Palabas na sulat: mga log ng pagpaparehistro, accounting, mga sample, mga panuntunan sa pagpuno

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Sa alinmang larangan ng pambansang ekonomiya, mayroong papeles na kinabibilangan ng maraming tungkulin. Kabilang sa mga ito, ang accounting para sa mga papasok at papalabas na sulat ay isa sa mga pangunahing. Walang iisang enterprise na gumagana nang hiwalay sa ibang mga organisasyon. Ang komunikasyon at pakikipagtulungan sa mga customer, supplier, pinansyal at iba pang institusyon ay sapilitan. Samakatuwid, ang proseso ng produksyon ay hindi maaaring gawin nang walang sulat. Sino ang nangangasiwa sa pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na liham? Paano maayos na account para sa kanila? Sino ang nangangailangan nito at bakit? Isasaalang-alang namin ang mga isyung ito sa artikulo.

Mga kategorya ng sulat. Mga tampok ng papalabas na dokumentasyon

May napakaraming anyo at uri ng mga dokumento, ngunit lahat ng mga ito ay nahahati sa dalawang pangunahing kategorya:

• Pagpapadala (papalabas na mail).
• Natanggap (papasok na mail).

Tingnan natin ang kahulugan ng bawat kategorya.

Correspondence, na tinatawag na outgoing, ay maaaring ipadala sa mga sumusunod na tatanggap:

• Mas mataas na awtoridad.
• Mga nasasakupanmga organisasyon.
• Mga kasosyong negosyo.
• Mga departamento, workshop at iba pang structural division ng enterprise.

Anong mga dokumento ang ipinapadala sa mas mataas na awtoridad?

Praktikal na bawat negosyo ay nasa ilalim ng anumang mga organisasyon (distrito, departamento, rehiyonal, gayundin ang mga ministri). Ang mga papalabas na sulat na ipinadala sa mga institusyong ito ay maaaring mga ulat, ulat, plano para sa buwan, quarter, taon, mga tugon sa mga kahilingan. Bilang panuntunan, ibinibigay ito sa mga aprubadong karaniwang form o sa mga ordinaryong sheet na may logo ng kumpanya.

Mga Dokumento para sa Mga Downline na Organisasyon

Hindi lahat, ngunit maraming negosyo ang nakikipagtulungan sa mga organisasyong nasa ilalim nila. Maaari itong maging executive body, sangay, maliliit na kumpanya at iba pa. Ang mga sulat na ipinadala niya ay maaaring mga direktiba, mga order, mga paunawa, mga regulasyon, mga tagubilin, mga materyales sa pagsasanay. Ibinibigay din ito sa mga letterhead o ordinaryong sheet na may logo ng kumpanya. Bilang karagdagan, ang mga tagubilin at mga materyales sa pagsasanay ay maaaring nasa anyo ng mga brochure at manwal, ngunit dapat itong sinamahan ng mga tagubilin sa karaniwang mga form o mga cover letter na may mga selyo at lagda. Kung wala, kung gayon ang mga manwal at polyeto mismo ay dapat mayroong selyo ng kumpanyang nagpapadala at mga pirma ng mga responsableng tao.

Dokumentasyon para sa mga kasosyong kumpanya

Bilang panuntunan, sa kasong ito, pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga supplier, distributor at customer. Ang mga sulat na pinapadala niya ay mga order, notice ngpagtanggap ng mga kalakal, claim, advertising brochure, notification tungkol sa mga pagbabago sa anumang tuntunin ng isang kasunduan o kontrata, mga panukala sa negosyo.

Dapat tandaan na ang mga materyales sa advertising, mga listahan ng presyo, pagbati, mga imbitasyon, halimbawa, sa isang pagtatanghal ay hindi kailangang irehistro.

Dokumentasyon sa loob ng parehong organisasyon

Ang ganitong uri ng papalabas na sulat ay nagaganap sa mga negosyo kung saan mayroong 2 o higit pang departamento, workshop, dibisyon. Sa ganitong mga kaso, ang pamunuan ay naglalabas ng mga utos, resolusyon, patnubay, tagubilin at katulad na mga dokumento, na ipinapadala sa mga departamento at workshop. Pagkatapos, para sa mga tagapamahala at pangangasiwa ay magiging palabas ang naturang sulat, at para sa isang workshop o departamento - papasok.

Mga panuntunan sa disenyo ng journal

Saanman ipinadala ang dokumento, dapat itong isaalang-alang. Upang gawin ito, may mga log para sa pagrehistro ng mga papalabas na sulat. Noong panahong walang mga kompyuter at Internet, ang gayong mga journal ay iniingatan sa pamamagitan ng kamay. Maaari silang maging arbitrary. Maaaring gumamit ng karaniwang notebook, accounting book, notepad. Higit sa lahat, ang magazine ay kailangang may tahiin na mga sheet upang hindi ito mapunit. Bilang karagdagan, kailangan nilang mabilang. Ang pahina ng pamagat ng journal ay nagsasaad ng petsa kung kailan ito sinimulan. Noong nakaraan, kinakailangan na i-stitch ang mga pahina na may mga thread, i-seal ang kanilang mga dulo ng isang sheet ng papel, kung saan kinakailangan upang ilagay ang selyo at lagda ng responsableng tao. Gayundin sa sheet na ito ay inilagay ang kabuuang bilang ng mga may bilang na pahina. Hindi pinapayagan ang mga pagwawasto.

Ngayon ang pagtahi ng magazine na may mga thread ay nai-save kapagpagpaparehistro ng mga partikular na mahahalagang dokumento na may halagang pinansyal o legal.

Ang mga pahina sa magazine ay binibilang sa karamihan ng mga negosyo.

Kapag napunan ang huling linya ng journal, ilalagay ang petsa ng pagtatapos nito. Ito ay nakaimbak mula 3 hanggang 5 taon. Depende ito sa uri ng sulat na nakarehistro dito. Ang mga utos ng korte, mga account sa pananalapi, mga pangmatagalang kontrata, at mga katulad ay itinuturing na partikular na mahalaga. Maaari mo lamang itapon ang journal kung ang bawat isa sa mga dokumentong nakatala dito ay nawalan ng legal na puwersa.

Tulong sa computer

Sa panahong ito ng teknolohiya ng computer, mahirap makahanap ng clerk na sumusubaybay sa log ng mga papasok at papalabas na sulat sa pamamagitan ng kamay. Ngayon ay may isang tiyak na programa na nagbibigay-daan sa iyo upang mag-print ng mga form o panatilihin ang mga tala sa isang computer. Upang magamit ito, kailangan mong magkaroon ng:

• Computer na may MS Office, MS Excel programs.
• Printer.
• Scanner.
• Email sa computer.
• Isang stamp na tulad nito: “Entrance. Hindi. _, "_" _20_" Maaari itong i-type nang manu-mano o bilhin na handa na.

Susunod, kailangan mong pumunta sa program, i-download ang kinakailangang form at simulang magtrabaho kasama nito. Maaari mong i-print ang form, gumawa ng maraming mga kopya, tahiin ang mga ito. Makakakuha ka ng isang journal kung saan kakailanganin mong gumawa ng mga tala sa pamamagitan ng kamay. Hindi ka maaaring mag-print, direktang magrehistro sa iyong computer. Bilang isang tuntunin, ito ay kung paano iniingatan ang mga dokumento na hindi mo kailangang lagdaan.

Ilang magazine ang kailangan mo?

Mas madalassa kabuuan, ang mga negosyo ay nagpapanatili ng isang log ng papalabas na sulat. Gayunpaman, ang ilang organisasyong may maraming kasosyo at iba pang tatanggap ay maaaring magkaroon ng ilan sa mga magazine na ito, gaya ng:

• Para sa pagpaparehistro ng mga sulat na ipinadala sa mga third party at para sa mga dokumento sa loob ng enterprise.
• Para sa mga liham na ipinadala sa mga domestic at dayuhang kumpanya.
• Para sa mga dokumentong inilaan para sa ilang partikular na organisasyon (halimbawa, ang sentral na tanggapan, ang ministeryo, at iba pa) at lahat ng iba pa. Ginagawa ito para sa kaginhawahan ng pamamahala ng dokumento, ngunit ang anumang journal ay iginuhit ayon sa iisang pamantayan.

Sa karagdagan, ang ilang organisasyon ay may hiwalay na mga journal para sa bawat uri ng dokumentasyon. Halimbawa, upang irehistro ang mga papalabas na order, mga order sa accounting, mga abiso, mga manual, mga reklamo ng customer, mga protocol, at iba pa. Upang isaalang-alang ang mga naturang dokumento, maaaring gumamit ng mga form na may iba pang column.

Paano panatilihin ang mga entry sa journal

Dapat sabihin na ang mga anyo ng mga form ay halos pareho para sa accounting para sa lahat ng uri ng papalabas na sulat. Ang isang sample na nagpapakita kung ano dapat ang hitsura ng disenyo ay ibinigay sa aming artikulo.

Sa itaas ng bawat page ay may "header" na may mga column:

• Ang serial number ng entry, ito ay nakakabit din sa dokumento.
• Petsa ng pag-alis.
• Pamagat ng dokumento (hal. "Ulat sa Pag-unlad").
• Buod (literal na dalawang pangungusap, maaari mo ring ilagay ang numero ng dokumento).
• Pangalan ng institusyon kung saan ipinapadala ang sulat.
• Lagda ng responsableng nagparehistro.
• Paraan ng pag-alis (regular o e-mail, fax). Ang item na ito ay idinagdag sa pagdating ng mga bagong teknolohiya. Dati, wala ito sa mga tala ng sulat.
• Kung ang isang tugon sa isang kahilingan o isang ulat sa pagpapatupad ay ipinadala, ang journal ay dapat na ipahiwatig ang numero ng dokumento batay sa kung saan ang ipinadalang sulat ay nilikha. Kinakailangan ding isaad ang data tungkol sa performer (pangalan, posisyon).
• Bilang ng mga kopya. Minsan ang isang column ay hiwalay na inilalaan, kung saan ang bilang ng mga pahina sa isang kopya ay ipinahiwatig.
• Tandaan. Ang impormasyong hindi kasama sa mga nakaraang column ay nakasaad dito.

Kung ang papalabas na dokumento ay hindi tugon sa isang kahilingan o ulat, ang mga gitling ay inilalagay sa mga column sa pagpapatupad at ang responsableng tao.

Sa ating panahon, ang nilalaman at pagpuno ng tala ng papalabas na sulat ay hindi nagbago. Sample na ipinakita sa itaas.

Papasok na mail

Maaaring matanggap ng enterprise ang mga liham at dokumento mula sa mga sumusunod na mapagkukunan:

1. Mas mataas na awtoridad.
2. Mga nasasakupan.
3. Mga partner firm.
4. Iba pang institusyong hindi nakalista sa itaas (pulis, bangko, korte, pribadong mamamayan, atbp.).
5. Sa loob ng isang negosyo, ang mga papasok na sulat ay maaaring magmula sa administrasyon o ibang istrukturang yunit, halimbawa, mula sa departamento ng accounting.

Nasa itaas naminisinaalang-alang kung anong mga papel ang maaaring maging sulat mula sa mga organisasyong nakasaad sa unang tatlong talata.

Ang mga dokumento mula sa ibang mga institusyon ay maaaring subpoena sa isang empleyado, isang writ of execution, isang desisyon ng korte, isang demanda, isang reklamo o isang pahayag mula sa isang pribadong tao, at iba pa.

Ang mga papel na kumakatawan sa daloy ng trabaho sa loob ng enterprise ay maaaring ibang-iba: mga order ng pamamahala, mga order, mga tagubilin, mga regulasyon, mga pamantayan, mga regulasyon sa kaligtasan, mga abiso, at iba pa.

Paggawa gamit ang mga papasok na dokumento

Kailangan na panatilihin ang mga talaan ng hindi lamang papalabas na mga sulat, kundi pati na rin sa mga papasok. Ang journal, kung saan ang mga liham na natanggap ng negosyo ay nakarehistro, ay iginuhit ayon sa parehong mga patakaran tulad ng para sa mga ipinadalang dokumento.

Ang pagkakaiba ay nasa "cap" sa mga form. Dapat itong maglaman ng mga sumusunod na column:

• Ordinal na numero. Ito rin ay nakakabit sa dokumento.
• Petsa ng natanggap.
• Organisasyong nagpadala ng dokumento.
• Paano ito natanggap (sa pamamagitan ng fax, e-mail o regular na mail).
• Pangalan ng dokumento.
• Bilang ng mga kopya.
• Kung saan ipinadala ang dokumento (pangalan ng workshop, departamento o folder).

Ang isang sample ng isa sa mga anyo ng journal ng papasok na sulat ay ipinakita sa ibaba.

Kung ang papasok na dokumento ay isang utos o isang metodolohikal na pagtuturo ng pamamahala na natanggap ng workshop (kagawaran) para sa pagpapatupad, ang talaan ng pagpaparehistro ay dapat magpahiwatig kung sino ang responsableng tao, at idikit dintala ng pagganap, petsa at pirma ng artist.

Sino ang nag-iingat ng mga talaan?

Ang sinumang responsableng tao na itinalaga ng pinuno ay maaaring magrehistro ng mga papasok at papalabas na sulat. Sa kasong ito, ang ganitong uri ng aktibidad sa paggawa ay dapat isama sa kanyang paglalarawan ng trabaho o naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng pinuno ng negosyo. Bilang isang tuntunin, ang gawain sa opisina sa mga organisasyon ay pinangangasiwaan ng isang kalihim. Bilang karagdagan, ang isang empleyado ng opisina o isang administrator (sa maliliit na kumpanya) ay maaaring magsagawa ng pagpaparehistro ng mga sulat. Sa ilang organisasyon, ang pagsusulatan ay pinangangasiwaan ng dalawang empleyado - ang compiler at ang sekretarya.

Ang mga tindahan at departamento ay nagtatago rin ng mga talaan ng papasok at papalabas na dokumentasyon. Ginagawa ito ng isang empleyado na sinisingil sa ganitong uri ng aktibidad sa pamamagitan ng utos ng management.

Paano ko dapat itala nang maayos ang papasok na dokumentasyon?

Ang pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na sulat ay hindi isang mahirap na gawain, ngunit isang responsableng gawain. Ang lahat ng mga dokumento na natanggap ng negosyo ay napapailalim sa accounting. Kung sila ay nagmula sa mga organisasyon, dapat silang maselyohan at pirmahan ng pinuno. Minsan ang pirma ng mga responsableng tao ay kinakailangan din, halimbawa, ang punong accountant, kung ito ay isang invoice na inisyu sa negosyo. Ang mga liham mula sa mga indibidwal, tulad ng paliwanag o mga paghahabol, ay maaari lamang magtaglay ng lagda ng taong nag-compile ng dokumentong ito.

Sa karamihan ng mga negosyo, ang lahat ng papasok na sulat ay dapat suriin ng manager upang manatiling abreast sa mga proseso ng produksyon. Siya mismonagpapasya kung ano ang gagawin sa mga dokumentong natanggap - upang tanggapin para sa pagpapatupad, upang gawing pamilyar ang mga taong kasangkot sa impormasyon, o simpleng i-file ang papel sa isang folder. Samakatuwid, ang sekretarya, na nakarehistro sa papasok na sulat sa journal, ay nagbibigay nito sa pinuno. Nilagyan niya ng marka ang bawat dokumento kung saang departamento ito dapat ipadala.

Batay sa "hatol" na ito, ang kalihim sa rehistro ng mga papasok na sulat ay itinala sa naaangkop na hanay ang karagdagang "kapalaran" ng bawat liham. Halimbawa, ang isang bagong regulasyon sa pagkalkula ng premium ay maaaring ipadala sa departamento ng accounting, mga alituntunin sa kaligtasan sa departamento ng teknikal, at isang paghahabol mula sa mamamayang Ivanov sa departamento ng kontrol sa kalidad ng produkto. Kinukumpleto nito ang gawain ng kalihim sa papasok na dokumentasyon.

Paano ko masusubaybayan ang papalabas na mail?

Sa itaas, sinuri namin kung anong mga papel ang maaaring nauugnay sa ganitong uri ng dokumentasyon. Sa ilang organisasyon, ang mga indibidwal na kahilingan ay dapat sagutin ng isang assistant secretary o compiler. Ayon sa GOST R 6.30-2003.12, ang naturang dokumento ay iginuhit sa isang espesyal na form o sa isang blangkong sheet na may logo ng kumpanya. Anumang liham pangnegosyo na ipinadala sa isang organisasyon o indibidwal ay dapat na natatakan at pinirmahan ng manager. Bilang isang tuntunin, ang sekretarya ay dapat gumawa ng isang photocopy ng dokumento, na dapat i-file sa tamang folder.

Ang papalabas na sulat ay nakarehistro sa kaukulang journal. Dapat suriin ng kalihim kung ang lahat ng kinakailangang mga selyo at lagda, mga detalye ng kanyang kumpanya atang organisasyon kung saan iginuhit ang dokumento, ilagay dito ang numero na naaayon sa isa sa ilalim kung saan ito ipinasok sa journal, ang petsa ng pag-alis, ang pangalan ng folder kung saan isinampa ang kopya. Kung ang sulat na ipinapadala ay tugon sa isang papasok na liham, dapat mo ring ilagay ang numero kung saan ito nakarehistro. Dapat ipadala ang mga dokumento sa araw na nakasaad sa log ng pagpaparehistro.

Bakit kailangan natin ng correspondence accounting?

Naniniwala ang ilang taong malayo sa produksyon na ang masusing pagpaparehistro ng mga papasok at papalabas na sulat ay dagdag na trabaho, ang tinatawag na papeles. Sa katunayan, ginagawa ng correspondence accounting ang mga sumusunod na function:

• Inaayos ang daloy ng trabaho.
• Tinitiyak ang napapanahong pagtugon sa mga papasok na signal.
• Sina-streamline ang pagpapalitan ng impormasyon sa loob ng produksyon.
• Ginagarantiya ang epektibong partisipasyon ng kumpanya sa dayuhang pang-ekonomiyang buhay.
• Tumutulong sa iyong mabilis na mahanap ang dokumentong kailangan mo.

Halata ang kahalagahan ng gawaing ito, kaya kailangan mong lapitan nang responsable ang pagpapatupad nito.