Sample ng tipikal na paglalarawan ng trabaho para sa isang archivist

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang posisyon ng isang empleyado sa archive ay tinatawag na archivist. Ang pangunahing gawain ng isang espesyalista sa larangan na ito ay upang maitaguyod ang gawain ng archive mismo at ang sirkulasyon ng dokumentasyon sa loob nito. Ang ganitong mga propesyonal ay kailangan saanman mayroong malaking turnover ng mga opisyal na papeles, lalo na sa mga organisasyong may kaugnayan sa insurance, pananalapi, at partikular sa mga negosyo ng estado. Ang pangunahing dokumento na dapat sumangguni sa isang bagong empleyado ay ang paglalarawan ng trabaho ng archivist.

Mga pangkalahatang probisyon

Tanging ang pinuno ng isang negosyo ang maaaring tumanggap o mag-dismiss ng isang archivist. At una sa lahat, dapat siyang sumangguni sa kasalukuyang batas ng bansa. Dapat ipahiwatig ng pagtuturo ang taong agarang superbisor ng espesyalistang humahawak sa posisyong ito.

Upang magtrabaho bilang archivist, ang isang tao ay dapat makatanggap ng isang paunang propesyonal na edukasyon, at pagkatapos ay maaari siyang tanggapin para sa isang posisyon kahit na walang karanasan sa larangang ito. May option yanang isang taong may sekondarya o pangkalahatang edukasyon ay makakakuha ng trabaho, ngunit pagkatapos ay dapat siyang makatanggap ng espesyal na pagsasanay sa direksyong ito. Hindi kailangan ng karanasan para sa posisyong ito.

Ano ang kailangan mong malaman

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang archivist ng enterprise ay nagmumungkahi na ang empleyado ay dapat magkaroon ng ilang kaalaman: obligado siyang pag-aralan ang mga regulasyon, tagubilin at ang buong listahan ng mga legal na dokumento na may kaugnayan sa pamamahala ng mga archive sa organisasyong ito. Bilang karagdagan, dapat niyang malaman kung paano mag-imbak, gumamit ng mga dokumento, pati na rin kung anong mga pamantayan ang tinatanggap at ipinasa. Ang kanyang kaalaman ay dapat magsama ng isang pinag-isang sistema ng estado ng trabaho sa opisina. Bilang karagdagan, dapat niyang maunawaan kung paano pinagsama-sama ang mga paglalarawan ng mga naka-imbak na dokumento, alin sa mga ito ang kailangang itago nang permanente, at alin lamang ang pansamantala, at gumawa din ng mga aksyon tungkol sa pagkasira ng mga ito.

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang assistant archivist ay nagpapahiwatig na dapat niyang malaman kung paano isinampa ang mga file, ayon sa kung anong mga panuntunan ang inihahanda ng mga ito para sa kasunod na paggamit at pangangalaga, kung paano iniingatan ang mga talaan at inihahanda ang mga ulat sa enterprise. Ang taong ito ay dapat na maunawaan ang istraktura ng kumpanya kung saan siya nagtatrabaho, pati na rin ang mga patakaran para sa paggamit ng kagamitan at lahat ng teknikal na paraan na kinakailangan upang maisagawa ang trabaho sa archive. Bilang karagdagan, dapat niyang malaman ang lahat ng panloob na tuntunin at batas ng organisasyon, kabilang ang proteksyon sa paggawa, kaligtasan sa sunog, gawain, at iba pa.

Mga Responsibilidad

Paglalarawan sa trabaho ng isang archivist ng isang institusyong pambadyetIpinapalagay na dapat siyang magsagawa ng ilang mga pag-andar: ang pagpapatupad ng trabaho na may kaugnayan sa negosyo ng archival, ang pangangalaga ng dokumentasyon na pumapasok sa archive, ang pagpaparehistro ng mga papasok na dokumento, ang pagbuo ng nomenclature at ang pag-verify ng kawastuhan ng mga kaso ng pag-file bago isumite sa archive. Kung may ganoong pangangailangan, pagkatapos ay ine-encrypt niya ang mga unit ng imbakan, ayusin ang paglalagay ng mga kaso at ilalagay ang mga ito sa rehistro.

Ang paglalarawan ng trabaho ng archivist ng isang institusyong medikal ay nagmumungkahi na dapat siyang maghanda ng mga buod na paglalarawan ng nakaimbak na dokumentasyon, ipamahagi ito sa pansamantala at panghabang-buhay na mga yunit. Dapat itong magtago ng mga rekord at agad na sirain ang mga dokumentong nag-expire na, at bumuo ng isang sistema kung saan magiging posible na mabilis at madaling mahanap ang gustong dokumento.

Iba pang function

Bukod dito, ang kanyang mga opisyal na tungkulin ay nangangailangan ng kanyang presensya sa panahon ng mga pagsusulit para sa halaga ng mga dokumento para sa agham at hindi lamang. Dapat niyang tiyakin na ang mga dokumento ay mananatiling buo, kung kinakailangan, isagawa ang pagpapanumbalik sa kanila. Tinitiyak din ng espesyalistang ito na nasa archive ang lahat ng kinakailangang kundisyon para sa normal na pag-iimbak ng mga dokumento.

Dapat subaybayan ng archivist ang pagpapatupad ng mga panuntunan sa proteksyon ng sunog, gayundin ang gumamit ng mga modernong teknikal na paraan para sa pagtatrabaho sa mga dokumento. Obligado siya sa kahilingan ng mga empleyado at bisita ng organisasyonmag-isyu ng mga kopya o orihinal ng dokumentasyon ng archival, gumuhit ng mga sertipiko gamit ang impormasyong makukuha sa archive, at maghanda ng mga ulat sa kanilang trabaho.

Mga Karapatan

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang medikal na archivist ay nagmumungkahi na siya ay may ilang mga karapatan. Maaari siyang humiling at tumanggap ng mga dokumento na nauugnay sa kanyang mga aktibidad sa trabaho. Kung kinakailangan, maaari siyang makipagtulungan sa mga espesyalista mula sa iba pang mga departamento ng negosyo o mula sa iba pang mga organisasyon, kung makakatulong ito sa kanya sa paglutas ng kanyang mga karampatang isyu. Kung may ganoong pangangailangan, maaari niyang katawanin ang mga interes ng kanyang kumpanya sa ibang mga organisasyon sa anumang mga isyu na direktang nauugnay sa gawain ng archive.

Responsibilidad

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang archivist ay ipinapalagay na siya ang may pananagutan sa hindi pagtupad sa kanyang mga tungkulin at hindi magandang kalidad ng trabaho, para sa pagbibigay ng mali o baluktot na impormasyon tungkol sa mga gawaing ginawa, para sa pagtanggi na tuparin ang mga utos mula sa kanyang mga nakatataas.

Sa karagdagan, siya ay may pananagutan para sa mga sitwasyon kung saan ang mga pagkakasala, paglabag sa kaligtasan o iba pang aksyon na nagbabanta sa normal na operasyon ng negosyo ay natukoy, at ang empleyado ay hindi nag-ulat ng mga ito at hindi gumawa ng anumang mga hakbang upang maalis ang problema. Pananagutan ng archivist ang paglabag sa mga pamantayan ng disiplina sa paggawa.

Kondisyon sa pagtatrabaho

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang archivist ay nagmumungkahi na ang pamamahala ng organisasyon ay dapat matukoy ang mga oras ng kanyang trabaho alinsunod sa paggawabatas. Kung kinakailangan, ang kumpanya ay dapat magbigay sa kanya ng isang lugar ng trabaho na isinasaalang-alang ang lahat ng mga pamantayan at pamantayan, pati na rin ang lahat ng kinakailangan para sa mga paglalakbay sa negosyo, kabilang ang mga lokal. May karapatan din siyang pumirma ng mga dokumento sa kanyang kakayahan.

Konklusyon

Ang pangunahing dokumento na dapat na umasa sa isang espesyalista para sa posisyong ito ay ang paglalarawan ng trabaho ng isang archivist. Saang organisasyon man siya nagtatrabaho, halos pareho ang mga karapatan, responsibilidad, tungkulin at kaalaman at maaaring mag-iba depende sa mga pangangailangan ng isang partikular na negosyo at kung anong mga gawain ang itinalaga ng management staff sa kanilang mga empleyado.

Ang ganitong gawain ay nangangailangan ng pagkaasikaso, tiyaga, kaalaman sa mga patakaran para sa kaligtasan ng mahahalagang papeles, kaalaman sa pagtatasa ng halaga ng ilang mga dokumento, pati na rin ang kakayahang mag-systematize, mabilis na maghanap at mag-encrypt ng mga dokumento. Gayundin ang isang mahalagang kadahilanan ay ang pakikipagtulungan sa mga tao, dahil ang propesyon ng isang archivist ay nagsasangkot ng pagpapalabas at pagtanggap ng iba't ibang dokumentasyon, pagsuri sa kawastuhan ng compilation at pagiging tunay nito. Tanging isang matulungin na tao na handang magtrabaho nang may malaking halaga ng impormasyon at kumakatawan sa mga interes ng kumpanya sa ibang mga organisasyon ang makakagawa ng tama at mapagkakatiwalaang mga tungkulin sa paggawa sa posisyong ito.