Pangunahing mga dokumento ng accounting: mga uri, pagproseso at imbakan

2024 May -akda: Howard Calhoun | [email protected]. Huling binago: 2023-12-17 10:43

Ang pagsasagawa ng accounting sa mga negosyo ng iba't ibang anyo ng pagmamay-ari ay imposible nang walang dokumentaryo na pagmuni-muni. Hindi isang solong pamamaraan, hindi isang solong proyekto, hindi isang solong transaksyon sa negosyo ang isinasagawa nang walang wastong naisakatuparan na dokumento, na kinokontrol ng mga panloob na order ng negosyo at panlabas na mga pamantayan sa pambatasan. Ang bawat aksyon na ginawa ng isang empleyado ng, halimbawa, isang kumpanya ng kalakalan, simula sa operator para sa pagtanggap ng mga aplikasyon at nagtatapos sa direktor, ay makikita sa base ng dokumentaryo, na nakabatay sa isang listahan ng mga pangunahing dokumento.

Konsepto at kahalagahan

Malamang na mahirap isipin ang paggana ng isang umiiral na negosyo sa anumang posibleng larangan ng aktibidad nang walang mga dokumentong nagkukumpirma ng mga transaksyon sa negosyo. Tulad ng sa anumang iba pang isyu, ang dokumentasyon ay gumaganap ng isang napakahalagang papel dito. Halos hindi mo maisipmataas na kalidad at legal na makatwiran na trabaho ng paliparan, na nagpapahintulot sa isang pasahero na umalis nang walang mga dokumento na nagpapatunay sa kanyang pagkakakilanlan - isang pasaporte at isang code ng pagkakakilanlan ng isang mamamayan. Sa parehong paraan, mahirap ipagpalagay ang pagpasok sa paggalaw ng isang kotse na ang driver ay walang naaangkop na dokumentasyon sa anyo ng isang lisensya at isang teknikal na pasaporte para sa kotse na kanyang minamaneho. Gayundin ang mga pangunahing dokumento ng accounting. Anumang kumpanyang nakarehistro sa listahan ng estado ng mga negosyante ay dapat magkaroon ng ilang dokumentong kinakailangan para sa accounting, na siyang pangunahing batayan at ang paunang link sa chain ng regulasyong regulasyon ng mga proseso ng negosyo nito.

Ang pangunahing dokumentasyon ng accounting ay isang hanay ng mga sertipiko, aksyon, order, invoice, pahayag at ulat, kung saan naitala ang mga operasyon ng kumpanya at kinokontrol ang mga pamamaraan ng negosyo nito.

Mga uri ng dokumento

Ang pag-uuri ng daloy ng trabaho sa accounting ay kinabibilangan ng mga sumusunod na pangunahing uri ng mga pangunahing dokumento:

• by functional purpose - accounting, management, personnel;
• ayon sa antas ng regulasyon - panloob at panlabas.

Ang unang direksyon ng pag-uuri ay ginagawang posible na makilala sa kanilang mga sarili ang mga dokumento ng tatlong pangunahing antas ng pagganap ng anumang kumpanya ng negosyo ayon sa likas na katangian ng kanilang layunin, at ang pangalawa - ayon sa paraan ng pag-aayos ng legal regulasyon ng mga relasyon sa ekonomiya. Ang bawat isa sa mga direksyon ay may kasamang masailang uri ng mga dokumento na sumasalamin sa pagganap ng mga partikular na aksyon ng mga empleyado ng kumpanya.

Dokumentasyon ng accounting

Kung isasaalang-alang namin ang mga pangunahing dokumento ng accounting, ang mga ito naman, ay nahahati sa regulasyon ng tatlong yugto ng mga transaksyon sa negosyo.

Ang unang yugto ay nailalarawan sa pamamagitan ng pagtatapos ng transaksyon. Dito, ang pangunahing dokumentasyon ng accounting ay kinakatawan ng pagtatapos ng isang kasunduan at ang pagpapalabas ng isang invoice para sa pagbabayad. Ang isang kasunduan ay isang dokumento na kumokontrol sa relasyon sa pagitan ng dalawang partido upang maitaguyod ang mga kondisyon para sa pakikipag-ugnayan sa pagitan nila. Ang isang invoice para sa pagbabayad ay isang kinakailangan na may kahulugan ng isang partikular na halaga na, sa ilalim ng mga tuntunin ng kontrata, ang mamimili ay dapat magbayad sa nagbebenta para sa mga produktong ibinebenta o ang serbisyong ibinigay.

Ang ikalawang yugto ng aktibidad ng entrepreneurial ay makikita sa mga dokumento ng pagbabayad at tinatawag na yugto ng pagbabayad para sa transaksyon. Batay sa katotohanan na ang pagbabayad ay maaaring gawin sa isang hindi cash na paraan o sa cash, ang mga pangunahing dokumento para dito ay ipinakita alinman bilang mga pahayag mula sa kasalukuyang account at mga order sa pagbabayad, o mga tseke at resibo ng cashier para sa mga papasok na cash order.

Ang pangatlo, huling yugto ay partikular na tinutukoy sa pamamagitan ng pagtanggap ng isang produkto o serbisyo. Alinsunod dito, ito ay kinokontrol din ng pangunahing dokumentasyon sa anyo ng isang tala sa paghahatid, isang resibo sa pagbebenta at isang pagkilos ng pagtanggap at paglilipat ng mga produkto o isang gawaing isinagawa kung sakaling magbigay ng anumang uri ng serbisyo.

Dokumentasyon ng accounting ng pamamahala

Ang pagkakaiba sa pagitan ng accounting at management workflow ay higit sa lahat ay nakasalalay sa katotohanan na ang aktibidad ng accounting ay kinokontrol ng batas ng estado na may balangkas para sa pagpapakita ng mga operasyon ng negosyo na partikular na itinatag ng mga awtoridad, at ang pamamahala ay tinutukoy ng mga panloob na desisyon at personal na kagustuhan ng direktor o direktang may-ari ng isang partikular na kumpanya. Sa madaling salita, ang mga pangunahing dokumento ng accounting ay may mahigpit na anyo na kinokontrol ng isang karaniwang balangkas ng regulasyon, habang ang mga dokumento ng pamamahala ay binuo ng eksklusibo sa antas ng enterprise. Anong mga papel ang kumokontrol sa pagsasagawa ng management accounting sa kumpanya? Kabilang sa mga pangunahing ay ang mga sumusunod:

• code ng mga panloob na regulasyon sa paggawa;
• patakaran sa accounting ng enterprise;
• kolektibong kasunduan;
• mga regulasyon at utos ng direktor ng kumpanya;
• mga paglalarawan sa trabaho;
• administratibong dokumento.

dokumentasyon ng HR

Tulad ng para sa listahan ng mga pangunahing dokumento na kumokontrol sa mga interlevel na relasyon ng mga empleyado sa enterprise, pati na rin ang pagkontrol sa pamamaraan para sa pagkalkula ng sahod at pagtukoy ng mga responsibilidad ng bawat empleyado ng kumpanya, dito kasama sa dokumentasyon sa pagtatrabaho ang sumusunod na pangunahing mga uri:

• staffing - kinapapalooban ang kabuuan ng lahat ng mga posisyon sa negosyo, isang salamin ng kanilang bilang at bilang ng mga yunit ng tauhan, pati na rin ang paglalarawan ng antas ng kanilang sahodmga bayarin, ang pamamaraan para sa mga bonus, de-bonding, pagtanggap ng mga probisyon sa mga allowance;
• iskedyul ng trabaho - kasama ang impormasyon tungkol sa araw ng pagtatrabaho, mga isyu sa organisasyon at administratibo, mga panuntunan sa pagkuha at pagpapaalis ng mga empleyado, pati na rin ang mga kundisyon para sa kanilang promosyon bilang karagdagang bayad para sa trabaho o pagpuna sa anyo ng isang pagsaway at mga bawas sa sahod;
• paglalarawan ng trabaho - ang gawain ng departamento ng mga tauhan ng bawat negosyo ay batay sa isang hanay ng mga karapatan at obligasyon, pangkalahatang probisyon, mga gawain, responsibilidad, mga kinakailangan sa kwalipikasyon at mga relasyon sa mga tuntunin ng subordination sa pagitan ng iba't ibang antas ng mga yunit ng kawani sa enterprise.

Mga Kinakailangang Dokumento

Anumang kumpanyang nakarehistro at legal na nagpapatakbo ay may listahan ng mga mandatoryong dokumento na dapat lumabas sa balangkas ng mga aktibidad nito. Ang mga mandatoryong pangunahing dokumento ay ang mga sumusunod:

• kasunduan - anuman ang deal, ang dokumentong ito ang pangunahing batayan sa pagsisimula ng relasyon sa pagitan ng dalawang negosyante, sa pagitan ng nagbebenta at mamimili, sa pagitan ng supply at demand;
• ibinigay na invoice - kapag nagpapasya sa pagbebenta ng mga kalakal o sa pagbibigay ng mga serbisyo, ang partidong nagbebenta ay nag-iisyu ng invoice sa panig ng mamimili bilang paunang kinakailangan para sa transaksyon;
• mga anyo ng mahigpit na pag-uulat - sa proseso ng kasunduan hindi ito kumpleto nang walang mga tseke, cash at mga dokumento ng kalakal na nauugnay sa listahan ng mandatory;
• kalakal-consignment note - isang dokumentong nagsasaad ng consignee, carrier, nagpadala ng mga kalakal, ang mga kalakal mismo sa assortment ng nomenclature nito, ang bilang ng mga naipadalang produkto, presyo at halaga;
• Act of acceptance and transfer of finished work or shipped goods.

Mga Panloob na Dokumento

Tulad ng nabanggit kanina, ang gawain ng anumang kumpanya ay nagpapahiwatig ng pagkakaroon ng panlabas at panloob na dokumentasyon. Ang pangunahing mga pangunahing dokumento para sa mga panloob na layunin ay isang listahan ng lahat ng mga form, sertipiko, pahayag, order, tagubilin na direktang binuo sa loob ng negosyo at nalalapat lamang sa mga tauhan na gumagana dito, nang walang anumang impluwensyang pambatasan sa lipunan na higit pa. kumpanyang ito.

Mga Panlabas na Dokumento

Ang dokumentasyon ng panlabas na layunin ay nagpapahiwatig ng mas mataas na hierarchical na antas ng subordination, dahil ang mga panlabas na dokumento ay ang mga kinokontrol ng estado at ng legislative framework nito. Ang nabuong mga probisyon sa accounting, ang hanay ng mga account ng accounting correspondence, ang mga pamantayan ng accounting at financial reporting - lahat ng ito ay may background sa regulasyon at kinokontrol ng legal na balangkas ng estado.

Mga Form ng Dokumento

Ang mga anyo ng pangunahing mga dokumento ay may iba't ibang aspeto sa kanilang likas na layunin, uri ng disenyo at pagmamay-ari. Ang mga sumusunod na pangunahing dibisyon ay legal na nakikilala:

• mga anyo ng mga talaan ng tauhan (mga order, order, iskedyul,mga regular na mode at iskedyul);
• mga anyo ng accounting para sa sahod at oras ng pagtatrabaho (timesheet, personal na account, journal, payroll);
• capital construction accounting forms (certificates, journal, acts);
• mga form ng accounting ng produkto (mga gawa at rehistro ng imbentaryo, timbangan, party card, mga ulat sa paggalaw ng imbentaryo);
• money accounting forms (cashier journal, acts on transfers at cash sa cash desk);
• trade accounting forms (mga order, invoice, acts, specifications, quality certificate);
• mga anyo ng accounting para sa mga transaksyong cash (advance report, PKO, RKO, journal ng kanilang pagpaparehistro);
• form para sa pagtatala ng mga resulta ng imbentaryo (mga listahan ng imbentaryo, gawa, sertipiko, journal, pahayag).

Bukod pa sa nabanggit, mayroon ding mga anyo ng mga pangunahing dokumento para sa accounting para sa mga makina at mekanismo ng konstruksyon, transportasyon sa kalsada, fixed asset at hindi nasasalat na mga asset, materyales, mga item na mababa ang halaga, mga produktong pang-agrikultura at hilaw na materyales.

Pamamaraan para sa pagpaparehistro

Ang mga pangunahing dokumento ay iginuhit dahil sa ilang mga kinakailangan na dapat matugunan. Halimbawa, ang mga entry sa dokumentasyon ay dapat gawin ng eksklusibo sa asul na tinta, habang dapat silang maayos at nababasa. Gayundin, ang dokumento ay dapat maglaman ng isang bilang ng mga detalye na kinakailangan para sa bawat uri at mapatunayan ng personal na pirma ng pinuno, punong accountant o awtorisadong tao, at selyadong din ng selyo ng negosyo. Mga numero sa mga dokumento ng peradapat ding nakasulat sa mga salita, at kung saan walang laman ang column ng dokumento, dapat mayroong gitling upang maiwasan ang kasunod na pagpuno ng mga maling numero ng sinumang may masamang hangarin.

Storage

Ang pag-iimbak ng mga pangunahing dokumento ay direktang isinasagawa sa enterprise. O maaari mong gamitin ang mga serbisyo ng isang pribado (o estado) na archive. Kung ang pag-audit ng inspektor ng buwis ay nagpapakita ng kawalan ng isang pangunahing dokumento, ang isang multa ay ipinapataw sa negosyo, ang halaga nito ay tinutukoy depende sa tiyak na uri at bilang ng mga nawawalang dokumento. Ayon sa kasalukuyang batas ng Russian Federation, ang mga pangunahing dokumento ay naka-imbak sa enterprise nang hindi bababa sa limang taon.