gumawa muli ng mga pagbabago, ulitin muli ang buong pamamaraan. Kung walang mga reklamo tungkol sa bagong bersyon, iginagalang ang dokumento. Ang huling sample ay itinuturing na nilagdaan ng dalawang digital na lagda. Ang lahat ng mga bersyon ng dokumento ay naka-imbak sa server at magagamit para sa pagtingin. Sa sandaling mabigyan ang sample ng status ng valid, amyendahan anghindi gagana ang dokumento. Ang mga nagambalang kontrata ay itinalaga ang katayuang "Kinansela". Ito ay kung paano isinasagawa ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon.

Kagamitan

Ano ang kailangan para sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon? Una, kailangan mong pumili ng telecom operator at mag-install ng espesyal na software para sa pagpapalitan ng impormasyon. Pangalawa, sa bawat counterparty kung saan nilalayon ng organisasyon na magsagawa ng electronic na sulat, kinakailangang magtapos ng "Kasunduan sa pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento".

Kailangan ding mag-install ng EDI server kung saan maiimbak ang lahat ng dokumento. Ito ay maaaring parehong kagamitan ng kliyente at "cloud" na imbakan. Ang pag-access sa data ng system mula sa labas ay isinasagawa sa pamamagitan ng isang application na naka-install sa kagamitan ng mga empleyado ng organisasyon. Ang pakikipag-ugnayan ng mga computer sa server ay isinasagawa sa pamamagitan ng HTTP protocol na may karagdagang SSL 128 encryption. Ang pag-access sa mga dokumento ay isinasagawa lamang sa pamamagitan ng interface ng application at pagkatapos pumasa sa pagpapatunay.

EDF Project

Ang isang proyekto sa pag-automate ng proseso ay maaaring tumagal kahit saan mula sa ilang buwan hanggang ilang taon. Ang termino ay direktang nakasalalay sa bilang ng mga proseso na kailangang awtomatiko, ang mapagkukunan at mga kakayahan sa pananalapi ng organisasyon. Ang isang maikling pamamaraan para sa pagpapakilala ng EDI ay ang mga sumusunod:

• Paggawa ng working group.
• Pagbuo ng mga layunin, deadline at badyet ng proyekto.
• Magsaliksik sa mga kasalukuyang proseso.
• Bumuo ng mga gawain.
• PumiliEDI system.
• Paglagda ng kasunduan sa pagpapatupad ng EDS.
• Pag-apruba ng mga regulasyon sa trabaho.
• Pagpupuno ng mga direktoryo ng system.
• Pagsasanay ng mga tauhan.
• Paunang pagsubok.
• Pag-isyu ng isang order sa pagpapakilala ng EDS.
• Pagpino ng software at mga operating procedure.
• Paglulunsad ng pilot project.
• Full-scale transition to EDI.

Mga error sa pagpapatupad ng EDI

Sa proseso ng pag-automate ng mga dokumento, dapat bigyan ng espesyal na atensyon ang mga proseso kung saan ang pagkakaroon ng papel ay kinakailangan ng batas. Hindi mo maaaring i-duplicate ang isang papel na dokumento sa elektronikong paraan. Ito ay makabuluhang nagpapabagal sa proseso ng trabaho at nagdudulot ng negatibong saloobin sa proseso ng automation sa kabuuan. Walang nagbabayad ng dagdag para sa paggawa ng dobleng trabaho.

Sa proseso ng pagpapatupad, kinakailangan na bumuo ng isang bagong pamamaraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento, mga kawani ng tren, at pagkatapos lamang nito ay makisali sa ganap na pagpapatupad. Magagawa lamang ito kung ang mga benepisyo ng paggamit ng mga bagong teknolohiya ay ipinapaalam sa mga empleyado.

Ang isa pang popular na pagkakamali ay ang mahinang pag-aaral ng mga kinakailangan para sa EDMS. Kung ang mga user ay kailangang magtrabaho sa isang hindi naka-configure na system, ang proseso ng EDI ay iba mula sa pinagtibay sa organisasyon.

Pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon: mga kalamangan at kahinaan

Mga Benepisyo:

• Pagbabawas sa gastos sa pagpapadala ng mga orihinal na dokumento sa pamamagitan ng koreo.
• Nagse-save ng storage space para sa dokumentasyon. Lahat ito ay nakaimbak sa elektronikong paraan.
• Madaling gamitin. Ang dokumento ay ipinadala mula sa isang lugar ng trabaho. Ang isang mabilis na paghahanap para sa isang dokumento ay isinasagawa ayon sa katayuan (naipadala, natanggap, tinanggap, atbp.).
• Instant na paghahatid. Lahat ng ipinadalang impormasyon ay mapupunta sa addressee sa loob ng ilang segundo.
• Hindi mawawala ang isang dokumento hanggang sa mag-expire ang panahon ng pagpapanatili nito sa system.

Mga Kapintasan:

• Para magamit ang kagamitan, kailangan mong bumili ng lisensya, na nagkakahalaga ng malaking pera.
• Kadalasan, maaari lang makipagpalitan ng data sa pagitan ng mga miyembro ng parehong system.
• Electronic na pamamahala ng dokumento sa pagitan ng mga organisasyon sa 1C o paggamit ng anumang iba pang software ay naiiba sa dating ginamit na scheme. Sa pagpapakilala ng bagong algorithm, lahat ng empleyado ay magkakaroon ng mga tanong tungkol sa pagsasagawa ng trabaho.
• Mga teknikal na kagamitan. Bago ang pagpapakilala ng EDI, kailangan ng organisasyon na bumili ng kagamitan at sanayin ang mga empleyado upang pamahalaan ang bagong system.
• Ang EDI ay isinasagawa gamit ang isang EDS, na ang bisa nito ay 1 taon. Ang mga sertipiko ay kailangang subaybayan at i-update sa isang napapanahong paraan. Kinakailangan din na kontrolin ang panahon ng bisa ng mga katapat na sertipiko upang maiwasan ang mga problema sa buwis.

Legal na regulasyon

Anong mga regulasyon ang kumokontrol sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon? Kasama sa batas ng Russian Federation ang Federal Law No. 63 "Sa Electronic Signature", ang mga patakaran para sa pagsusumite ng mga dokumento sa Federal Tax Service ay inireseta sa pagkakasunud-sunod ng Ministry of Finance No. MMV-7-2 / 168. EDOsa pagitan ng mga organisasyon ay isinasagawa batay sa pagkakasunud-sunod ng Ministri ng Pananalapi No. 50n. Ang mga patakaran para sa pagpapalitan ng mga pangunahing dokumento ng accounting sa electronic form ay inireseta sa pagkakasunud-sunod ng Federal Tax Service No. ММВ-7-6/36@. Ang lahat ng mga operator ng EDI sa kurso ng kanilang mga aktibidad ay dapat na magabayan ng utos ng Federal Tax Service No. ММВ-7-6/253@.

SBIS

Ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon ng SBIS ay nagbibigay sa mga customer ng mga sumusunod na benepisyo:

• Maaari kang magpadala ng mga dokumento sa anumang organisasyon na nakarehistro sa teritoryo ng Russian Federation. Kung ang katapat ay hindi miyembro ng sistema ng SBIS, kung gayon ang isang empleyado ng kumpanya ay makikipag-ugnayan lamang sa kinatawan ng organisasyon at magpapadala ng mga imbitasyon upang lumahok sa system sa kanyang e-mail. Kaagad pagkatapos ng kumpirmasyon ng kahilingan, ang pagpapalitan ng impormasyon sa pagitan ng mga kalahok ay isasagawa nang walang mga tagapamagitan.
• Hindi mo kailangang mag-install ng software sa iyong computer. Sapat na ang magkaroon ng up-to-date na bersyon ng browser at access sa Internet.
• Hindi mo kailangan ng isang espesyal na programa upang gumana sa data. Kung unang inihanda ang ulat sa software ng third-party, halimbawa, 1C, maaari kang mag-set up ng pagsasama ng data sa VLIS system.
• Hindi naka-install ang karaniwang form ng dokumento. Maaari kang magpadala ng text, spreadsheet, mga larawan, at higit pa.

SKB "Kontur"

Ang isa sa mga unang software developer sa Russia ay nagsusuplay din ng mga kagamitan para sa pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng mga organisasyon. Ang "Kontur" ay bumuo ng sistema ng Diadoc, sa tulong kung saan ang pagpapalitan ng mga elektronikong dokumento ay isinasagawa. Ang isang tampok ng system ay ang pag-access sa data ay maaaring makuha habang nasa ibang bansa. Ang kumpanya ay nakabuo ng roaming tariffs lalo na para sa layuning ito. Kung gusto mo, maa-access mo ang data sa pamamagitan ng API.

Ano ang kailangan mo?

Para ikonekta ang EDI, kailangang bilhin ng isang organisasyon ang:

• lisensyadong software;
• server;
• magsagawa ng pag-upgrade ng kagamitan;
• train staff;
• i-set up at isama ang EDMS upang gumana sa mga panloob na application.

Kailangan gawin ang ganitong mga pamumuhunan upang maikonekta ang pamamahala ng elektronikong dokumento sa pagitan ng organisasyon? Ang pagsasama sa mga gastos ng mga konsultasyon sa teknikal na suporta, EDMS at mga update sa software ay ang pangalawang yugto ng pamumuhunan. Ang mga gastos na ito ay kailangang bayaran buwan-buwan.

Konklusyon

Ang paper workflow ay pinapalitan ng electronic. Hindi lamang nito binabawasan ang mga gastos sa proseso ng organisasyon, ngunit pinapataas din ang kahusayan ng negosyo sa kabuuan. Para matagumpay na gumana ang EDI, kinakailangan na malinaw na bumalangkas ng mga layunin ng pagpapatupad ng system at maayos na i-configure ang kagamitan.