Pamamahala ng elektronikong dokumento: mga pakinabang at disadvantages, ang kakanyahan ng system, mga paraan ng pagpapatupad

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Parami nang paraming kumpanya ang lumilipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento, na kinabibilangan ng paggamit ng iba't ibang programa para sa paggawa at pag-iimbak ng mga dokumento. Kasabay nito, ang organisasyon ay walang archive na naglalaman ng mga papel na kopya ng mga dokumento. Mayroong maraming mga pakinabang ng pamamahala ng elektronikong dokumento, dahil kung saan ang mga negosyante ay masaya na tanggihan ang paggamit ng mga dokumento ng papel. Ngunit para lumipat dito, kailangan mong mag-install ng espesyal na software sa mga gumaganang computer, at magtalaga ng responsableng empleyado na haharap sa workflow na ito.

Ang konsepto ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Ito ay kinakatawan ng isang makabagong paraan ng pagtatrabaho sa iba't ibang dokumentasyon. Sa takbo ng aktibidad ng anumang organisasyon, maraming iba't ibang papel ang lumitaw, na kailangang palaging i-print at iimbak sa isang hiwalay na silid sa mahabang panahon.

Kung ang isang negosyante o kumpanya ay may maayos na pagpapatupadelectronic signature, kung aling mga dokumento ang na-certify sa electronic form, kung gayon hindi kinakailangan na i-print ang dokumentasyong ito sa papel.

Mga kalamangan ng pamamahala ng elektronikong dokumento

Maraming pakinabang ng paglipat sa elektronikong dokumentasyong na-certify ng EDS. Ito ay dahil sa pagkakaroon ng maraming positibong mga parameter na parami nang parami ang mga negosyante na lumilipat sa pamamaraang ito ng dokumentasyon. Ngunit dapat mo munang suriin ang mga pakinabang at disadvantages ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Kabilang sa mga pangunahing benepisyo ang:

• agad na naghahanap ng kinakailangang dokumentasyon dahil sa karampatang pag-istruktura at pagiging maaasahan ng storage;
• ang istraktura ng daloy ng trabaho ay sentralisado;
• lahat ng dokumento ay maaaring iimbak sa elektronikong paraan sa iba't ibang media at maging sa mga malalayong server, kaya kahit na magkaroon ng sunog sa opisina, hindi mo kailangang mag-alala na anumang mahalagang dokumentasyon ay masisira;
• lahat ng dokumento ay madaling mairehistro at maaprubahan;
• lahat ng papel ay nilagdaan batay sa kanilang pagpapadala sa pamamagitan ng mga electronic na channel ng komunikasyon, na nakakatipid ng malaking halaga ng oras at pagsisikap para sa mga empleyado ng anumang negosyo;
• kung kinakailangan, maaari kang gumawa ng kopya ng gustong dokumento sa loob ng ilang segundo;
• ang pag-audit ay lubos na pinasimple, dahil ito ay isinasagawa sa elektronikong anyo, at maaari ka ring mag-imbita ng mga upahang espesyalista para sa mga layuning ito na tumatanggap ng dokumentasyon sa pamamagitan ng mga electronic na channel.

Mga BenepisyoAng mga electronic document management system ay makabuluhan at hindi maikakaila, ngunit bago lumipat sa mga ito, dapat mong suriin ang mga negatibong aspeto ng bawat system.

Mga bahid ng system

Hindi maikakaila ang mga benepisyo ng pagpapatupad ng electronic document management system, ngunit ang prosesong ito ay may ilang disadvantages. Kabilang dito ang:

• kinakailangang kailanganing magparehistro ng electronic digital signature, para sa paglikha kung saan binabayaran ang malaking halaga ng pondo;
• walang pagkakataon na gumamit ng mga elektronikong dokumento kung ang mga kasosyo ay hindi pa lumipat sa pamamahala ng elektronikong dokumento;
• maraming pera at oras ang ginugugol sa pag-install ng karagdagang software at pagkuha ng isang maaasahang empleyado na nagpapanatili ng lahat ng electronic record;
• wala pang mahigpit na pinag-isang format ng naturang workflow;
• maraming kontratista at mamimili ang naghihinala sa paggamit ng mga elektronikong dokumento na nilagdaan ng EDS.

Kaya, dapat munang pag-aralan ng bawat negosyante ang mga kalamangan at kahinaan ng pamamahala ng elektronikong dokumento upang makagawa ng tama at nauugnay na desisyon.

Dahilan para sa pag-unlad

Ang mga benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay marami at makabuluhan. Ito ay humahantong sa katotohanan na ito ay patuloy na umuunlad at ipinakilala sa gawain ng iba't ibang mga negosyo, na hindi lamangkomersyal, ngunit din pampubliko. Ang mga pangunahing kinakailangan para sa mabisa at tuluy-tuloy na pag-unlad nito ay kinabibilangan ng:

• Ang posibilidad ng aplikasyon nito sa batas sa buwis ay inilarawan. Ang ilang uri ng mga tax return ay maaari lamang isumite sa elektronikong paraan. Nalalapat ito sa mga ulat sa mga premium ng insurance na nakalista sa PF para sa mga empleyado, gayundin sa deklarasyon ng 3-NDFL na isinumite sa Federal Tax Service para sa bawat empleyado ng enterprise. Kahit na ang ulat ng SZV-M para sa lahat ng empleyado ng kumpanya ay isinumite sa elektronikong paraan kung ang organisasyon ay gumagamit ng higit sa 25 katao. Samakatuwid, napipilitan lang ang ilang kumpanya na lumipat sa elektronikong dokumentasyon, dahil kailangan pa rin nilang mag-isyu ng EDS.
• Ang pangunahing bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay kinabibilangan ng posibilidad na ayusin ito sa accounting. Batay sa Pederal na Batas No. 402, ang pangunahing dokumentasyon ng accounting ay maaaring mabuo hindi lamang sa papel, kundi pati na rin sa elektronikong anyo, kung posible itong i-endorso gamit ang isang electronic na lagda.
• Mula noong 2017, nagsimula na ang epektibong pagbuo ng daloy ng dokumentong ito sa mga legal na paglilitis. Ngayon ang bawat desisyon ng korte ay dapat na mai-publish sa mga bukas na mapagkukunan. Bilang karagdagan, lahat ng mga kumpanya at indibidwal ay may pagkakataon na maghain ng claim o reklamo sa elektronikong paraan, na nangangailangan ng EDS. Samakatuwid, ang isang electronic signature ay ibinibigay hindi lamang ng malalaking kumpanya, kundi maging ng mga indibidwal.
• Ang pag-unlad ng mga elektronikong teknolohiya ay mabilis na nangyayari, kaya ngayon halos lahat ay may access sa Internet, na lubos na nagpapadali sa proseso ng pakikipag-usap sa ibamga tao at opisyal ng gobyerno.

Samakatuwid, maaaring pagtalunan na ang paggamit ng naturang daloy ng trabaho ay nagiging higit na hinihiling.

Isa pang makabuluhang benepisyo

Dagdag pa rito, maraming kumpanya ang nakikipagtulungan sa mga negosyong matatagpuan sa ibang mga rehiyon o bansa, kaya mas madaling makipagpalitan ng iba't ibang dokumento kapag nagsasagawa ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Nagbibigay-daan ito sa iyo na makabuluhang taasan ang mga merkado ng benta at makipag-ugnayan sa mga direktang tagagawa.

Ito ay isang karagdagang makabuluhang bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang pagpapabuti sa kalidad ng pamamahala ay naobserbahan mula noong unang araw ng pagpapakilala ng angkop na sistema.

Paano pumasok?

Sa una, sinusuri ng pinuno ng enterprise ang mga pakinabang at disadvantage ng electronic document management system. Kung gumawa ng desisyon na ipakilala ito sa kumpanya, ipapatupad ang mga sumusunod na hakbang para dito:

• Isinasagawa ang pagpupulong ng mga shareholder, kung saan isinasagawa ang pagboto para sa pagpapatupad ng sistemang ito.
• Kung positibo ang desisyon, ang kaukulang order ay ibibigay ng direktor ng kumpanya.
• Iminumungkahi na bumuo ng panloob na regulasyon na namamahala sa mga panuntunan para sa paggamit ng elektronikong dokumentasyon.
• Piliin ang lagda na gagamitin sa proseso ng pagpirma ng iba't ibang dokumento.
• Kung pipiliin ang isang simpleng lagda, ito ay ilalagay batay sa mga code at password, pati na rin sa iba pang paraan, at pag-access ditoay limitado, samakatuwid, ang isang partikular na tao ay itinalaga na haharap sa pag-apruba ng elektronikong dokumentasyon.
• Napili ang awtoridad sa pagpapatunay. Ito ay kinakatawan ng isang dalubhasang organisasyon na tumatalakay sa pamamahala ng elektronikong dokumento. Mahalagang pumili ng isang kumpanya kung saan ito ay kumikita at komportable na makipagtulungan. Dapat mong suriin nang maaga ang halaga ng mga serbisyong inaalok, pati na rin ang iba't ibang mga function na maaaring magamit sa panahon ng pakikipagtulungan. Natutukoy kung anong responsibilidad ng napiling sentro para sa iba't ibang mga error na maaaring lumitaw sa proseso ng pagpapanatili ng pamamahala ng elektronikong dokumento.
• Inihahanda ang mga dokumento batay sa kung saan ang isang kasunduan ay tinapos sa napiling center.
• Ang kontrata sa napiling organisasyon ay ipinapaliwanag. Pagkatapos nito, gagawa at nagbibigay ang center ng EDS key certificate sa kliyente nito.
• May direktang pagpapakilala ng pamamahala ng elektronikong dokumento sa gawain ng organisasyon. Para magawa ito, lahat ng papel na dokumento ay kino-convert sa electronic form, at isang pamamaraan para sa pagpapalitan ng electronic na dokumentasyon ay itinatag.

Ang mga invoice ay maaaring ilabas sa elektronikong paraan, ngunit dapat mo munang tiyakin na ang paggamit ng naturang dokumentasyon ay magiging maginhawa para sa katapat. Ito ay dahil sa ang katunayan na ang kumpanya ay dapat magkaroon ng teknikal na paraan upang iproseso ang mga dokumentong ito.

Choice of EDS

Kasama kahit sa mga benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay pinababa ang mga gastos sa paghahandamaraming papel na dokumento. Ngunit sa anumang kaso, kakailanganin mong magkaroon ng ilang mga gastos. May kaugnayan ang mga ito sa pagpapatupad ng isang electronic na lagda na ginamit sa proseso ng pag-apruba ng elektronikong dokumentasyon.

Maaaring ipakita ang ETS sa hindi kwalipikado o kwalipikadong anyo.

Hindi Kwalipikado

Ito ay inisyu gamit ang cryptographic data transformation, kung saan ginagamit ang isang espesyal na key, na available sa may-ari ng EDS. Mahalagang magpasya nang maaga kung sino mismo sa kumpanya ang pipirma sa mga electronic na papeles.

Sa tulong ng naturang lagda, matutukoy mo ang iba't ibang pagbabagong ginawa sa dokumentasyon pagkatapos itong lagdaan.

Kwalipikado

Para magawa ito, ang kumpanya ay tumatanggap ng isang espesyal na sertipiko na naglalaman ng EDS verification key. Upang gumawa ng ganoong lagda, ang mga kinakailangan na nakalista sa Pederal na Batas Blg. 63 ay isinasaalang-alang.

Karaniwan ang ganitong EDS ay ginagamit sa malalaking kumpanya na naglalayong panatilihing lihim ang kalakalan, samakatuwid, dahil sa pinahusay na kwalipikadong EDS, ang seguridad ng mga elektronikong dokumento ay sinisigurado.

Pagkatapos pumili ng partikular na uri ng electronic signature, isang kasunduan ang gagawin sa napiling certification center.

Mga panuntunan para sa pagpapakilala ng system sa gawain ng kumpanya

Ang mga pakinabang ng pamamahala ng elektronikong dokumento kumpara sa papel ay itinuturing na hindi maikakaila, ngunit kadalasan sa proseso ng pagpapatupad nito sa gawain ng isang organisasyon, may ilang mga paghihirap na lumitaw. Samakatuwid, kasama sa mga tuntunin ng prosesong ito ang:

• sa una, ang isang espesyalista ay hinirang sa pamamagitan ng utos ng pinuno, na magsasagawa ng pagsasalin ng mga dokumentong papel sa electronic form;
• espesyal na software ay naka-install sa bawat gumaganang computer, na nagbibigay-daan sa iyong pumirma sa mga dokumento na may dating inilabas na EDS;
• kapag nag-iipon, nagpoproseso at sumasang-ayon sa iba't ibang dokumentasyon, ang mga pangunahing tuntunin ng gawaing pang-opisina ay isinasaalang-alang, na nalalapat din sa mga dokumentong papel;
• electronic na dokumento ay dapat mayroong lahat ng kinakailangang detalye, seal at EDS;
• maaaring ilagay ang impormasyon sa mga regulasyon ng kumpanya tungkol sa kung anong mga paraan ng pagkumpirma ng mga aksyon sa mga dokumentong ito ang ilalapat.

Ang proseso ay hindi itinuturing na napakahirap kung ito ay lubos na nauunawaan.

Mga tuntunin ng pakikipagtulungan sa ibang mga kumpanya

Ang bawat kumpanyang nagpapatupad ng naturang sistema sa trabaho nito ay gustong gumamit ng elektronikong dokumentasyon sa pakikipagtulungan sa mga pangunahing katapat nito. Upang gawin ito, kapag gumuhit ng isang kasunduan sa ibang kumpanya, ang isang sugnay ay dapat isama sa teksto ng dokumento na nagsasaad na ang lahat ng mga papel ay ipapadala sa pamamagitan ng mga electronic na channel ng komunikasyon. Pagkatapos nito, ang kinakailangang dokumentasyon ay pinagsama-sama at nilagdaan ng isang naunang inilabas na EDS. Dapat na sertipikado ang lahat ng tool ng EDS, kung hindi, hindi ito magagamit sa panahon ng pagpapatakbo ng kumpanya.

Mas madaling magtatag ng ganitong daloy ng trabaho sa iba't ibang ahensya ng gobyerno, halimbawa, sa Federal Tax Service o Pension Fund. Ito ay dahil sa ang katunayan na ang mga naturang organisasyon ay mayroon nang kinakailangang software para sagumana sa elektronikong dokumentasyon.

Paano iniimbak ang mga dokumento?

Ang pangunahing bentahe ng pamamahala ng elektronikong dokumento ay hindi kinakailangan sa organisasyon na maglaan ng isang hiwalay na silid para sa paglikha ng isang archive, dahil ang lahat ng mga papel ay naka-imbak sa mga computer, server o iba't ibang electronic media. Gayunpaman, dapat magbayad ang bawat kumpanya ng wastong pag-iimbak ng dokumentasyon upang hindi ito ma-access ng mga hindi awtorisadong tao o organisasyon.

Sa panahon ng pag-iimbak ng mga elektronikong dokumento, ang mga sumusunod na panuntunan ay isinasaalang-alang:

• isang nomenclature ng mga kaso ay kinakailangang pinagsama-sama para sa buong kumpanya, at ang hitsura at nilalaman nito ay nakasalalay sa larangan ng aktibidad kung saan nagpapatakbo ang kumpanya;
• isinasagawa ang pagsusuri sa halaga ng mga dokumento;
• bawat dokumentasyon ay minarkahan ng paggamit ng electronic na pamamahala ng dokumento;
• dapat i-archive ang lahat ng dokumento.

Kapag ang mga panuntunang ito ay isinasaalang-alang, hindi magiging mahirap na tama na mag-imbak ng dokumentasyon sa electronic form.

Konklusyon

Maraming benepisyo ng pamamahala ng elektronikong dokumento. Ang pagpapabuti ng kalidad ng trabaho ng kumpanya ay bunga ng pagpapatupad nito. Upang gawin ito, mahalagang gumawa ng naaangkop na desisyon para sa pamamahala ng negosyo, pumili ng isang sentro ng sertipikasyon at mag-isyu ng isang EDS. Naka-install ang espesyal na software sa mga computer, at ginagawa ang mga kinakailangang pagbabago sa mga lokal na regulasyong aksyon ng kumpanya.

Sa tulong ng elektronikong dokumentasyon, ito ay lubos na pinasimpleang operasyon ng kumpanya, gayundin ang kadalian ng pakikipagtulungan sa iba pang mga kumpanya at organisasyon ng pamahalaan.