Ano ang mga tungkulin ng isang sekretarya

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Upang malinaw na matukoy ang mga responsibilidad sa trabaho ng isang sekretarya, kailangan mong malaman kung sino talaga ito. Pagkatapos ng lahat, ang posisyon na ito ay maaaring tingnan mula sa ilang mga anggulo. Kilala, halimbawa, ang secretary-referent bilang isang empleyado sa opisina, ang Secretary General bilang pinuno (head) ng isang partikular na organisasyon, ang Secretary of State bilang isang civil servant, ang secretary bilang diplomatic person, ang secretary of the head. bilang empleyado at iba pang opsyon. Kadalasan, kapag tinutukoy ang posisyon na ito, ang ibig nilang sabihin ay isang empleyado na gumaganap ng mga gawain (mga takdang-aralin) ng parehong direktor ng negosyo at mga indibidwal na pinuno ng mga istrukturang dibisyon nito. Lumalabas na ang mga opisyal na tungkulin ng kalihim sa kasong ito ay nabawasan sa pagpapatupad ng isang beses na pagtatalaga upang malutas ang mga isyu sa organisasyon at teknikal.

Ang dapat malaman at gawin ng isang sekretarya

Araw-araw dapat gawin ng sekretarya ang mga sumusunod na tungkulin:

1. Tanggapin ang impormasyon mula sa mga nasasakupan upang mailipat ito sa manager.
2. Ayusin ang komunikasyon ng ulo sa telepono. Sa kanyang kawalantumanggap ng impormasyon at pagkatapos ay dalhin ito sa atensyon ng direktor.
3. Tumanggap at panatilihin ang mga talaan ng mga mensahe sa telepono.
4. Lumikha ng mga kundisyon para sa normal na gawain ng ulo: subaybayan ang pangangailangan para sa stationery at kagamitan sa opisina.
5. Tumulong sa pag-aayos ng mga pulong at pagpupulong sa produksyon. Ipaalam sa mga kalahok ang petsa, lugar at oras ng kaganapan. Kolektahin ang mga kinakailangang materyales, tiyakin ang pagdalo ng mga naroroon at kumuha ng mga minuto ng pulong.
6. Magsagawa ng trabaho sa opisina sa enterprise. Upang gawin ito, ang kalihim ay dapat tumanggap, mag-systematize ng mga papasok na sulat at isumite ito sa pamamahala para sa pagsasaalang-alang. Pagkatapos, sa batayan ng ipinataw na visa, ilipat ang mga dokumento sa mga gumaganap laban sa lagda. Kasama rin sa mga tungkulin ng kalihim ang kontrol sa pag-usad, timing at mga resulta ng kanilang pagpapatupad.
7. Magsagawa ng pag-print at pagpaparami ng mga dokumento.
8. Ayusin ang pagtanggap ng mga bisita sa pinuno ng kumpanya at, kung maaari, lumikha ng mga kondisyon para sa mabilis na paglutas ng mga isyu.

Upang maisagawa ang tila simpleng mga tungkulin sa trabaho ng isang sekretarya, dapat malaman ng isang empleyado:

• ang buong komposisyon ng pamamahala ng negosyo at mga istrukturang dibisyon nito;
• charter, kawani at istraktura ng negosyo, profile nito, mga prospect sa pag-unlad at espesyalisasyon;
• mga normatibong dokumento para sa wastong pag-iingat ng talaan;
• mga panuntunan para sa paggamit ng mga kagamitan at komunikasyon sa opisina;
• mga panuntunan ng VTR, OT, kaligtasan sa sunog at pang-industriyang kalinisan;
• mga tuntunin ng organisasyon ng paggawa sa trabaholokasyon;
• normative and legal acts, orders, resolutions, orders for planning, accounting and quality management of work done.

Mga detalye ng klerikal

Kung pinag-uusapan natin ang tungkol sa isang mas partikular, makitid na espesyalisasyon, kung gayon ang sitwasyon ay medyo naiiba. Kunin, halimbawa, ang mga tungkulin ng isang secretary-clerk. Ang mismong pamagat ng posisyon ay malinaw na tumutukoy sa aspeto ng gawaing isasagawa. Karaniwan, ang bawat negosyo ay mayroon nang isang paglalarawan ng trabaho, na nagpapahiwatig ng mga lugar ng aktibidad ng isang espesyalista sa pagpapanatili ng rekord. Kung walang ganoong pagtuturo, mas mahusay na likhain ito. Upang gawin ito, dapat mong gamitin ang gabay sa kwalipikasyon, na naglalaman ng mga tinatayang sample. Pagkatapos nito, dapat na tapusin ang karaniwang bersyon na may kaugnayan sa isang partikular na organisasyon, na isinasaalang-alang ang mga detalye at panloob na mga tampok. Sa pangkalahatan, 3 pangunahing direksyon ang dapat na malinaw na matunton sa mga tungkulin ng isang secretary-clerk:

1. Magtrabaho nang may sulat. Pagtanggap, pagproseso nito sa mga modernong paraan at napapanahong pagpapadala.
2. Tamang panloob na dokumentasyon.
3. Pagpaparehistro, mahigpit na accounting at paglilipat ng mga dokumento sa archive para sa storage.

Mga tampok ng gawain ng referent

Sa ilang mga negosyo, ang ganitong posisyon ay ipinakilala sa estado, na kinabibilangan ng malawak na hanay ng mga tungkulin: mula sa “reference desk” hanggang sa “assistant director”. Ang ganyang espesyalistadapat magkaroon ng malawak na hanay ng kaalaman at mahusay na utos ng sitwasyon. Ang mga tungkulin ng referent secretary ay bahagyang pinalawak dahil sa pagtaas ng mga kapangyarihan. Sa pangkalahatan, ito ang karaniwang gawain ng isang sekretarya, ngunit ang salitang "referent" ay gumagawa ng ilang mga karagdagan sa karaniwang listahan. Sa partikular, ang assistant secretary ay maaaring malayang tumanggap ng mga bisita sa ilang partikular na isyu. Sa pagkakaroon ng ilang impormasyon, nakakagawa siya ng mga desisyon nang nakapag-iisa. Bilang karagdagan, ang referent ay gumaganap ng mga responsableng tagubilin ng pinuno tungkol sa mga aktibidad sa ekonomiya ng organisasyon (enterprise). Minsan ang katulong na kalihim ay sinisingil ng responsibilidad ng pagsasagawa ng pamamahala ng mga rekord ng tauhan. Ginagawa lang ito kapag binibigyang-daan ka ng kabuuang dami ng trabaho na magsagawa ng mga karagdagang tungkulin.