Paglalarawan sa trabaho ng administrator ng opisina: mga tungkulin, tungkulin at karapatan

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Sa karamihan ng mga pampublikong lugar, ang unang taong makikilala mo sa sandaling tumawid ka sa threshold ay ang receptionist. Ang mga espesyalistang ito ay inuupahan ng mga hotel, beauty salon, restaurant at, siyempre, mga institusyong pang-opisina. Marami silang responsibilidad, mula sa pakikipag-usap sa mga bisita at kasosyo hanggang sa pagproseso ng dokumentasyon.

Mga Tampok

Nararapat sabihin na ang administrator ay isang napakaraming propesyon, na maaaring magsama ng maraming nalalaman na mga tungkulin. Ang kalamangan para sa mga nagsisimula ay hindi ito nangangailangan ng anumang malalim na kaalaman sa isang partikular na lugar.

Ang mga potensyal na employer ay mas binibigyang pansin ang mga personal na katangian. Ang isang potensyal na kandidato para sa posisyon ng isang administrador ng opisina ay dapat na katamtamang palakaibigan, magagawang makipag-ugnayan sa iba't ibang tao, at wastong ipahayag ang kanilang sariling mga saloobin. Magiging kalamangan din ang pagkakaroon ng interes sa napiling larangan.aktibidad at kakayahang harapin ang stress. Ang huling kalidad ay tiyak na magiging kapaki-pakinabang para sa hinaharap na administrator. Kakailanganin niyang makipag-usap sa isang malaking bilang ng mga bisita, kung saan tiyak na makakatagpo ang mga salungatan. Gayunpaman, kahit na sa mga ganitong sitwasyon, dapat manatiling magalang ang administrator.

Dapat tandaan na depende sa patakaran sa recruitment ng kumpanya, maaaring may mga kinakailangan para sa mas mataas na edukasyon, kakayahang magtrabaho kasama ang mga kagamitan sa opisina, atbp.

Ang iskedyul ng trabaho para sa posisyong ito ay karaniwang tinutukoy ng mga oras ng pagbubukas ng establisyimento, dahil ang administrator ang nagbubukas nito sa umaga at nagsasara nito sa gabi. Gayunpaman, kapag nagtatrabaho sa buong orasan para sa mga empleyado, isang iskedyul ng shift ay iginuhit. Bilang panuntunan, hindi gumagana ang mga opisina sa ganitong mode.

Nararapat ding bigyang pansin ang katotohanan na magkaibang propesyon ang administrator at office manager. Ang manager ng opisina ay talagang nangangasiwa sa ibang mga empleyado. Ang tagapangasiwa, hindi katulad niya, ay hindi gumaganap ng pagpapaandar na ito. Gumagawa lamang siya ng sarili niyang mga tungkulin, nakikipag-ugnayan sa ibang mga empleyado ng opisina kung kinakailangan.

Mga pangunahing responsibilidad

Ang isang administrador ng opisina, na nasa lugar ng trabaho, ay dapat magsagawa ng maraming gawain na itinalaga sa kanya ng pamamahala. Ilista natin sila nang maikli.

• Pagtanggap at kasunod na pamamahagi ng mga tawag sa telepono. Sa panahon ng negosasyon, dapat itala ng administrator ang impormasyon at ilipat ito sa mga empleyado. Kung kinakailangan, ang tawag ay dapati-redirect sa ibang departamento.
• Ang mga tungkulin ng isang administrator ng opisina ay kinabibilangan ng isang sugnay na nangangailangan ng isang empleyado na magbigay ng paunang payo sa mga potensyal na kliyente.
• Ang pangangailangang iproseso ang papasok at papalabas na dokumentasyon.
• Pag-post ng mga ad ng trabaho sa mga dalubhasang portal at recruitment agency. Gayundin, ang mga tungkulin ng administrador ng opisina ay kinabibilangan ng pagsasagawa ng mga paunang panayam sa mga potensyal na kandidato.
• Pagbili ng stationery at mga consumable na kailangan para matiyak ang maayos na operasyon ng mga kagamitan sa opisina.

Bilang karagdagan sa mga tungkuling nakalista sa itaas, ang administrador ng opisina ay talagang patuloy na nakikipag-ugnayan sa mga tao. Pareho silang mga potensyal na customer at kasalukuyang empleyado ng kumpanya. Ang espesyalistang ito ang may pananagutan sa pag-iskedyul ng mga empleyado.

Mga Karapatan

Ang bilang ng mga karapatan, hindi katulad ng mga tungkulin, ay mas kaunti. Kaya, ano ang ginagawa ng tagubilin ng administrator ng opisina?

• Kumilos sa ngalan ng kumpanya, na kumakatawan sa mga interes nito sa pakikipag-ugnayan sa ibang mga negosyo.
• Upang makipag-ugnayan sa ibang mga empleyado sa loob ng itinalagang awtoridad.
• Gumawa ng mga panukala para sa pagsasaalang-alang upang mapabuti ang pagganap ng organisasyon.

Mga function ng administrator ng opisina

Pagiging nasa lugar ng trabaho, dapat ang espesyalistang itogawin ang isang malaking bilang ng mga gawaing itinalaga sa kanya:

• Paghahanda ng opisina.
• Panatilihin ang kaayusan.
• Naglilingkod sa mga bisita.
• Serbisyo sa telepono.

Sa katunayan, maaaring mas marami ang bilang ng mga function. Depende ito sa listahan ng mga responsibilidad sa trabaho ng administrator ng opisina sa isang partikular na institusyon.

Paghahanda ng opisina

Ang pagtupad sa mga nakatalagang function, bilang panuntunan, ay nagsisimula sa paghahanda para sa isang bagong araw ng trabaho. Pagdating sa kanyang lugar ng trabaho, sinusuri ng administrator ang gawain ng mga kagamitan sa opisina, ang pagkakaroon ng mga consumable at stationery. Susunod, dapat maging pamilyar ang espesyalista sa listahan ng mga bisita at gumawa ng mga kundisyon para sa kanilang pagpupulong.

Pagpapanatili ng order

Ang tagapangasiwa ay hindi dapat direktang kasangkot sa paglilinis at iba pang aktibidad upang mapanatili ang kaayusan sa opisina. Gayunpaman, kabilang sa kanyang mga tungkulin ay ang pangangailangan na i-coordinate ang gawain ng mga tauhan ng pagpapanatili. Dapat niyang iiskedyul ang paglilinis, gayundin ang tagal nito.

Customer Service

Ang mga tungkulin ng administrator ay binubuo rin sa pakikipag-ayos sa mga bisita tungkol sa oras ng pagbisita, pag-uugnay sa kanila sa pinuno. Ang iskedyul ng mga pagbisita ay dapat iguhit sa paraang walang magkakapatong at walang mag-aksaya ng oras sa paghihintay. Bilang karagdagan, dapat matugunan ng administrator ang mga bisita. Siya ang lumikha ng unaimpression.

Serbisyo sa telepono

Ang function na ito ay itinalaga sa administrator upang palayain ang manager mula sa mga negosasyon at hindi makagambala sa kanya mula sa daloy ng trabaho. Ang isang empleyado ay maaaring malutas ang ilang mga isyu sa kanyang sarili o gumawa ng appointment para sa isang bisita alinsunod sa iskedyul ng manager. Kapag ginagawa ang mga tungkuling ito, tiyak na dapat panatilihin ng empleyado ang pagiging kompidensiyal, hindi ibunyag sa mga tagalabas ang impormasyong makukuha niya.

Sample

Ang paglalarawan ng trabaho ng administrator ng opisina ay maaaring magsama ng iba't ibang item depende sa mga kinakailangan ng isang partikular na organisasyon. Gayunpaman, bilang panuntunan, irereseta dito ang mga karaniwang kundisyon, na kinukuha bilang modelo.

• Mga pangkalahatang probisyon.
• Mga kinakailangan sa kwalipikasyon. Bilang isang patakaran, ang isang pangalawang espesyal na edukasyon ay sapat para sa isang potensyal na tagapangasiwa. Tiyak na magiging asset ang karanasan.
• Mga Responsibilidad. Walang kumpleto sa paglalarawan ng trabaho kung wala ang item na ito.
• Mga Karapatan. Ang administrator, halimbawa, ay may karapatang gumawa ng mga panukala para sa pagpapabuti ng mga aktibidad ng enterprise.
• Mga karagdagang probisyon na maaaring magsama ng mga item na hindi kasama sa ibang mga seksyon.

Kaugalian na magbigay ng paglalarawan ng trabaho sa isang bagong empleyado para sa pagsusuri, ang katotohanang dapat niyang kumpirmahin sa pamamagitan ng sarili niyang lagda.

Trabaho

Ang tagubilin sa proteksyon sa paggawa para sa tagapangasiwa ng opisina ay gumagawa ng ilang mga kinakailangan para sa mga kondisyon sa pagtatrabaho. Halimbawa, ang lugar ng trabaho ay dapat na matatagpuan sa paraang komportable ang empleyadotuparin ang kanilang sariling mga tungkulin. Bilang panuntunan, ito ay matatagpuan sa tabi ng opisina ng manager at nagbibigay-daan sa iyong subaybayan ang iba pang empleyado.

Kailangan mong maunawaan na kapag gumaganap ng mga tungkulin, ang administrator, gayundin ang iba pang empleyado, ay kadalasang kailangang gumamit ng kagamitan sa opisina. Kaya naman dapat itong ilagay sa paraang magagamit ito para sa panandaliang paggamit.

Isa sa mga mahahalagang gawain na hindi malinaw na nabaybay sa paglalarawan ng trabaho ng administrator ay ang kumilos bilang isang link sa pagitan ng agarang superbisor at mga subordinates. Samakatuwid, dapat subukan ng empleyado na lumikha ng isang kanais-nais na kapaligiran at magtatag ng mga contact sa iba pang mga espesyalista. Mahalaga hindi lamang na maihatid nang tama ang mga tagubilin ng pinuno, kundi upang makontrol din ang katumpakan ng kanilang pagpapatupad.

Dahil dito, ang kakayahang kumonekta sa iba ay nagiging mahalagang salik sa pagkamit ng tagumpay sa posisyong ito. Nalalapat ito sa parehong mga pinuno at subordinates. Para sa mga personal na katangian, ang organisasyon at paglaban sa stress ay itinuturing na lubos na mahalaga, na nagbibigay-daan sa iyong pamahalaan ang iba pang mga empleyado at manatiling kalmado kahit na nakikipag-ugnayan sa mga bisitang may salungatan.