Paglalarawan ng trabaho: katulong sa pinuno ng organisasyon

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Malaking organisasyon - malalaking gawain. Ang pinuno ng korporasyon ay hindi magkakaroon ng oras sa lahat ng dako, kahit na sa tulong ng mga representante. Upang maayos na planuhin ang araw, huwag kalimutan ang anumang bagay, upang ipamahagi at kontrolin ang trabaho, ang tagapamahala ay nangangailangan ng isang katulong. Ano ang ginagawa ng empleyado sa posisyong ito, ano ang dapat niyang magawa at malaman?

Assistant executive: ang kanyang tungkulin sa organisasyon

Kasunod ng lohika ng classifier ng mga propesyon na inaprubahan sa antas ng estado, ang assistant manager ay kabilang sa kategorya ng mga manager, dahil pinangangasiwaan niya ang halos lahat ng mga isyu sa loob ng kakayahan ng unang tao.

Kasabay nito, binibigyang-kahulugan ng ilang organisasyon ang posisyon ng assistant manager bilang administrator, manager o sekretarya: ang unang dalawang posisyon ay nagpapahiwatig ng organisasyonal at administratibong mga function, ang pangatlo - presentation at suporta. Inuuri ng classifier ng mga propesyon ang mga ganitong uri ng trabaho sa iba't ibang kategorya.- mga espesyalista, teknikal na empleyado, ngunit isang katulong lamang ang nauuri bilang manager.

Paano matukoy ang saklaw ng mga responsibilidad sa trabaho?

Kapag kumukuha ng assistant manager o secretary, dapat magpasya ang isang organisasyon sa katayuan, mga karapatan at responsibilidad ng empleyadong ito, dahil nakasalalay dito ang mga kinakailangan para sa antas ng edukasyon, mga kwalipikasyon, karanasan sa trabaho ng kandidato.

• Sapat na para sa receptionist na magkaroon ng kumpletong sekondaryang edukasyon, at ang etiketa at mga diskarte sa pagtatrabaho sa mga kagamitan sa opisina ng aplikante ay direktang itinuro sa lugar ng trabaho.
• Ang administrator ay dapat magkaroon ng hindi bababa sa bachelor's degree, may mga kasanayan sa organisasyon at isang masiglang karakter, at may karanasan sa trabaho, depende sa mga kinakailangan ng kumpanya.
• Ang isang manager, bilang isang kinatawan ng mga propesyonal, ay nangangailangan ng hindi bababa sa isang buong mas mataas na edukasyon, ang karanasan sa trabaho ay opsyonal, ngunit ang kumpanya ay nagtatakda ng pamantayang ito sa sarili nitong pagpapasya.
• Assistant sa ulo. Ang posisyon na ito ay nagpapahiwatig ng parehong mga kinakailangan sa kwalipikasyon tulad ng para sa isang manager: kumpletuhin ang mas mataas na edukasyon, karanasan sa trabaho sa espesyalidad nang hindi bababa sa 2 taon. Malamang na kailangan din ng mga espesyal na personal na katangian ng aplikante, at posibleng advanced na pagsasanay.

Bakit kailangan ko ng job description?

Ang isang assistant manager, bilang isang opisyal, ay obligadong kumilos sa loob ng balangkas ng kanyang mga karapatan sa pagganap at ganap na gampanan ang mga itinakdang tungkulin. Gayunpaman, hindi kahit nabilang isang tagapamahala, obligado ang empleyado na gampanan ang kanyang mga tungkulin sa paggawa nang matapat at nasa oras.

Ang hiring order ay hindi naglalaman ng isang detalyadong pahayag ng mga kakayahan na ito, at kahit na sa kaso ng isang kontrata, ang listahan ng mga function ay hindi palaging kumpleto. Upang maiwasan ang mga pagkakaiba sa pagtukoy sa mga tuntunin ng sanggunian ng isang empleyado, ang paglalarawan ng trabaho ng isang katulong sa pinuno ng isang organisasyon ay dapat maglaman ng mga detalyadong tungkulin, mga karapatan na mayroon siya, pati na rin ang isang sukatan ng responsibilidad para sa paglabag sa isang kontrata sa pagtatrabaho, panloob. mga regulasyon sa paggawa, na nagdudulot ng pinsala sa employer, atbp.

Personal Assistant to the Executive

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang katulong ay na-modelo sa isang katulad na pagtuturo para sa isang manager o sa kanyang kinatawan, maliban sa ilang priority function ng strategic planning at management. Malamang, hindi rin ipagkakatiwala sa assistant ang pagkuha at pagpapatalsik ng mga empleyado, ang karapatang pangasiwaan ang mga mapagkukunang pinansyal ng negosyo, ang pagbibigay ng powers of attorney at iba pang kakayahan na personal na pagmamay-ari ng pinuno.

Gayunpaman, pinapayagan ng batas na italaga ang anumang mga tungkulin sa isang empleyadong pinagkakatiwalaan, sa kondisyon na mayroon siyang sapat na mga kwalipikasyon, kaalaman, karanasan at awtoridad upang malutas ang mga naturang isyu. Mahalaga lamang na maibigay nang tama ang awtoridad ng empleyado - sa pamamagitan ng utos o kapangyarihan ng abogado.

Kasabay nito, ang paglalarawan ng trabaho ng katulong sa pinuno ng negosyo ay dapat na sumasalamin sa gawaing aktwal niyang ginawa.

Mga karaniwang seksyon

Ang istraktura ng paglalarawan ng trabaho ay naayos sa mga direktoryo ng kwalipikasyon ng estado at naglalaman ng lahat ng mga pangunahing kinakailangan para sa empleyado at ang mga nuances ng posisyon, pati na rin ang lugar nito sa istruktura ng organisasyon ng organisasyon.

Ang paglalarawan ng trabaho na "Assistant Manager", tulad ng iba pa, ay dapat kasama ang mga sumusunod na bahagi:

1. Mga pangkalahatang kundisyon. Ipinapahiwatig nito ang pamamaraan para sa pagkuha at pagpapaalis, pagpapasakop, ang pamamaraan para sa pagpapalit ng empleyado.
2. Mga function sa paggawa. Isa sa pinakamahalagang seksyon na kailangang ipakita nang detalyado.
3. Mga karapatang ibinibigay sa isang empleyado.
4. Mga limitasyon ng pananagutan para sa mga paglabag.
5. Mga kwalipikasyon, propesyonal na karanasan, antas ng edukasyon.
6. Ano ang dapat malaman ng empleyado sa posisyong ito.
7. Mga relasyon sa pagitan niya at ng iba pang bahagi ng organisasyon.

Hindi maaaring putulin ang mga tinukoy na seksyon, ngunit pinapayagang palawakin ang mga ito at idagdag ang mga kinakailangang item.

Executive Assistant Job Description Sample

Inaprubahan:

Direktor (pangalan ng organisasyon)

pirma

(buong pangalan)

petsa ng pag-apruba

Paglalarawan sa Trabaho "Assistant Manager"

1. Mga pangunahing kundisyon

1.1. Propesyonal na kategoryang "Mga Pinuno".

1.2. Tinanggap at tinanggal sa trabaho sa utos ng direktor.

1.3. Pag-uulat: direkta sa direktor.

2. Mga Tampok

Assistant Executive:

2.1. Nag-uugnay sa gawain ng mga departamento, mga seksyon at iba pang mga dibisyon ng negosyo alinsunod sa mga tagubilin, mga resolusyon at mga utos ng direktor.

2.2. Nag-iingat ng mga talaan ng mga deadline para sa pagpapatupad ng mga control order ng direktor ng mga structural division.

2.3. Bumubuo ng plano sa trabaho para sa direktor para sa susunod na araw ng trabaho at isusumite ito sa manager sa isang napapanahong paraan.

2.4. Inaayos at kinokontrol ang mga gawaing pang-opisina sa enterprise, sinusuri ito para sa pagsunod sa mga legal na kinakailangan.

2.5. Tinitiyak ang accounting at pagpaparehistro ng lahat ng powers of attorney na ibinigay ng direktor.

2.6. Pamahalaan ang mga klerk at kontrolin ang mga resulta ng kanilang mga aktibidad.

Supplement depende sa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon at profile ng posisyon.

3. Powers

May karapatan ang Executive Assistant na:

3.1. Maging pamilyar sa mga desisyong ginawa ng negosyo.

3.2. Makilahok sa mga pagpupulong ng mga kawani ng pamamahala.

Supplement depende sa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon at profile ng posisyon.

4. Responsibilidad

Assistant Supervisor Responsible:

4.1. Para sa hindi pagtupad o hindi wastong pagtupad sa kanilang mga tungkulin sa ilalim ng tagubiling ito, mga utos at utos ng direktor, ang kasalukuyang batas na namamahala sa mga aktibidad ng negosyo.

4.2. Para sa hindi sapat na kontrol sa mga aktibidad ng mga subordinate na empleyado.

4.3. Para sa pagbubunyag ng impormasyong may pinaghihigpitang pag-access.

Supplement ayon sasa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon at profile ng posisyon.

5. Kwalipikasyon

Ang isang assistant manager ay dapat magkaroon ng kumpletong mas mataas na edukasyon, profile na karanasan sa trabaho na hindi bababa sa 2 taon.

6. Dapat malaman

Kasalukuyang batas, Charter, Kolektibong kasunduan (nagsasaad kung ano ang mga kilos at pamantayan na dapat malaman ng empleyado).

7. Pakikipag-ugnayan

Isinasaad kung kanino at sa kung anong mga isyu ang katuwang ng assistant manager.

Sumasang-ayon:

Head of Human Resources

Lagda

(buong pangalan)

Legal Counsel

Lagda

(buong pangalan)

Familiarized:

pirma

(buong pangalan)

Mga Partikular na Kakayahan ng Assistant Project Manager

Ipinapalagay na ang pamamahala ng proyekto ay isang pansamantalang posisyon, ayon sa pagkakabanggit, at inaako ng assistant ang ilang partikular na obligasyon hanggang sa makumpleto ang proyekto. Ang kanyang mga responsibilidad sa pagganap ay nakadepende sa mga detalye at tema ng proyekto, gayundin sa mga pangangailangan ng isang partikular na organisasyon.

Ang paglalarawan ng trabaho ng assistant project manager para sa mga function ay magiging mas dalubhasa, ngunit may pang-administratibo at pang-organisasyong pangkulay. Ang mga karaniwang responsibilidad para sa posisyon na ito ay makikita sa Handbook ng Mga Kwalipikasyon at pagkatapos ay binago upang umangkop sa sitwasyon.

Magkaiba ba ang mga responsibilidad ng isang assistant general manager?

Mga responsibilidad ng AssistantMagiging iba ang CEO at Assistant Director for General Affairs. Siyempre, sa pangalawang kaso, ang mga kapangyarihan ay magiging mas makitid na nakatuon, dahil ang pinuno ng pangkalahatang mga gawain ay hindi responsable para sa lahat ng mga aktibidad ng organisasyon, ngunit para lamang sa isang hiwalay na sektor.

Ang paglalarawan ng trabaho ng isang assistant manager para sa pangkalahatang mga gawain ay iginuhit batay sa mga tungkulin ng boss na "tinulungan". Alinsunod dito, ang saklaw ng responsibilidad at mga tungkulin nito ang magiging batayan.

Ang paglalarawan ng trabaho na "Assistant Manager" sa kasong ito ay angkop bilang batayan, maaari kang bumuo dito kapag bumubuo ng mga bagong dokumento para sa mga kaugnay na posisyon.